Checklist pour organiser un salon des loisirs créatifs

Un salon des loisirs créatifs demande une coordination précise entre exposants, ateliers et visiteurs. Commencez par confirmer la salle et les autorisations, puis avancez vers les inscriptions, le programme et le plan d’installation. Les dernières semaines servent surtout à répartir les bénévoles, finaliser les emplacements et préparer l’accueil. Cette checklist regroupe 76 tâches et 70 éléments à prévoir pour ne rien laisser au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer le lieu et la salle
Vérifier les autorisations
Inviter les exposants
2 personnes
Envoyer les invitations aux visiteurs
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Élaborer le programme de l’atelier
2 personnes
Envoyer les conditions des exposants
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Traiter les inscriptions aux ateliers
Confirmer définitivement les exposants
Établir le plan de table
2 personnes
Réserver le matériel de location
Répartir les bénévoles
2 personnes
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Distribuer les affiches
2 personnes
Publier les informations d’accessibilité
Calculer les quantités de catering
Acheter le matériel d’atelier
2 personnes
Imprimer le programme de route
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Compiler les informations des exposants
Créer le plan et la signalétique
2 personnes
Vérifier la dernière liste des visiteurs
Envoyer les emplacements aux exposants
Vérifier les stocks
2 personnes
Faire les courses de produits non périssables
2 personnes
Organiser les clés et l’accès
Réceptionner le matériel de location
2 personnes
Composer les kits d'atelier
3 personnes
Imprimer les listes de présence
Tester la technique et l’éclairage
2 personnes
Faire les courses pour les produits périssables
2 personnes
Recharger le matériel de paiement
Préparer le matériel par zone
3 personnes
Vérifier le sol de la salle
2 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Numéroter les stands des exposants
2 personnes
Installer les tables d'atelier
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer le matériel de l’atelier
3 personnes
Trier les badges nominatifs
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Guider les exposants vers les stands
3 personnes
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Aider les exposants
2 personnes
Encadrer les ateliers
3 personnes
Servir les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
Garder le buffet et les tables propres
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Réinitialiser les salles d’atelier
2 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Faire le départ des exposants
2 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie en toute sécurité
2 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Emballer le matériel d'atelier
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Collecter et trier les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle et la cuisine
4 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Restituer les clés du lieu
Envoyer les remerciements aux exposants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables d'expositionqté 24
Tables d'atelierqté 6
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 4
Table pliante du point d’information
Portants à vêtementsqté 4
Poteaux de balisageqté 8
Nappesqté 30

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Plateauxqté 80
Assiettes à gâteauqté 100
Cuillères à caféqté 100
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 6

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandesqté 12
Décoration de tableqté 12
Panneaux de standqté 30
Badges nominatifsqté 40
Panneaux indicateursqté 20
Affiches du programmeqté 12
Badges des exposantsqté 40

Équipement

Caisseqté 2
Terminal de paiementqté 2
Tablette pour l’enregistrementqté 2
Chargeursqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Hubs USBqté 4
Présentoirsqté 8
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Étiqueteuse
Laminatrice

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 6
Verres doseursqté 3
Saladiersqté 4
Bacs à glaceqté 6
Plateauxqté 6
Bacs à vaisselleqté 3
Poubellesqté 8

Nettoyage

Balaiqté 3
Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Lampadairesqté 4
Lampes de secoursqté 4

Fournitures de loisirs créatifs

Ciseauxqté 24
Tapis de découpeqté 12
Pistolets à colleqté 12
Sets de pinceauxqté 12
Tabliers de peintureqté 24
Palettes de mélangeqté 12
Pots à pinceauxqté 24
Bacs de travailqté 30

Sécurité

Trousse de premiers secours
Couvertures anti-feuqté 2
Goulottes de câblesqté 12
Gants de travailqté 12

Courses

Courses

Conseils

Confirmez la salle et les autorisations avant d’inviter les exposants : prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour sécuriser les informations pratiques et les conditions d’accueil.
Ouvrez les inscriptions des visiteurs et des ateliers séparément. Arrêtez les listes définitives au plus tard 7 jours avant le salon afin de préparer les badges et les besoins alimentaires.
Demandez aux exposants leurs besoins et envoyez leur emplacement définitif 7 à 10 jours avant l’événement. Cela laisse le temps d’ajuster le plan de table et la signalétique.
Pour chaque atelier, fixez un programme avec une durée, une capacité maximale et le matériel nécessaire. Achetez le matériel d’atelier au moins 10 jours avant pour pouvoir remplacer un article manquant.
Préparez l’accueil la veille : badges nominatifs, tablette d’enregistrement, caisse, terminal de paiement, chargeurs, rallonges et multiprises. Testez les équipements pendant 30 minutes avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon des loisirs créatifs ?: Commencez idéalement 3 mois avant la date prévue. Les 4 premières semaines servent à confirmer la salle, les autorisations et les exposants, puis les inscriptions et la promotion peuvent être lancées.
Quand envoyer les invitations aux visiteurs ?: Envoyez une première invitation 6 à 8 semaines avant le salon, puis un rappel 7 jours avant. Fermez la liste finale environ une semaine avant l’ouverture pour préparer l’accueil.
Combien de temps avant faut-il confirmer les exposants ?: Demandez une réponse initiale 6 semaines avant l’événement et confirmez définitivement les exposants 2 à 3 semaines avant. Envoyez ensuite les emplacements et les consignes entre 7 et 10 jours avant.
Que préparer la veille d’un salon de loisirs créatifs ?: Installez les tables, chaises, nappes, panneaux indicateurs et affiches du programme. Préparez aussi les badges, le point d’information et le matériel de paiement, puis faites un contrôle complet d’environ 60 minutes.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.