Eine Musikmesse Schritt für Schritt organisieren

Eine Musikmesse steht und fällt mit der Reihenfolge der Vorbereitung. Zuerst klärst du Datum, Ort, Teilnahmebedingungen und Genehmigungen, danach gewinnst du Aussteller und planst Fläche, Bühne und Technik. Sobald die Anmeldungen laufen, werden Programm, Catering, Sicherheit und Besucherinformationen konkret. Die letzten Tage gehören Tests, Beschriftungen und dem Aufbau – besonders bei Tonanlage, Kassensystem und Einlass solltest du nicht bis zum Veranstaltungstag warten.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
2
Teilnahmebedingungen festlegen
2 Personen
3
Standbetreiber ansprechen
2 Personen
4
Musiker für Auftritte buchen
2 Personen
5
Technische Anforderungen erfassen
2 Personen
6
Location reservieren
7
Genehmigungen prüfen
8
Versicherung prüfen
9
Standaufteilung zeichnen
2 Personen
10
Bühnenaufteilung zeichnen
2 Personen
11
Anmeldeformular veröffentlichen
12
Einladungen verschicken
2 Personen
13
Veranstaltung online ankündigen
14
Standbetreiber registrieren
2 Personen
15
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
16
Ernährungswünsche erfassen
17
Programm finalisieren
2 Personen
18
Standbetreiber informieren
2 Personen
19
Catering reservieren
20
Sicherheit buchen
21
Tonanlage reservieren
22
Kassensystem testen
2 Personen
23
Besucherinformationen drucken
2 Personen
24
Armbänder und Tickets sortieren
2 Personen
25
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
26
Weg- und Sicherheitsschilder erstellen
2 Personen
27
Einkaufsliste prüfen
28
Einkaufen gehen
2 Personen
29
Frisches Catering abholen
2 Personen
30
Geräte und Materialien abholen
2 Personen
31
Standortschlüssel abholen
32
Standbetreiber erinnern
33
Location öffnen
2 Personen
34
Lade- und Entladezone freimachen
2 Personen
35
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
36
Standplätze markieren
2 Personen
37
Aussteller empfangen
3 Personen
38
Standschilder verteilen
2 Personen
39
Instrumente sicher ausladen
4 Personen
40
Bühne aufbauen
4 Personen
41
Musikanlage anschließen
3 Personen
42
Mikrofone und Instrumente testen
3 Personen
43
Beleuchtung aufhängen
2 Personen
44
Dekoration aufhängen
2 Personen
45
Eingangstresen einrichten
2 Personen
46
Kasse und Kartenlesegerät testen
2 Personen
47
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
48
Getränke kalt stellen
2 Personen
49
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
50
Freiwillige einweisen
3 Personen
51
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen

Event

52
Türen öffnen
3 Personen
53
Besucher einchecken
3 Personen
54
Besucher orientieren
2 Personen
55
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
56
Vorführungen ankündigen
57
Musikauftritte betreuen
2 Personen
58
Bühnenwechsel begleiten
2 Personen
59
Lautstärke kontrollieren
60
Getränke servieren
3 Personen
61
Snacks servieren
2 Personen
62
Getränke nachfüllen
2 Personen
63
Kaffee und Tee nachfüllen
64
Buffet ordentlich halten
2 Personen
65
Mülleimer leeren
2 Personen
66
Toiletten kontrollieren
67
Fundgegenstände registrieren
68
Letzten Auftritt ankündigen
69
Besucherabstrom begleiten
3 Personen
70
Verkauf und Kasse abschließen
2 Personen

Nachbereitung

71
Aussteller ausladen lassen
3 Personen
72
Tonanlage ausschalten
2 Personen
73
Instrumente sicher einpacken
4 Personen
74
Mobiliar abbauen
4 Personen
75
Dekoration entfernen
2 Personen
76
Übrig gebliebene Verpflegung kühlen
2 Personen
77
Geschirr abwaschen
3 Personen
78
Abfall sammeln
3 Personen
79
Location reinigen
3 Personen
80
Toiletten gründlich reinigen
2 Personen
81
Materialien inventarisieren
2 Personen
82
Leihgeräte zurückgeben
2 Personen
83
Locationschlüssel zurückgeben
84
Fundsachen bearbeiten
85
Aussteller nachtelefonieren
86
Fotos und Dateien archivieren
87
Lieferantenrechnungen prüfen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MarktständeAnz. 24
TischeAnz. 30
StühleAnz. 120
Klappstühle für die BühneAnz. 8
BarhockerAnz. 6
StehtischeAnz. 10
TischdeckenAnz. 30
BühnenelementeAnz. 6
GarderobenständerAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KaffeekannenAnz. 4
TeekannenAnz. 3

