Organiser un Salon de l’innovation, étape par étape
Un Salon de l’innovation se prépare d’abord comme un projet, puis comme un événement. Commencez par réserver le lieu, fixer la date et construire un programme réaliste avant de solliciter exposants et intervenants. Les inscriptions, le plan des stands et les besoins techniques doivent avancer ensemble, car une modification tardive se répercute partout. Gardez ensuite les dernières semaines pour confirmer les participants, imprimer les supports et tester le matériel.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver le lieu
- 2
Fixer la date et le programme
2 personnes
- 3
Inviter les exposants
2 personnes
- 4
Inviter les intervenants
- 5
Créer le formulaire d’inscription
- 6
Envoyer les invitations
2 personnes
- 7
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 8
Recueillir les besoins alimentaires
- 9
Tenir à jour la liste des exposants
- 10
Préparer le plan du stand
2 personnes
- 11
Commander le catering
- 12
Recenser les besoins techniques
2 personnes
- 13
Rassembler les présentations
- 14
Préparer les badges nominatifs
- 15
Réaliser le plan du site
- 16
Imprimer le programme
- 17
Impression de la signalétique
- 18
Confirmer les exposants
2 personnes
- 19
Planifier les bénévoles
- 20
Trier les bracelets
- 21
Faire les courses
2 personnes
- 22
Vérifier le matériel
2 personnes
- 23
Rappeler les exposants
- 24
Trier les badges nominatifs
2 personnes
- 25
Préparer les en-cas
3 personnes
- 26
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 27
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 28
Installer les parois des stands
3 personnes
- 29
Aménager les stands des exposants
6 personnes
- 30
Brancher les points d’alimentation
2 personnes
- 31
Tester les présentations
2 personnes
- 32
Installer la table d'inscription
2 personnes
- 33
Installer la table traiteur
2 personnes
- 34
Installer la signalétique
2 personnes
- 35
Afficher le programme bien en vue
- 36
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes
- 37
Faire le briefing des exposants
2 personnes
Événement
- 38
Ouvrir les portes
2 personnes
- 39
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
- 40
Distribuer les badges
2 personnes
- 41
Orienter les visiteurs
2 personnes
- 42
Servir le café et le thé
2 personnes
- 43
Aider les exposants
2 personnes
- 44
Lancer les présentations
- 45
Passer le micro
- 46
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 48
Ravitailler le catering
2 personnes
- 49
Vider les poubelles
2 personnes
- 50
Vérifier les toilettes
- 51
Encadrer le tour de réseautage
2 personnes
- 52
Animer le moment photo
- 53
Annoncer le dernier tour
- 54
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
- 55
Démonter les stands des exposants
2 personnes
Suivi
- 56
Rassembler les verres utilisés
3 personnes
- 57
Faire la vaisselle
2 personnes
- 58
Ranger le service traiteur
2 personnes
- 59
Rassembler le matériel du stand
4 personnes
- 60
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 61
Éteindre la technique
2 personnes
- 62
Rassembler les déchets
3 personnes
- 63
Nettoyer l’espace
3 personnes
- 64
Retirer la signalétique
2 personnes
- 65
Inventorier le matériel
2 personnes
- 66
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 67
Stocker la restauration restante
2 personnes
- 68
Remercier les exposants
- 69
Envoyer l’e-mail aux visiteurs
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 24
- Chaisesqté 120
- Tables hautesqté 8
- Jupes de tableqté 24
- Panneaux de standqté 16
- Présentoirs à dépliantsqté 12
- Tabourets de barqté 16
Vaisselle
- Verres réutilisablesqté 150
- Tasses à caféqté 120
- Plateauxqté 120
- Assiettes à dessertqté 150
- Fourchettesqté 150
- Cuillères à caféqté 120
- Plateaux de serviceqté 20
- Pinces de serviceqté 12
Équipement
- