Checklist pour organiser un Salon de la santé

Un Salon de la santé demande une coordination précise entre les partenaires, les exposants, les ateliers et l’accueil du public. Commencez par réserver le lieu et vérifier les autorisations, puis construisez le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les livraisons, les besoins alimentaires et les bénévoles. La veille, contrôlez le matériel de mesure, de projection, de sonorisation et de premiers secours, puis préparez les badges et les dossiers d’information.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
Contacter les partenaires santé
2 personnes
Fixer les ateliers et démonstrations
2 personnes
Enregistrer les exposants
2 personnes
Créer le plan du marché
2 personnes
Attribuer les stands et les tables
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier l’événement en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les services des bénévoles
2 personnes
Finaliser le programme
2 personnes
Convenir des livraisons avec les exposants
Commander le catering
2 personnes
Faire réaliser les imprimés
Distribuer le matériel promotionnel
2 personnes
Préparer la liste d’inscription
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer les dossiers d’information
3 personnes
Vérifier le matériel d’atelier
2 personnes
Tester le matériel de mesure
2 personnes
Vérifier le matériel de premiers secours
Préparer les panneaux d’itinéraire
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Réserver des moyens de réfrigération
Faire les courses
3 personnes
Trier les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
6 personnes
Monter les stands du marché
6 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Aménager les espaces d'atelier
3 personnes
Préparer les points de mesure
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Présenter le programme
2 personnes
Accompagner les mesures de santé
4 personnes
Encadrer les ateliers
4 personnes
Distribuer le matériel d’information
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Réapprovisionner le comptoir de stock
Organiser les pauses des bénévoles
Annoncer le dernier atelier
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
Faire démonter les stands
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes

Suivi

Rassembler le matériel
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
6 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 14
Chaisesqté 80
Tables de bièreqté 4
Comptoir d'inscription
Tables hautesqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Boîtes de rangementqté 12

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Glacièresqté 4
Tensiomètresqté 4
Balancesqté 2
Mètres rubansqté 4
Projecteur
Écran de projection
Bouilloiresqté 3

Vaisselle

Verresqté 120
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8
Thermosqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Compositions floralesqté 8
Nappesqté 14
Porte-affichesqté 12
Panneaux indicateursqté 12
Panneau d’accueil
Affiches du programmeqté 8
Badges nominatifsqté 100

Communication

Flyersqté 500
Brochures du programmeqté 250
Brochures d’informationqté 400
Stylosqté 30
Chemises à pinceqté 6
Blocs-notesqté 30

Ateliers

Tapis de yogaqté 20
Bandes de résistanceqté 20
Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 10
Affiches d’anatomieqté 6
Mannequin de démonstration

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Panneaux d'avertissementqté 4
Passe-câblesqté 8
Lampes de pocheqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Bacs de tri des déchetsqté 4
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Chiffons microfibresqté 30
Distributeurs de savonqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu au moins 8 à 12 semaines à l’avance. Ce délai laisse le temps de vérifier les déclarations nécessaires, d’enregistrer les exposants et de finaliser les ateliers santé.
Ouvrez les inscriptions dès que le programme est assez stable, idéalement 4 à 6 semaines avant le salon. Demandez dès ce moment les besoins alimentaires afin de pouvoir commander le catering sur des données fiables.
Dessinez le plan du marché avant d’attribuer les stands et les tables. Gardez un passage dégagé vers le comptoir d’inscription, les ateliers, les démonstrations et le matériel de premiers secours.
Prévoyez une vérification technique complète la veille : testez les tensiomètres, les balances, les mètres rubans, le projecteur, l’écran et les microphones sans fil. Contrôlez aussi les rallonges, les multiprises et la sonorisation.
Répartissez les bénévoles par créneaux d’au moins 2 heures et donnez à chacun une mission précise. Préparez les badges, la liste d’inscription, les dossiers d’information et les panneaux d’itinéraire avant l’ouverture des portes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un Salon de la santé ?: Prévoyez 8 à 12 semaines pour un salon avec plusieurs partenaires, exposants et ateliers. Gardez les 10 derniers jours pour confirmer les livraisons, le catering, les bénévoles et le programme définitif.
Quand ouvrir les inscriptions pour un Salon de la santé ?: Ouvrez-les environ 4 à 6 semaines avant l’événement, dès que les principaux ateliers et horaires sont fixés. Relancez les inscrits 7 jours avant pour confirmer leur présence et leurs éventuels besoins alimentaires.
Quel matériel faut-il tester avant un Salon de la santé ?: Testez au minimum les tensiomètres, les balances, les mètres rubans et tout le matériel prévu pour les ateliers. Faites aussi un essai de 30 minutes avec le projecteur, l’écran, les microphones, les haut-parleurs et les rallonges.
Quand préparer les badges et les dossiers d’information ?: Préparez-les 2 à 3 jours avant le salon, après la clôture ou la première vérification des inscriptions. Gardez une réserve d’au moins 10 % de badges vierges pour les changements de dernière minute.

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