Ausstattung

Mischpult
LautsprecherAnz. 4
SubwooferAnz. 2
BühnenmikrofoneAnz. 4
FunkmikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 6
DI-BoxenAnz. 4
MonitorspeakerAnz. 2
InstrumentenkabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 12
Laptop mit Playlist
KopfhörerverstärkerAnz. 2
StromverteilerAnz. 4
Gaffer TapeAnz. 8

Beleuchtung

LED-LichtleistenAnz. 8
BühnenstrahlerAnz. 4
StimmungsleuchtenAnz. 12
LichtstativeAnz. 4

Dekoration

EingangsbannerAnz. 2
StandbeschilderungAnz. 24
Programmatische PosterAnz. 10
WegweiserAnz. 12
NamensschilderAnz. 40
StifteAnz. 30
SeilAnz. 2
KabelmattenAnz. 12

Küche

KühlboxenAnz. 6
EisbehälterAnz. 3
ThermoskannenAnz. 6
WasserkocherAnz. 3
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
BrotmesserAnz. 3
AufbewahrungsboxenAnz. 12
AluminiumfolieAnz. 3
FrischhaltefolieAnz. 3
HandschuheAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
BesensetsAnz. 3
Staubsauger
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
PutzlappenAnz. 20
HandseifenspenderAnz. 6
DesinfektionssprayAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Stand- und Bühnenplan fest, bevor du Aussteller verbindlich registrierst. So erkennst du früh, ob Marktstände, Tische, Sitzplätze und Laufwege für alle angemeldeten Anbieter ausreichen.
Erfasse die technischen Anforderungen jedes Auftritts spätestens bei der Anmeldung. Plane für die Bühnenabnahme einen vollständigen Soundcheck mit Mischpult, Lautsprechern, Monitoren, Mikrofonen, DI-Boxen und Instrumentenkabeln ein.
Veröffentliche das Anmeldeformular erst, wenn Teilnahmebedingungen, Frist und benötigte Angaben feststehen. Schließe die Anmeldung mindestens 14 Tage vor der Messe, damit Ernährungswünsche, Namensschilder und Standaufteilung noch bearbeitet werden können.
Buche Catering und Sicherheit nicht erst nach der Programmfreigabe. Sobald die erwartete Besucherzahl feststeht, bestätigst du Mengen, Servicezeiten und Personalbedarf; bei Essen und Getränken solltest du mindestens 7 Tage Puffer einplanen.
Teste Kassensystem, Funkmikrofone, Verlängerungskabel und die Playlist am Vortag. Sortiere Tickets, Armbänder, Besucherinformationen und Namensschilder ebenfalls vorher, damit der Einlass am Morgen nicht zur Engstelle wird.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Musikmesse organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 9 Monate vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen und Ausstelleransprache. Musiker, Technik, Catering und Sicherheit sollten spätestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin angefragt oder gebucht sein.
Wann sollte das Programm einer Musikmesse feststehen?: Finalisiere das Programm etwa 4 Wochen vor der Messe. So kannst du Aussteller und Besucher rechtzeitig informieren und hast noch genügend Zeit, Änderungen an Bühne, Tonanlage und Ablauf einzuarbeiten.
Wie viel Zeit braucht der Technik- und Soundcheck?: Plane mindestens 2 bis 3 Stunden für Aufbau, Verkabelung und Soundcheck ein, bei mehreren Bands entsprechend mehr. Der Test sollte spätestens am Vortag stattfinden, nicht während des Einlasses.
Was muss man für den Einlass einer Musikmesse vorbereiten?: Sortiere Tickets und Armbänder, drucke Besucherinformationen und bereite Namensschilder mindestens einen Tag vorher vor. Lege zusätzlich einen festen Ausgabeplatz und eine Person für Rückfragen fest, damit sich am Einlass keine Warteschlange bildet.

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