Cómo organizar una feria de salud sin perder detalles
Una feria de salud necesita coordinación entre profesionales, expositores, voluntarios y visitantes. Empieza por reservar el lugar y comprobar los permisos; después confirma a los socios, cierra el programa y dibuja el plano de los puestos. Las inscripciones, las preferencias dietéticas y la información para cada responsable deben quedar listas antes de la última semana. El día anterior, revisa materiales, señalización, equipos y bebidas para que el montaje no dependa de compras de última hora.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Comprobar permisos
- 3
Contactar a socios de salud
2 personas
- 4
Confirmar expositores
2 personas
- 5
Elaborar el programa
2 personas
- 6
Hacer el plano
- 7
Diseñar invitaciones
- 8
Enviar invitaciones
2 personas
- 9
Distribuir carteles promocionales
3 personas
- 10
Publicar el anuncio en línea
- 11
Gestionar inscripciones
2 personas
- 12
Recoger preferencias dietéticas
- 13
Informar a los responsables de los stands
- 14
Reclutar voluntarios
2 personas
- 15
Asignar voluntarios
- 16
Confirmar presentadores
- 17
Pedir el catering
- 18
Comprobar los materiales
2 personas
- 19
Imprimir material informativo
2 personas
- 20
Imprimir la lista de participantes
- 21
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
- 22
Preparar señales de ruta
- 23
Hacer la compra
2 personas
- 24
Enfriar bebidas
2 personas
- 25
Preparar aperitivos
3 personas
- 26
Porcionar el catering
2 personas
- 27
Abrir la ubicación
2 personas
- 28
Recibir entregas
2 personas
- 29
Montar tiendas
4 personas
- 30
Montar mesas
4 personas
- 31
Colocar las sillas
3 personas
- 32
Numerar las mesas de los puestos
2 personas
- 33
Recibir a los expositores
3 personas
- 34
Montar los puestos de salud
6 personas
- 35
Preparar el espacio de presentación
3 personas
- 36
Probar el equipo de sonido
2 personas
- 37
Montar la mesa de información
2 personas
- 38
Montar la mesa de registro
2 personas
- 39
Colocar señales de ruta
2 personas
- 40
Preparar café y té
2 personas
- 41
Montar aperitivos
2 personas
- 42
Realizar el control de seguridad
2 personas
Evento
- 43
Abrir el registro
3 personas
- 44
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
- 45
Presentar el programa
- 46
Atender los puestos de salud
8 personas
- 47
Guiar talleres
3 personas
- 48
Anunciar presentaciones
- 49
Coordinar presentaciones
2 personas
- 50
Servir café y té
2 personas
- 51
Rellenar las bebidas
2 personas
- 52
Reponer aperitivos
2 personas
- 53
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 54
Comprobar los baños
- 55
Guiar el flujo de visitantes
2 personas
- 56
Anunciar la última presentación
- 57
Despedir a los visitantes
3 personas
- 58
Indicar a los expositores que desmonten
3 personas
Seguimiento
- 59
Reunir los materiales
4 personas
- 60
Lavar la vajilla
3 personas
- 61
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 62
Desmontar las tiendas
4 personas
- 63
Limpiar el lugar
4 personas
- 64
Retirar los residuos
2 personas
- 65
Recoger objetos perdidos
- 66
Cerrar el recinto
2 personas
- 67
Devolver el material alquilado
2 personas
- 68
Almacenar el material sobrante
2 personas
- 69
Archivar fotos y archivos
- 70
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 3
- Mesas plegablescant. 14
- Mesas de cervezacant. 4
- Sillascant. 80
- Mostrador de registro
- Mesas altascant. 6
- Percheroscant. 2
- Mantelescant. 16
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Tazas de cafécant. 100
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Portátilescant. 2
- Proyectorescant. 2
- Pantallas de proyeccióncant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Cargadores de bateríascant. 4
- Pizarras de hojascant. 3
- Rotuladores para pizarracant. 12
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Cuencos fríoscant. 8
- Jarras de aguacant. 8
- Termoscant. 6
- Cucharones de servircant. 8
- Palangana para lavarcant. 2
Decoración
- Globoscant. 100
- Guirnaldascant. 8
- Plantascant. 12
- Carteles de standcant. 14
- Carteles direccionalescant. 10
- Pizarrascant. 6
Material deportivo
- Esterillas de yogacant. 20
- Pelotas de ejerciciocant. 10
- Bandas de resistenciacant. 20
- Podómetroscant. 10
- Cintas métricascant. 4
- Básculas personalescant. 2
- Tensiómetroscant. 4
- Termómetroscant. 3
- Puestos de desinfectante de manoscant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Recogedor y escobacant. 3
- Escobascant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Paños de microfibracant. 20
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
- Escobillas de bañocant. 2
- Dispensadores de toallas de papelcant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Reserva el lugar y comprueba los permisos antes de contactar a los expositores: así sabrás qué puestos caben, qué horarios puedes ofrecer y qué requisitos debe cumplir la feria.
- Cierra el programa cuando hayas confirmado a los presentadores y socios de salud. Deja una versión impresa para recepción y otra para cada responsable de stand, porque no todos consultarán el anuncio en línea.
- Dibuja el plano con antelación y separa registro, puestos, zona de presentaciones y catering. Coloca las señales de ruta antes de abrir; improvisarlas durante la llegada de visitantes suele crear colas y cruces innecesarios.
- Gestiona las inscripciones y recoge las preferencias dietéticas al mismo tiempo. Usa la lista definitiva para preparar tarjetas con nombres y pedir el catering con margen suficiente para corregir cambios.
- Asigna voluntarios por turnos y dales una tarea concreta: recepción, orientación, apoyo a presentadores o reposición. Comprueba el día anterior los proyectores, micrófonos, altavoces, cables, regletas, café, agua y bebidas frías.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de salud?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva primero el lugar y revisa los permisos; deja las últimas 2 semanas para cerrar inscripciones, voluntarios, presentadores y materiales.
- ¿Cuándo hay que confirmar a los expositores de una feria de salud?
- Intenta confirmarlos 6 semanas antes y pide el contenido definitivo de cada stand al menos 2 semanas antes. Así puedes completar el plano, el programa y las indicaciones sin rehacerlos a última hora.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para una feria de salud?
- Calcula como mínimo 1 persona para recepción, 1 para orientar a los visitantes y 1 de apoyo por cada 4 o 5 stands activos. Para una feria pequeña, organiza turnos de 2 horas para evitar que el equipo se quede sin relevo.
- ¿Cuándo se prepara el catering y la bebida?
- Confirma el pedido 7 días antes, cuando ya tengas las preferencias dietéticas más claras. Enfría las bebidas el día anterior y prepara aperitivos y termos de café antes de que empiece el montaje.
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