Cómo organizar una feria de modelismo paso a paso
Una feria de modelismo necesita más que mesas y expositores: el orden de las inscripciones, la distribución de los stands y la información para visitantes determinan cómo funcionará el día. Empieza cerrando fecha y ubicación, y después trabaja hacia atrás hasta el montaje. Reserva pronto el mobiliario y el equipo eléctrico, confirma las necesidades de cada expositor y deja por escrito quién hace cada tarea. Así evitarás descubrir el mismo día que faltan enchufes, números de stand o espacio para circular.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
- 2
Desarrollar la distribución de la feria
2 personas
- 3
Invitar a los expositores
2 personas
- 4
Abrir el formulario de inscripción
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Gestionar inscripciones
2 personas
- 7
Inventariar necesidades de mesa
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Preparar la lista de expositores
2 personas
- 10
Hacer reservas
- 11
Definir el método de pago de la entrada
- 12
Enviar confirmación a los expositores
2 personas
- 13
Crear el mapa y la ruta
- 14
Publicar promoción en redes sociales
- 15
Distribuir carteles
2 personas
- 16
Asignar números de stand
2 personas
- 17
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
- 18
Asignar voluntarios
- 19
Imprimir la información para visitantes
2 personas
- 20
Comprobar el inventario
2 personas
- 21
Hacer la compra
2 personas
- 22
Enfriar bebidas
2 personas
- 23
Llevar materiales al lugar
4 personas
- 24
Comprobar el lugar
2 personas
- 25
Limpiar la sala
3 personas
- 26
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 27
Marcar los stands de los expositores
2 personas
- 28
Repartir los puntos de electricidad
2 personas
- 29
Conectar la iluminación
2 personas
- 30
Montar el mostrador de información
2 personas
- 31
Montar el mostrador de entrada
2 personas
- 32
Montar el punto de catering
2 personas
- 33
Colgar señalización
2 personas
- 34
Recibir a los expositores
3 personas
- 35
Indicar a los expositores dónde están sus stands
3 personas
- 36
Conectar de forma segura las maquetas ferroviarias
3 personas
- 37
Preparar aperitivos
3 personas
- 38
Preparar café y té
2 personas
- 39
Instruir al personal de entrada
2 personas
- 40
Realizar la última revisión de seguridad
2 personas
Evento
- 41
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
- 42
Cobrar la entrada
2 personas
- 43
Informar a los visitantes
2 personas
- 44
Apoyar a los expositores
2 personas
- 45
Servir las bebidas
2 personas
- 46
Reponer los aperitivos
2 personas
- 47
Rellenar las bebidas
2 personas
- 48
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 49
Comprobar los baños
- 50
Lavar la vajilla
2 personas
- 51
Comprobar stands y pasillos
2 personas
- 52
Informar a los últimos visitantes
2 personas
- 53
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Seguimiento
- 54
Permitir que los expositores desmonten
4 personas
- 55
Apagar el equipo
2 personas
- 56
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 57
Recoger la basura
3 personas
- 58
Limpiar la sala
4 personas
- 59
Limpiar el material de catering
2 personas
- 60
Recoger objetos perdidos
- 61
Devolver los materiales
3 personas
- 62
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 63
Guardar de forma segura el dinero de la entrada
2 personas
- 64
Guardar el stock sobrante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 35
- Sillascant. 45
- Mesa plegable de informacióncant. 2
- Taburetescant. 6
- Mantelescant. 35
Equipo
- Cables alargadorescant. 12
- Regletascant. 15
- Enrollacablescant. 4
- Lámparas de escritorio LEDcant. 12
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Micrófono de mano
- Altavoz portátil
Vajilla
- Tazas de cafécant. 80
- Vasoscant. 100
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de serviciocant. 8
Cocina
- Termoscant. 4
- Jarras de aguacant. 4
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
- Cucharonescant. 6
- Cajas de almacenamientocant. 8
Decoración
- Números de standcant. 35
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Carteles direccionalescant. 12
- Paneles informativoscant. 6
- Masilla adhesivacant. 6
- Portaexpositorescant. 12
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Soportes de iluminacióncant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Guantes de limpiezacant. 6
Catering
- Caja registradora
- Caja registradora
- Máquina de sellado
- Pinzas de servircant. 6
- Filtros de cafécant. 100
- Servilletascant. 500
- Vasos para llevarcant. 150
- Cajas de almacén con cierrecant. 8
- Compras
Consejos
- Define la distribución antes de abrir las inscripciones. Dibuja los stands, la mesa de información, las zonas de paso y las tomas eléctricas; deja una ruta clara para visitantes y al menos un punto de atención visible.
- Abre el formulario de inscripción cuando ya sepas qué puede ofrecer el recinto. Pregunta por el tamaño de mesa, necesidades eléctricas y preferencias dietéticas, y fija una fecha límite de al menos 10 días antes de la feria.
- Envía a cada expositor una confirmación con su número de stand, horario de llegada, ruta de acceso y material disponible. Reenvía la información entre 3 y 5 días antes para reducir consultas de última hora.
- Prepara la señalización y la información para visitantes antes del montaje. Imprime los números de stand, tarjetas de nombre, carteles direccionales y el mapa con margen suficiente para corregir cambios.
- Haz una comprobación completa el día anterior: inventario, alargadores, regletas, iluminación, megafonía, bebidas y material de servicio. Enfría las bebidas con tiempo y asigna voluntarios con turnos concretos para montaje, información y cierre.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de modelismo?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes. La fecha, el recinto y la distribución deben estar cerrados antes de invitar a los expositores; deja las dos últimas semanas para confirmar inscripciones, imprimir información y revisar el inventario.
- ¿Cuándo debo abrir las inscripciones de los expositores?
- Ábrelas cuando la fecha, el lugar y el espacio disponible estén confirmados, normalmente entre 6 y 8 semanas antes. Cierra el formulario al menos 10 días antes para asignar stands y enviar las confirmaciones.
- ¿Qué información debo pedir a los expositores?
- Pide nombre, datos de contacto, descripción de la exposición, tamaño de mesa, necesidades eléctricas y preferencias dietéticas. Solicita también cualquier necesidad especial como iluminación adicional o acceso para cargar material.
- ¿Cuándo preparo el plano y los números de stand?
- Haz un primer plano al cerrar las inscripciones y fija la distribución definitiva entre 7 y 10 días antes. Imprime los números, tarjetas de nombre y carteles direccionales después de esa revisión, para no tener que rehacerlos por cambios.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!