Zo organiseer je een modelbouwbeurs
Begin met de datum, locatie en beschikbare zaalruimte; die bepalen hoeveel exposanten en tafels je kunt plaatsen. Werk daarna de beursindeling uit en nodig exposanten uit met een duidelijke inschrijfdeadline. Verwerk aanmeldingen meteen, zodat je tafelbehoefte, dieetwensen en standnummers op tijd kunt vastleggen. In de laatste week draait alles om bevestigingen, bewegwijzering, techniek en het klaarzetten van koffie, water en bezoekersinformatie.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie bevestigen
- 2
Beursindeling uitwerken
2 personen
- 3
Exposanten uitnodigen
2 personen
- 4
Inschrijfformulier openen
- 5
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 7
Tafelbehoefte inventariseren
- 8
Dieetwensen verzamelen
- 9
Exposantenlijst samenstellen
2 personen
- 10
Reserveringen maken
- 11
Betaalwijze voor entree bepalen
- 12
Bevestiging naar exposanten sturen
2 personen
- 13
Plattegrond en route maken
- 14
Promotie op sociale media plaatsen
- 15
Affiches verspreiden
2 personen
- 16
Standnummers toewijzen
2 personen
- 17
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
- 18
Vrijwilligers indelen
- 19
Bezoekersinformatie afdrukken
2 personen
- 20
Voorraad controleren
2 personen
- 21
Boodschappen doen
2 personen
- 22
Dranken koelen
2 personen
- 23
Materialen naar locatie brengen
4 personen
- 24
Locatie controleren
2 personen
- 25
Zaal schoonmaken
3 personen
- 26
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 27
Exposantenstands markeren
2 personen
- 28
Stroompunten verdelen
2 personen
- 29
Verlichting aansluiten
2 personen
- 30
Informatiebalie inrichten
2 personen
- 31
Entreebalie inrichten
2 personen
- 32
Cateringpunt inrichten
2 personen
- 33
Bewegwijzering ophangen
2 personen
- 34
Exposanten ontvangen
3 personen
- 35
Exposanten naar stands wijzen
3 personen
- 36
Modelbanen veilig aansluiten
3 personen
- 37
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 38
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
- 39
Entreepersoneel instrueren
2 personen
- 40
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Event
- 41
Bezoekers verwelkomen
3 personen
- 42
Entree innen
2 personen
- 43
Bezoekers informeren
2 personen
- 44
Exposanten ondersteunen
2 personen
- 45
Dranken serveren
2 personen
- 46
Hapjes aanvullen
2 personen
- 47
Dranken bijvullen
2 personen
- 48
Afvalbakken legen
2 personen
- 49
Toiletten controleren
- 50
Servies afwassen
2 personen
- 51
Stands en looppaden controleren
2 personen
- 52
Laatste bezoekers informeren
2 personen
- 53
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Nazorg
- 54
Exposanten laten afbouwen
4 personen
- 55
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 56
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 57
Afval verzamelen
3 personen
- 58
Zaal schoonmaken
4 personen
- 59
Cateringmateriaal reinigen
2 personen
- 60
Gevonden voorwerpen verzamelen
- 61
Materialen terugbrengen
3 personen
- 62
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 63
Entreegeld veilig opbergen
2 personen
- 64
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 35
- Stoelenaantal 45
- Klaptafel informatiebalieaantal 2
- Krukkenaantal 6
- Tafelkledenaantal 35
Apparatuur
- Verlengkabelsaantal 12
- Stekkerdozenaantal 15
- Kabelhaspelsaantal 4
- LED-bureaulampenaantal 12
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Handmicrofoon
- Draagbare speaker
Servies
- Koffiekopjesaantal 80
- Glazenaantal 100
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Serveerbladenaantal 8
Keuken
- Thermoskannenaantal 4
- Waterkannenaantal 4
- Snijplankenaantal 2
- Broodmessenaantal 2
- Opscheplepelsaantal 6
- Voorraadbakkenaantal 8
Decoratie
- Standnummersaantal 35
- Naamkaartjesaantal 60
- Pijlbordenaantal 12
- Informatiebordenaantal 6
- Kleefgumaantal 6
- Standaardhoudersaantal 12
Verlichting
- LED-lichtsnoerenaantal 6
- Verlichtingstandaardsaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Catering
- Kassa
- Geldkist
- Pinapparaat
- Serveertangenaantal 6
- Koffiefiltersaantal 100
- Servettenaantal 500
- Bekers voor onderwegaantal 150
- Afsluitbare voorraadkrattenaantal 8
- Boodschappen
Tips
- Plan de zaal eerst op looproutes en zichtbaarheid. Reserveer naast de expositafels ruimte voor een informatiebalie, stoelen, kabels en wachtrijen; pas daarna wijs je standnummers toe.
- Geef exposanten een vaste inschrijfdeadline, bijvoorbeeld vier weken voor de beurs. Vraag tegelijk hoeveel tafels en stoelen zij nodig hebben, zodat je niet vlak voor de beurs moet schuiven.
- Stuur de bevestiging uiterlijk zeven dagen vooraf. Zet daarin het standnummer, de route, opbouwtijd, betaalwijze voor entree en wat exposanten zelf moeten meenemen.
- Controleer techniek minimaal één dag eerder. Test verlengkabels, stekkerdozen, kabelhaspels, LED-bureaulampen en de draagbare speaker; leg kabels langs randen en zet ze vast met kleefgum.
- Regel eten en drinken op basis van het aantal aanwezigen. Koel dranken vooraf, zet koffiezetapparaten en waterkokers klaar en houd voorraadbakken, thermoskannen, glazen en dieetgegevens bij de informatiebalie.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een modelbouwbeurs organiseren?
- Begin minimaal acht tot twaalf weken vooraf met datum, locatie en beursindeling. Open de inschrijving daarna binnen twee weken, zodat je nog tijd hebt om tafels, stoelen en standnummers aan te passen.
- Hoeveel tafels heb ik nodig voor een modelbouwbeurs?
- Tel per exposant het aantal aangevraagde tafels op en voeg ongeveer 10 procent reserve toe. Houd daarnaast ruimte vrij voor een informatiebalie, looppaden en eventuele techniek; die vierkante meters kun je niet volledig als standruimte gebruiken.
- Wanneer verstuur ik de bevestiging naar exposanten?
- Stuur de definitieve bevestiging uiterlijk zeven dagen voor de beurs. Vermeld daarin het standnummer, de opbouwtijd, route, parkeerinformatie en betaalwijze, zodat er op de beursdag minder vragen bij de balie ontstaan.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een modelbouwbeurs?
- Plan minimaal één vrijwilliger voor de informatiebalie en één voor zaal- en techniekcontrole per zaal. Bij een beurs met meer dan ongeveer 30 exposanten is een extra persoon voor ontvangst en het oplossen van praktische problemen verstandig.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!