Zo organiseer je een participatiemarkt

Begin met het doel en het deelnemersprofiel: wie wil je bereiken en welke organisaties, initiatieven of groepen passen daarbij? Leg daarna datum en locatie vast en teken een kraamindeling voordat je deelnemers uitnodigt. Werk aanmeldingen doorlopend bij, bevestig kraamhouders en workshopbegeleiders en maak het programma pas definitief als alle bijdragen bekend zijn. Controleer vervolgens vergunningen, toegankelijkheid, verkeersroute, stroompunten en techniek. Zo voorkom je dat een volle plattegrond of ontbrekende aansluiting op de dag zelf problemen geeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Deelnemersprofiel bepalen
2 personen
3
Programma samenstellen
3 personen
4
Kraamindeling tekenen
2 personen
5
Deelnemers uitnodigen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Deelnemerslijst bijwerken
10
Kraamhouders bevestigen
2 personen
11
Workshopbegeleiders bevestigen
2 personen
12
Reserveringen maken
13
Vergunningen controleren
14
Toegankelijkheid controleren
2 personen
15
Verkeersroute controleren
2 personen
16
Stroompunten inventariseren
2 personen
17
Techniek reserveren
18
Drukwerk ontwerpen
2 personen
19
Drukwerk laten maken
20
Sociale media plaatsen
21
Persbericht versturen
22
Plattegrond afdrukken
23
Naamkaartjes maken
2 personen
24
Deelnemersinformatie versturen
25
Programma definitief maken
3 personen
26
Boodschappen doen
3 personen
27
Dranken koelen
2 personen
28
Hapjes voorbereiden
3 personen
29
Informatiepakketten samenstellen
3 personen
30
Materialen controleren
2 personen
31
Locatie openen
2 personen
32
Kramen markeren
2 personen
33
Tafels opstellen
4 personen
34
Stoelen plaatsen
3 personen
35
Kramen inrichten
6 personen
36
Informatiebalie inrichten
2 personen
37
Workshopruimte inrichten
3 personen
38
Geluid testen
2 personen
39
Verlichting controleren
2 personen
40
Bewegwijzering ophangen
2 personen
41
Catering klaarzetten
3 personen
42
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

43
Deelnemers ontvangen
3 personen
44
Bezoekers registreren
2 personen
45
Openingswoord verzorgen
2 personen
46
Informatie uitdelen
2 personen
47
Kramen bemannen
12 personen
48
Workshops begeleiden
4 personen
49
Vragen van bezoekers beantwoorden
3 personen
50
Koffie en thee serveren
2 personen
51
Hapjes serveren
2 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
Toiletten controleren
55
Programma aankondigen
56
Afsluitende boodschap verzorgen
2 personen
57
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

58
Kramen afbreken
6 personen
59
Servies afwassen
3 personen
60
Afval verzamelen
3 personen
61
Locatie schoonmaken
4 personen
62
Materialen sorteren
3 personen
63
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 18
Stoelenaantal 80
Statafelsaantal 8
Baliestand
Krukkenaantal 12
Tafelkledenaantal 18
Opbergboxenaantal 12
Partytentenaantal 4

Apparatuur

Laptopaantal 2
Tabletsaantal 3
Beamer
Projectiescherm
Luidsprekersaantal 2
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadkabelsaantal 8
Koelboxenaantal 4
Kabelmattenaantal 12
Draagbare lampenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 100
Waterglazenaantal 60
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 12
Schenk kannenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Schaaltjesaantal 16
Opscheplepelsaantal 12
Serveertangenaantal 8

Decoratie

Bewegwijzeringsbordenaantal 12
Programmapostersaantal 8
Gemeentebannersaantal 4
Naamkaartjesaantal 80
Tafelnummertjesaantal 20
Kleefstripsaantal 4
Kabelbindersaantal 100
Viltstiftenaantal 24

Kantoor

Registratieformulierenaantal 250
Pennenaantal 40
Klembordenaantal 12
Plakbandaantal 8
Scharenaantal 8
Nietmachinesaantal 4
Stickersaantal 500

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 4
Afzetlintaantal 4

Toegankelijkheid

Antislipmattenaantal 6
Drempelplatenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Teken de kraamindeling vóór je uitnodigingen verstuurt. Houd rekening met klaptafels, baliestanden, stoelen, loopruimte en een duidelijke route naar workshops en informatiepunten.
Vraag bij de aanmelding meteen dieetwensen, benodigde stroom en technische wensen uit. Noteer per deelnemer of er een laptop, tablet, beamer, microfoon of luidsprekers nodig zijn.
Bevestig kraamhouders en workshopbegeleiders uiterlijk zodra de aanmeldtermijn sluit. Stuur daarna de deelnemersinformatie met aankomsttijd, kraamplek, programma en contactpersoon.
Controleer de stroompunten op locatie met een plattegrond en plan verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten vooraf. Test beamer, projectiescherm, microfoon en luidsprekers vóór de opening, niet pas tijdens de eerste workshop.
Maak drukwerk en plattegrond pas definitief na de laatste wijzigingen in het programma. Laat naamkaartjes, plattegronden en deelnemersinformatie vervolgens in één gecontroleerde versie afdrukken en versturen.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik deelnemers uitnodigen voor een participatiemarkt?: Stuur de eerste uitnodiging zodra datum, locatie en doelgroep vaststaan, bij voorkeur minimaal 8 weken vooraf. Sluit de aanmeldingen 3 tot 4 weken voor de markt, zodat je tijd houdt voor de kraamindeling en het programma.
Hoeveel ruimte heb ik nodig per kraam op een participatiemarkt?: Reserveer minimaal de ruimte voor één tafel plus een stoel en houd daarnaast een vrije loopstrook aan. Teken de volledige indeling op schaal en controleer of bezoekers, rolstoelgebruikers en workshopgroepen elkaar niet blokkeren.
Wanneer maak je het programma van een participatiemarkt definitief?: Maak een voorlopig programma zodra de eerste workshops bekend zijn en bevestig het definitief ongeveer 2 weken voor de markt. Zo kunnen drukwerk, sociale media en deelnemersinformatie dezelfde tijden en namen gebruiken.
Wat moet ik op de dag zelf testen bij een participatiemarkt?: Test minimaal 60 minuten voor opening alle stroomaansluitingen, laptops, tablets, beamer, microfoon en luidsprekers. Controleer ook de bewegwijzering, plattegrond, naamkaartjes, tafels, stoelen en de toegankelijkheid van de route.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.