Organiser un salon de la santé, étape par étape

Un salon de la santé se prépare d’abord comme un parcours de visite, puis comme une succession de stands et d’animations. Commencez par fixer la date, le programme et le lieu avant de contacter les organisations participantes. Ensuite, construisez le plan du marché, attribuez les emplacements et lancez les inscriptions. Les oublis les plus fréquents concernent les autorisations, les besoins alimentaires, la signalétique et les consignes pratiques envoyées trop tard aux exposants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu et les espaces
3
Contacter les organisations participantes
2 personnes
4
Inscrire les exposants
2 personnes
5
Créer le plan du marché
2 personnes
6
Attribuer les emplacements
2 personnes
7
Vérifier les autorisations et les déclarations
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Publier des messages sur les réseaux sociaux
10
Distribuer les affiches
3 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Publier le programme en ligne
14
Envoyer les consignes aux exposants
15
Recruter des bénévoles
2 personnes
16
Répartir les bénévoles
2 personnes
17
Imprimer la liste de contacts
18
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
19
Imprimer les brochures d’information
2 personnes
20
Créer la signalisation du parcours et des panneaux
2 personnes
21
Vérifier la liste des courses
2 personnes
22
Acheter des produits longue conservation
2 personnes
23
Acheter des courses fraîches
2 personnes
24
Trier le matériel par stand
3 personnes
25
Préparer le stand café et thé
2 personnes
26
Remplir les glacières
2 personnes

Événement

27
Ouvrir le lieu
2 personnes
28
Réception des livraisons
2 personnes
29
Installer les tables et les chaises
5 personnes
30
Monter les tentes de réception
4 personnes
31
Installer des tables de stand par organisation
4 personnes
32
Placer les panneaux d’information
3 personnes
33
Installer la décoration
3 personnes
34
Installer la signalisation
2 personnes
35
Tester le système de sonorisation
2 personnes
36
Préparer les activités santé
4 personnes
37
Installer la table d'inscription
2 personnes
38
Préparer le café et le thé
2 personnes
39
Préparer les sandwichs et les fruits
3 personnes
40
Accueillir les exposants
3 personnes
41
Guider les exposants vers leurs emplacements
3 personnes
42
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes
43
Accueillir les visiteurs
3 personnes
44
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
45
Présenter le programme
2 personnes
46
Accompagner les mesures de santé
4 personnes
47
Encadrer les ateliers
4 personnes
48
Accompagner les activités motrices
3 personnes
49
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
50
Servir le café et le thé
2 personnes
51
Servir des sandwichs et des fruits
3 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Vider les poubelles
2 personnes
54
Vérifier les toilettes
55
Réapprovisionner le matériel
2 personnes
56
Vérifier l’autorisation de prise de photos
57
Gérer les annonces
58
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes

Suivi

59
Faire démonter les stands
4 personnes
60
Démonter le mobilier
5 personnes
61
Démonter les tentes de fête
4 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Nettoyer le lieu
4 personnes
64
Évacuer les déchets en tri sélectif
2 personnes
65
Inventorier le matériel
2 personnes
66
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
67
Stocker les restes au frais
2 personnes
68
Ranger les courses non utilisées
2 personnes
69
Enregistrer les objets trouvés
70
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 18
Chaisesqté 80
Tables hautesqté 6
Nappesqté 18
Tabouretsqté 12
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Tablettesqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Câbles de rechargeqté 10
Batteries externesqté 4
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Glacièresqté 4
Mégaphones manuelsqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Assiettes réutilisablesqté 180
Couvertsqté 180
Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Verres doseursqté 3
Pains de glaceqté 20

Décoration

Bannièresqté 6
Guirlandes de fanionsqté 10
Pancartes de tableqté 18
Badges nominatifsqté 100
Porte-badgesqté 100
Ballonsqté 80
Pompe à ballonsqté 2
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux en ardoiseqté 8

Imprimés

Brochures du programmeqté 250
Brochures sur la santéqté 500
Plansqté 250
Cartes d’évaluationqté 150
Formulaires d'inscriptionqté 200
Stylosqté 100

Matériel de sport

Tapis de yogaqté 20
Élastiques de sportqté 20
Balles souplesqté 12
Cônesqté 20
Cordes à sauterqté 12
Podomètresqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balais à mainqté 4
Balaisqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Bacs à vaisselleqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes de pocheqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Tapis antidérapantsqté 6
Passe-câblesqté 10

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le programme avant d’ouvrir les inscriptions : prévoyez notamment les horaires d’installation, d’ouverture au public et de démontage. Les exposants doivent connaître leur créneau d’arrivée plusieurs jours à l’avance.
Demandez les besoins de chaque exposant au moment de l’inscription. Notez la place nécessaire, l’accès à une prise, l’utilisation d’un ordinateur ou d’une tablette et toute contrainte alimentaire au moins 7 jours avant le salon.
Dessinez le plan des stands avant d’attribuer les emplacements. Gardez les passages dégagés, regroupez les organisations par thème et placez la signalisation aux changements de direction plutôt qu’à un seul point d’entrée.
Préparez un dossier exposant envoyé au minimum 5 jours avant l’événement. Il doit rappeler l’adresse, l’horaire d’arrivée, l’emplacement, le matériel fourni et le numéro à appeler en cas de problème.
Organisez l’accueil séparément du café et du thé. Imprimez la liste de contacts, préparez les badges nominatifs et répartissez les bénévoles par créneaux d’au moins 2 heures pour couvrir l’installation, l’ouverture et la fermeture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon de la santé ?: Prévoyez au moins 8 semaines pour contacter les organisations, réserver le lieu, vérifier les autorisations et ouvrir les inscriptions. Gardez les 7 derniers jours pour confirmer les exposants, imprimer les supports et envoyer les consignes finales.
Quand faut-il attribuer les stands aux exposants ?: Attribuez les emplacements environ 2 semaines avant le salon, une fois les inscriptions et les besoins techniques reçus. Envoyez ensuite le plan et les horaires d’installation au moins 5 jours avant l’ouverture.
Combien de bénévoles faut-il pour un salon de la santé ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour l’orientation et 1 personne référente pour les exposants pendant chaque créneau. Pour un salon de 20 stands, comptez généralement 5 à 6 bénévoles en rotation afin de couvrir l’installation et la journée.
Quand vérifier les autorisations et les déclarations ?: Faites cette vérification dès que le lieu et la date sont fixés, idéalement 6 à 8 semaines avant l’événement. Relancez les interlocuteurs concernés 3 semaines avant, puis conservez les confirmations avec les documents du salon.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.