Organiser un salon de la santé, étape par étape
Un salon de la santé demande surtout une bonne séquence de préparation. Commence par réserver le lieu et vérifier les autorisations, puis verrouille les partenaires, les exposants et le programme avant de lancer les invitations. Les dernières semaines servent à gérer les inscriptions, les besoins alimentaires, les bénévoles et le matériel technique. Le jour J, l’accueil, la circulation entre les stands et la ponctualité des présentations font la différence.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver le lieu
- 2
Vérifier les autorisations
- 3
Contacter les partenaires santé
2 personnes
- 4
Confirmer les exposants
2 personnes
- 5
Établir le programme
2 personnes
- 6
Créer le plan
- 7
Concevoir les invitations
- 8
Envoyer les invitations
2 personnes
- 9
Distribuer les affiches promotionnelles
3 personnes
- 10
Publier l'annonce en ligne
- 11
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 12
Recueillir les besoins alimentaires
- 13
Informer les exposants
- 14
Recruter des bénévoles
2 personnes
- 15
Répartir les bénévoles
- 16
Confirmer les présentateurs
- 17
Commander le catering
- 18
Vérifier le matériel
2 personnes
- 19
Imprimer le matériel d’information
2 personnes
- 20
Imprimer la liste des participants
- 21
Créer des badges nominatifs
2 personnes
- 22
Préparer les panneaux de direction
- 23
Faire les courses
2 personnes
- 24
Refroidir les boissons
2 personnes
- 25
Préparer les en-cas
3 personnes
- 26
Portionner le catering
2 personnes
- 27
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 28
Réception des livraisons
2 personnes
- 29
Monter les tentes
4 personnes
- 30
Installer les tables
4 personnes
- 31
Installer les chaises
3 personnes
- 32
Numéroter les tables hautes
2 personnes
- 33
Accueillir les exposants
3 personnes
- 34
Installer les stands de santé
6 personnes
- 35
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
- 36
Tester le matériel sonore
2 personnes
- 37
Aménager le stand d’information
2 personnes
- 38
Installer la table d'inscription
2 personnes
- 39
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
- 40
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 41
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
- 42
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Événement
- 43
Ouvrir l’inscription
3 personnes
- 44
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 45
Présenter le programme
- 46
Tenir les stands santé
8 personnes
- 47
Encadrer les ateliers
3 personnes
- 48
Annoncer les présentations
- 49
Animer les présentations
2 personnes
- 50
Servir le café et le thé
2 personnes
- 51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 52
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
- 53
Vider les poubelles
2 personnes
- 54
Vérifier les toilettes
- 55
Orienter les flux de visiteurs
2 personnes
- 56
Annoncer la dernière présentation
- 57
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
- 58
Faire démonter les stands
3 personnes
Suivi
- 59
Rassembler le matériel
4 personnes
- 60
Faire la vaisselle
3 personnes
- 61
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 62
Démonter les tentes
4 personnes
- 63
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 64
Évacuer les déchets
2 personnes
- 65
Rassembler les objets trouvés
- 66
Fermer le lieu
2 personnes
- 67
Retourner les matériels de location
2 personnes
- 68
Stocker les objets restants
2 personnes
- 69
Archiver les photos et les fichiers
- 70
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 3
- Tables pliantesqté 14
- Tables de bièreqté 4
- Chaisesqté 80
- Comptoir d'inscription
- Tables hautesqté 6
- Portants à vêtementsqté 2
- Nappesqté 16
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 150
- Tasses à caféqté 100
- Assiettesqté 120
- Couvertsqté 120
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 8
Équipement
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 4
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Ordinateurs portablesqté 2
- Projecteursqté 2
- Écrans de projectionqté 2
- Microphones sans filqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Chargeurs de batterieqté 4
- Chevaletsqté 3
- Feutres pour paperboardqté 12
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chefqté 4
- Bacs à glaceqté 8
- Carafes d’eauqté 8
- Thermosqté 6
- Cuillères de serviceqté 8
- Bac à vaisselleqté 2
Décoration
- Ballonsqté 100
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Plantesqté 12
- Panneaux de standqté 14
- Panneaux indicateursqté 10
- Panneaux en ardoiseqté 6
Matériel de sport
- Tapis de yogaqté 20
- Ballons d’exerciceqté 10
- Bandes de résistanceqté 20
- Podomètresqté 10
- Mètres rubansqté 4
- Pèse-personnesqté 2
- Tensiomètresqté 4
- Thermomètresqté 3
- Stations de désinfectant pour les mainsqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Balayette et pelleqté 3
- Balaisqté 3
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Chiffons microfibresqté 20
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
- Brosses de toilettesqté 2
- Distributeurs de serviettes en papierqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Réserve le lieu et vérifie les autorisations au moins 8 à 12 semaines avant le salon. Confirme aussi la capacité électrique, l’accès aux tentes, aux tables et au matériel de projection avant de signer.
- Bloque le programme avant d’envoyer les invitations. Prévois des horaires précis pour les présentateurs, les pauses et le montage, puis transmets aux exposants un plan avec leur emplacement et leurs besoins techniques.
- Fixe une date limite d’inscription 5 à 7 jours avant l’événement. Tu auras ainsi le temps d’imprimer la liste des participants, les badges nominatifs et les informations utiles, tout en vérifiant les besoins alimentaires.
- Répartis les bénévoles par créneaux plutôt que de leur donner une mission générale. Prévois au minimum une personne à l’accueil, une personne pour orienter les visiteurs et une personne chargée des présentations pendant les périodes d’affluence.
- Teste le matériel la veille : projecteur, écran, microphones sans fil, haut-parleurs, rallonges et multiprises. Refroidis les boissons, prépare les en-cas et installe les panneaux de direction avant l’arrivée du premier participant.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un salon de la santé ?
- Prévoyez 8 à 12 semaines pour un salon avec plusieurs exposants et présentateurs. Les autorisations, les confirmations et le programme doivent être réglés avant l’envoi des invitations.
- Quand envoyer les invitations pour un salon de la santé ?
- Envoyez-les environ 4 à 6 semaines avant la date prévue, puis publiez un rappel 7 à 10 jours avant. Fermez les inscriptions 5 à 7 jours avant le salon pour préparer les badges et la liste des participants.
- Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un salon de la santé ?
- Comptez au moins 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour l’orientation et 1 pour le suivi des présentations par tranche d’affluence. Pour une journée complète, organisez des rotations de 3 à 4 heures afin d’éviter les postes non couverts.
- Quand préparer le matériel d’un salon de la santé ?
- Vérifiez les équipements techniques 3 à 5 jours avant, puis faites un test complet la veille. Installez les tables, chaises, panneaux, comptoir d’inscription et appareils de présentation avant l’ouverture des portes.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !