Checklist pour organiser un atelier de planification de mariage

Un atelier de planification de mariage demande plus qu’une date et quelques animateurs. Il faut gérer les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires, préparer les exercices et réunir le matériel de présentation et de travail. Cette checklist rassemble 69 tâches et 83 éléments à prévoir, dans l’ordre où ils deviennent utiles. Vous pouvez ainsi suivre les participants, finaliser le programme et ouvrir la salle sans courir après les derniers détails.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et la salle
Confirmer les animateurs d’atelier
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recueillir les questions des participants
Mettre à jour la liste des participants
Finaliser le programme
2 personnes
Composer les feuilles de travail
2 personnes
Préparer la présentation
Sélectionner les informations des fournisseurs
Préparer un exercice de budget
Imprimer le déroulé
Préparer les badges nominatifs
Commander le catering
Vérifier la technique et les câbles
2 personnes
Effectuer une visite du site
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Remplir les dossiers de travail
3 personnes
Rappeler les participants
Ouvrir la salle
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager la table de présentation
2 personnes
Préparer les dossiers de travail
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Brancher la technique
2 personnes
Tester la présentation
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre en place le buffet du déjeuner
3 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Présenter le programme de l'atelier
Animer le tour de présentation
2 personnes
Discuter des objectifs du mariage
2 personnes
Encadrer l’activité budgétaire
2 personnes
Réapprovisionner les boissons de la pause
2 personnes
Servir les snacks de pause
2 personnes
Expliquer le choix du lieu
S’entraîner au choix des fournisseurs
2 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Réapprovisionner le buffet du soir
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Dégager les tables
3 personnes
Animer l'exercice du planning
2 personnes
Discuter de la planification de la cérémonie
2 personnes
Encadrer la tâche de la chronologie
2 personnes
Noter les actions personnelles
2 personnes
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le point café
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Débrancher le matériel technique
2 personnes
Trier les feuilles de travail restantes
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Stocker les restes au frais
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les provisions restantes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables d'atelierqté 8
Chaisesqté 45
Table de présentation
Table d’accueil
Table de buffetqté 2
Tabouretsqté 4

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 50
Assiettes à dessertqté 50
Tasses à caféqté 50
Verres à eauqté 50
Verres à vinqté 50
Cuillères à caféqté 50
Sets de couverts pour le dînerqté 50
Plateaux de serviceqté 8
Louchesqté 8
Couverts de serviceqté 8

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Adaptateur HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Micro sans fil
Enceinte portable
Chevalet de conférenceqté 2
Blocs pour chevaletqté 4
Chronomètresqté 4

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Pincesqté 6
Cuillères de serviceqté 8
Carafesqté 6
plateauxqté 4

Décoration

Chemins de tableqté 8
Compositions floralesqté 8
Présentoirs de menuqté 8
Panneau d’accueil
Présentoirs pour cartes nominativesqté 45
Numéros de tableqté 8
Pinces à lingeqté 50
Bandes adhésivesqté 2

Éclairage

Lampes de tableqté 8
Éclairage d’ambianceqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Balai
Balayette et pelle

Catering

Courses

Papeterie

Dossiers de travailqté 45
Blocs-notesqté 45
Stylosqté 60
Crayonsqté 30
Gommesqté 30
Marqueursqté 20
Feutres de couleurqté 40
Post-itqté 20
Étiquettes nominativesqté 50
Badges nominatifsqté 50
Flyers du programmeqté 50
Formulaires des participantsqté 50
Feuilles de travail sur le budgetqté 50
Feuilles de travail sur la chronologieqté 50
Cartes des fournisseursqté 100
Enveloppesqté 50
Ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 10
Bâtons de colleqté 10
Trombonesqté 2
Presse-papiersqté 10
Marqueurs de tableqté 12
Tableau blanc
Papier pour imprimanteqté 500
Classeursqté 6
Pochettes pour documentsqté 100
Marque-placesqté 8
Panneaux d’orientationqté 6

Conseils

Fixez la date, le lieu et le programme avant d’envoyer les invitations. Prévoyez ensuite une période d’inscription suffisamment longue pour traiter les réponses et les besoins alimentaires.
Fermez les inscriptions quelques jours avant l’atelier afin de mettre à jour la liste des participants, préparer les badges nominatifs et remplir les dossiers de travail avec le bon nombre d’exemplaires.
Ne laissez pas les exercices pour la veille : préparez les feuilles de travail, la présentation et l’exercice de budget avant la finalisation du programme, puis imprimez le déroulé.
Faites une visite du site avant le jour J pour vérifier les tables d’atelier, les chaises, l’écran, le vidéoprojecteur et les prises disponibles. Testez aussi le câble HDMI, l’adaptateur, les rallonges et les multiprises.
Commandez le catering après avoir consolidé les inscriptions et les contraintes alimentaires. Prévoyez le refroidissement des boissons et l’installation de la machine à café ou des bouilloires avant l’ouverture de la salle.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un atelier de planification de mariage ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver la salle, confirmer les animateurs, envoyer les invitations et préparer le contenu de l’atelier.
Quand envoyer les invitations pour un atelier de planification de mariage ?: Envoyez-les environ 4 à 6 semaines à l’avance. Fermez les inscriptions quelques jours avant l’atelier pour confirmer les participants, les questions et les besoins alimentaires.
Combien de temps avant faut-il préparer le matériel de l’atelier ?: Préparez les supports imprimés, les badges et les dossiers de travail 2 à 3 jours avant. Vérifiez la technique et les câbles pendant la visite du site, puis refaites un contrôle le jour précédent.
Que faut-il vérifier dans la salle le jour de l’atelier ?: Prévoyez au moins 60 minutes avant l’arrivée des participants pour ouvrir la salle, installer les tables et tester le vidéoprojecteur, l’ordinateur, le micro et l’enceinte. Profitez-en pour disposer l’accueil, le buffet et les boissons.

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