Einen Partizipationsmarkt Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Partizipationsmarkt müssen Besucher nicht nur kommen, sondern sich beteiligen können. Lege deshalb zuerst Zielgruppe, Termin und Ort fest und entwickle danach Programm und Standaufteilung. Anschließend folgen Anmeldungen, Genehmigungen, Barrierefreiheit, Technik und die genaue Versorgung vor Ort. Die letzten Tage gehören der Bestätigung aller Standbetreiber, dem finalen Programm und klaren Informationen für Teilnehmer und Helfer.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
- 2
Teilnehmerprofil festlegen
2 Personen
- 3
Programm zusammenstellen
3 Personen
- 4
Standaufteilung zeichnen
2 Personen
- 5
Teilnehmer einladen
2 Personen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Teilnehmerliste aktualisieren
- 10
Standbetreiber bestätigen
2 Personen
- 11
Workshopleiter bestätigen
2 Personen
- 12
Reservierungen vornehmen
- 13
Genehmigungen prüfen
- 14
Barrierefreiheit prüfen
2 Personen
- 15
Verkehrsweg prüfen
2 Personen
- 16
Stromanschlüsse erfassen
2 Personen
- 17
Technik reservieren
- 18
Drucksachen gestalten
2 Personen
- 19
Drucksachen anfertigen lassen
- 20
Social-Media-Posts veröffentlichen
- 21
Pressemitteilung versenden
- 22
Lageplan drucken
- 23
Namensschilder erstellen
2 Personen
- 24
Teilnehmerinformationen versenden
- 25
Programm finalisieren
3 Personen
- 26
Einkaufen gehen
3 Personen
- 27
Getränke kühlen
2 Personen
- 28
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 29
Informationspakete zusammenstellen
3 Personen
- 30
Materialien prüfen
2 Personen
- 31
Location öffnen
2 Personen
- 32
Stände markieren
2 Personen
- 33
Tische aufstellen
4 Personen
- 34
Stühle aufstellen
3 Personen
- 35
Stände einrichten
6 Personen
- 36
Informationsstand einrichten
2 Personen
- 37
Workshopraum einrichten
3 Personen
- 38
Ton testen
2 Personen
- 39
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
- 40
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 41
Catering bereitstellen
3 Personen
- 42
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
Event
- 43
Teilnehmende empfangen
3 Personen
- 44
Besucher registrieren
2 Personen
- 45
Eröffnungsrede halten
2 Personen
- 46
Informationen verteilen
2 Personen
- 47
Stände besetzen
12 Personen
- 48
Workshops betreuen
4 Personen
- 49
Besucherfragen beantworten
3 Personen
- 50
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 51
Snacks servieren
2 Personen
- 52
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 53
Mülleimer leeren
2 Personen
- 54
Toiletten kontrollieren
- 55
Programm ankündigen
- 56
Abschiedsbotschaft vorbereiten
2 Personen
- 57
Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 58
Stände abbauen
6 Personen
- 59
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 60
Abfall sammeln
3 Personen
- 61
Location reinigen
4 Personen
- 62
Materialien sortieren
3 Personen
- 63
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 18
- StühleAnz. 80
- StehtischeAnz. 8
- Empfangstresen
- HockerAnz. 12
- TischdeckenAnz. 18
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
- PartyzelteAnz. 4
Ausstattung
- LaptopAnz. 2
- TabletsAnz. 3
- Beamer
- Projektionsleinwand
- LautsprecherAnz. 2
- MikrofonAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- LadekabelAnz. 8
- KühlboxenAnz. 4
- KabelmattenAnz. 12
- Tragbare LampenAnz. 6
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 100
- GläserAnz. 100
- WassergläserAnz. 60
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServiertablettsAnz. 12
- AusgießkannenAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- SchälchenAnz. 16
- ServierlöffelAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
Dekoration
- WegweiserAnz. 12
- Programmatische PosterAnz. 8
- GemeindebannerAnz. 4
- NamensschilderAnz. 80
- TischnummernAnz. 20
- KlebestreifenAnz. 4
- KabelbinderAnz. 100
- FilzstifteAnz. 24
Büro
- RegistrierungsformulareAnz. 250
- StifteAnz. 40
- KlemmbretterAnz. 12
- KlebebandAnz. 8
- ScherenAnz. 8
- TackerAnz. 4
- AufkleberAnz. 500
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 12
- BesensetsAnz. 3
- BodenabzieherAnz. 2
- EimerAnz. 4
- ReinigungshandschuheAnz. 8
Sicherheit
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- TaschenlampenAnz. 4
- AbsperrbandAnz. 4
Barrierefreiheit
- Rutschfeste MattenAnz. 6
- SchwellenplattenAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Plane die Standaufteilung, bevor du Einladungen verschickst. Zeichne Wege, Empfang, Workshopflächen und Stromanschlüsse ein und halte mindestens 1,20 Meter für gut nutzbare Verkehrswege frei.
- Lege für jeden Stand früh fest, was gebraucht wird: Klapptische, Stühle, Stehtische, Strom, Licht oder eine Kabelmatte. Bestätige die Standbetreiber spätestens 14 Tage vor dem Termin, damit fehlende Ausstattung noch organisiert werden kann.
- Erfasse Ernährungswünsche direkt bei der Anmeldung und schließe die Liste mindestens 7 Tage vorher. Für Getränke solltest du pro anwesender Person mindestens zwei Wassergläser sowie zusätzliche Kaffeetassen und Gläser einplanen.
- Reserviere Beamer, Projektionsleinwand, Lautsprecher und Mikrofon nicht erst in der letzten Woche. Prüfe mindestens 10 Tage vorher Anschlüsse, Verlängerungskabel, Ladekabel und die Position der Technik im Lageplan.
- Schicke Teilnehmerinformationen mit Programm, Anfahrt, Zugänglichkeit und Kontakt spätestens 3 Tage vor dem Markt. Drucke Lageplan und Namensschilder erst nach der finalen Programmänderung, damit keine veralteten Angaben ausliegen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Partizipationsmarkt planen?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort, Teilnehmerprofil und Programm. Genehmigungen, Technik und Standbetreiber sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin geklärt sein.
- Wie viele Wochen vorher sollte man die Teilnehmer einladen?
- Verschicke die Einladungen etwa 6 Wochen vorher und setze eine Anmeldefrist von 2 bis 3 Wochen. Aktualisiere die Teilnehmerliste danach laufend und bestätige Standbetreiber sowie Workshopleiter spätestens 14 Tage vorher.
- Was muss man bei einem Partizipationsmarkt vor Ort vorbereiten?
- Kontrolliere am Veranstaltungstag zuerst Standaufteilung, Verkehrswege, Strom und Barrierefreiheit. Empfangstresen, Namensschilder, Lageplan, Sitzmöbel und Technik sollten mindestens 60 Minuten vor Beginn aufgebaut und getestet sein.
- Wann sollte das Programm eines Partizipationsmarkts feststehen?
- Plane einen ersten Entwurf 4 bis 6 Wochen vorher und finalisiere ihn spätestens 7 Tage vor dem Termin. So bleiben noch 3 Tage für Teilnehmerinformationen und ausreichend Zeit für Drucksachen und Lageplan.
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