Organiser un salon de la musique, étape par étape

Un salon de la musique réunit des exposants, des visiteurs et des concerts : il faut donc coordonner la circulation, les stands et la scène dès le départ. Commencez par confirmer la date, le lieu et les conditions de participation, puis construisez le programme autour des besoins techniques. Les inscriptions, l’accueil et la sonorisation doivent être verrouillés avant les derniers jours. Ce déroulé vous aide à avancer dans le bon ordre et à éviter les oublis qui bloquent souvent l’installation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Fixer les conditions de participation
2 personnes
3
Contacter les exposants
2 personnes
4
Réserver des musiciens pour les spectacles
2 personnes
5
Recenser les besoins techniques
2 personnes
6
Réserver le lieu
7
Vérifier les autorisations
8
Vérifier l’assurance
9
Dessiner le plan du stand
2 personnes
10
Dessiner le plan de la scène
2 personnes
11
Publier le formulaire d'inscription
12
Envoyer les invitations
2 personnes
13
Annoncer l'événement en ligne
14
Enregistrer les exposants
2 personnes
15
Traiter les inscriptions
2 personnes
16
Recueillir les besoins alimentaires
17
Finaliser le programme
2 personnes
18
Informer les exposants
2 personnes
19
Réserver le catering
20
Réserver la sécurité
21
Réserver le matériel de sonorisation
22
Tester le système de caisse
2 personnes
23
Imprimer les informations visiteurs
2 personnes
24
Trier les bracelets et les billets
2 personnes
25
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
26
Créer les panneaux de route et de sécurité
2 personnes
27
Vérifier la liste des courses
28
Faire les courses
2 personnes
29
Aller chercher le catering frais
2 personnes
30
Récupérer l’équipement et le matériel
2 personnes
31
Récupérer les clés du lieu
32
Rappeler les exposants
33
Ouvrir le lieu
2 personnes
34
Libérer la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
35
Installer les tables et les chaises
4 personnes
36
Marquer les emplacements
2 personnes
37
Accueillir les exposants
3 personnes
38
Distribuer les panneaux de stand
2 personnes
39
Décharger les instruments en toute sécurité
4 personnes
40
Monter la scène
4 personnes
41
Raccorder la sonorisation
3 personnes
42
Tester les microphones et les instruments
3 personnes
43
Installer l'éclairage
2 personnes
44
Installer la décoration
2 personnes
45
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
46
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
47
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
48
Mettre les boissons au frais
2 personnes
49
Préparer le café et le thé
2 personnes
50
Briefer les bénévoles
3 personnes
51
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

52
Ouvrir les portes
3 personnes
53
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
54
Orienter les visiteurs
2 personnes
55
Soutenir les exposants
2 personnes
56
Annoncer les démonstrations
57
Coordonner les spectacles musicaux
2 personnes
58
Coordonner les changements de scène
2 personnes
59
Vérifier le niveau sonore
60
Servir les boissons
3 personnes
61
Servir des amuse-bouches
2 personnes
62
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
63
Réapprovisionner le café et le thé
64
Maintenir le buffet en ordre
2 personnes
65
Vider les poubelles
2 personnes
66
Vérifier les toilettes
67
Enregistrer les objets trouvés
68
Annoncer le dernier numéro
69
Accompagner la sortie des visiteurs
3 personnes
70
Clôturer les ventes et la caisse
2 personnes

Suivi

71
Faire décharger les exposants
3 personnes
72
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
73
Emballer les instruments en toute sécurité
4 personnes
74
Démonter le mobilier
4 personnes
75
Retirer la décoration
2 personnes
76
Refroidir le catering restant
2 personnes
77
Faire la vaisselle
3 personnes
78
Rassembler les déchets
3 personnes
79
Nettoyer le lieu
3 personnes
80
Nettoyer les toilettes en profondeur
2 personnes
81
Inventorier le matériel
2 personnes
82
Retourner le matériel loué
2 personnes
83
Restituer les clés du lieu
84
Gérer les objets trouvés
85
Relancer les exposants
86
Archiver les photos et les fichiers
87
Vérifier les factures des fournisseurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 24
Tablesqté 30
Chaisesqté 120
Chaises pliantes pour la scèneqté 8
Tabourets de barqté 6
Tables hautesqté 10
Nappesqté 30
Éléments de podiumqté 6
Portantsqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 3

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 4
Subwoofersqté 2
Microphones de scèneqté 4
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Enceintes de monitoringqté 2
Câbles d'instrumentsqté 12
Rallonges électriquesqté 6
Multiprisesqté 12
Ordinateur portable avec playlist
Amplificateurs pour casqueqté 2
Répartiteurs électriquesqté 4
Ruban gafferqté 8

Éclairage

Barres lumineuses LEDqté 8
Projecteurs de scèneqté 4
Lampes d'ambianceqté 12
Pieds d’éclairageqté 4

Décoration

Bannières d'entréeqté 2
Panneaux de standqté 24
Affiches du programmeqté 10
Panneaux indicateursqté 12
Badges nominatifsqté 40
Stylosqté 30
Cordeqté 2
Passe-câblesqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 3
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 3
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Bacs de rangementqté 12
Papier aluminiumqté 3
Film alimentaireqté 3
Gantsqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 3
Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Spray désinfectantqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le lieu et les autorisations avant de contacter largement les exposants : prévoyez au moins plusieurs semaines pour vérifier l’assurance, les accès et les contraintes techniques.
Demandez à chaque exposant ses besoins alimentaires et électriques au moment de l’inscription, pas la veille. Regroupez ensuite ces informations dans le plan des stands pour éviter les rallonges improvisées.
Dessinez séparément le plan des stands et celui de la scène. Réservez un passage dégagé entre les tables, les chaises et les éléments de podium, puis vérifiez que les câbles ne traversent pas les zones visiteurs.
Programmez un vrai test son avant l’ouverture : table de mixage, haut-parleurs, microphones, boîtiers DI, retours et câbles doivent être essayés avec les musiciens présents, idéalement le jour précédent.
Préparez l’accueil avant l’installation finale : badges nominatifs, bracelets, billets, informations visiteurs et caisse doivent être triés et testés au moins 1 heure avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon de la musique ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour un salon avec exposants et spectacles. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, les musiciens, la sonorisation et la sécurité, puis de traiter les inscriptions.
Quand faut-il confirmer les exposants d’un salon de la musique ?: Fixez une date limite d’inscription environ 3 à 4 semaines avant l’événement. Vous pourrez alors finaliser le plan des stands, les badges, les besoins alimentaires et les informations à envoyer aux exposants.
Quand tester la sonorisation pour un salon de la musique ?: Faites un test complet au moins 24 heures avant l’ouverture, puis une vérification rapide le jour même. Testez chaque microphone, les boîtiers DI, les retours, les amplificateurs et les câbles avec la configuration réelle de la scène.
Que préparer pour l’accueil des visiteurs ?: Triez les bracelets et les billets, imprimez les informations visiteurs et testez la caisse au minimum 1 heure avant l’ouverture. Préparez aussi les badges des exposants séparément pour réduire l’attente à l’entrée.

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