So organisierst du einen Gesundheitsmarkt

Ein Gesundheitsmarkt braucht früh eine klare Struktur: Erst sicherst du den Veranstaltungsort und klärst Genehmigungen, dann gewinnst du Gesundheitspartner und legst die Stände fest. Danach folgen Programm, Lageplan, Einladungen und die Bearbeitung der Anmeldungen. In der letzten Woche zählen vor allem Helferpläne, Technik, Drucksachen und Verpflegung. Plane außerdem einen festen Rundgang durch die Räume ein, damit Besucher Registrierung, Vorträge und Stände ohne Umwege finden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Location reservieren
2
Genehmigungen prüfen
3
Gesundheitspartner ansprechen
2 Personen
4
Standbetreiber festlegen
2 Personen
5
Programm zusammenstellen
2 Personen
6
Lageplan erstellen
7
Einladungen gestalten
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Promotionsplakate verteilen
3 Personen
10
Online-Ankündigung veröffentlichen
11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Standbetreiber informieren
14
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
15
Freiwillige einteilen
16
Moderatoren bestätigen
17
Catering bestellen
18
Materialien prüfen
2 Personen
19
Informationsmaterial drucken
2 Personen
20
Teilnehmerliste ausdrucken
21
Namensschilder erstellen
2 Personen
22
Routenschilder vorbereiten
23
Einkaufen gehen
2 Personen
24
Getränke kühlen
2 Personen
25
Snacks vorbereiten
3 Personen
26
Catering portionieren
2 Personen
27
Location öffnen
2 Personen
28
Lieferungen entgegennehmen
2 Personen
29
Zelte aufbauen
4 Personen
30
Tische aufstellen
4 Personen
31
Stühle aufstellen
3 Personen
32
Stehtische nummerieren
2 Personen
33
Aussteller empfangen
3 Personen
34
Gesundheitsstände einrichten
6 Personen
35
Präsentationsraum einrichten
3 Personen
36
Tonanlage testen
2 Personen
37
Infotisch einrichten
2 Personen
38
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
39
Wegweiser aufstellen
2 Personen
40
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
41
Snacks auslegen
2 Personen
42
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen

Event

43
Registrierung öffnen
3 Personen
44
Besucher begrüßen
3 Personen
45
Programm vorstellen
46
Gesundheitsstände betreuen
8 Personen
47
Workshops betreuen
3 Personen
48
Präsentationen ankündigen
49
Präsentationen betreuen
2 Personen
50
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
51
Getränke nachfüllen
2 Personen
52
Snacks nachfüllen
2 Personen
53
Mülleimer leeren
2 Personen
54
Toiletten kontrollieren
55
Besucherströme lenken
2 Personen
56
Letzte Präsentation ankündigen
57
Besucher verabschieden
3 Personen
58
Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen
3 Personen

Nachbereitung

59
Materialien zusammenstellen
4 Personen
60
Geschirr abwaschen
3 Personen
61
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
62
Zelte abbauen
4 Personen
63
Location reinigen
4 Personen
64
Abfall entsorgen
2 Personen
65
Fundsachen sammeln
66
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
67
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
68
Übrig gebliebene Gegenstände einlagern
2 Personen
69
Fotos und Dateien archivieren
70
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 14
BiertischeAnz. 4
StühleAnz. 80
Registrierungstheke
StehtischeAnz. 6
KleiderständerAnz. 2
TischdeckenAnz. 16

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
LaptopsAnz. 2
ProjektorenAnz. 2
ProjektionsleinwändeAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
BatterieladegeräteAnz. 4
FlipchartsAnz. 3
Flipchart-MarkerAnz. 12

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
KühlschüsselnAnz. 8
WasserkannenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6
ServierlöffelAnz. 8
SpülwanneAnz. 2

Dekoration

BallonsAnz. 100
WimpelkettenAnz. 8
PflanzenAnz. 12
StandbeschilderungAnz. 14
WegweiserAnz. 10
KreidetafelnAnz. 6

Sportmaterial

YogamattenAnz. 20
BewegungsbälleAnz. 10
WiderstandsbänderAnz. 20
SchrittzählerAnz. 10
MessbänderAnz. 4
PersonenwaagenAnz. 2
BlutdruckmessgeräteAnz. 4
ThermometerAnz. 3
HanddesinfektionsstationenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
Handfeger und KehrblechAnz. 3
BesenAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 20
HandseifenspenderAnz. 4
ToilettenbürstenAnz. 2
PapierhandtuchspenderAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Kläre den Standort und mögliche Genehmigungen mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. Prüfe dabei auch Stromanschlüsse, Fluchtwege und die Fläche für Partyzelte, Klapptische und Sitzplätze.
Sprich Gesundheitspartner früh an und bestätige jeden Stand schriftlich. Für die Standplanung brauchst du pro Anbieter Angaben zu Platzbedarf, Aufbauzeit, Strom und besonderen Ernährungs- oder Hygieneanforderungen.
Erstelle den Lageplan spätestens 2 Wochen vor dem Termin. Nummeriere Stände und Räume, kennzeichne Registrierung, Vorträge und Ausgänge und bereite die Routenschilder so vor, dass sie am Veranstaltungstag direkt aufgehängt werden können.
Plane Helfer in Schichten von 2 bis 3 Stunden ein. Für Registrierung, Technik, Wegweisung und Nachschub sollten auch während Pausen feste Ansprechpartner eingeteilt sein; drucke die Teilnehmerliste und Namensschilder spätestens am Vortag.
Bestelle Catering und prüfe Materialien 3 bis 5 Tage vorher. Kühlboxen, Thermoskannen, Kaffeemaschinen, Wasserkocher, wiederverwendbare Becher und Verlängerungskabel werden häufig erst beim Aufbau vermisst; Getränke solltest du am Vorabend kühlen und Snacks erst kurz vor Beginn vorbereiten.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Gesundheitsmarkt organisieren?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vor dem Termin mit Ort, Genehmigungen und Gesundheitspartnern. Programm, Lageplan und Einladungen sollten spätestens 4 Wochen vorher stehen.
Wie viele Helfer braucht man für einen Gesundheitsmarkt?: Plane mindestens 1 Person für die Registrierung, 1 für Technik und Moderation sowie 1 für Wegweisung und Nachschub ein. Bei mehr als 100 Besuchern sind zusätzlich 2 bis 4 Helfer pro Schicht sinnvoll.
Wann sollte man die Einladungen für einen Gesundheitsmarkt verschicken?: Verschicke Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Markt. Eine kurze Online-Ankündigung oder Erinnerung 7 Tage vorher hilft, Anmeldungen und Besucherzahlen besser einzuschätzen.
Was muss man am Tag vor dem Gesundheitsmarkt vorbereiten?: Drucke Teilnehmerliste, Namensschilder und Informationsmaterial, beschrifte die Wege und prüfe Projektoren, Funkmikrofone, Lautsprecher sowie Verlängerungskabel. Getränke sollten am Vorabend gekühlt und die Aufbauzeiten mit allen Standbetreibern bestätigt werden.

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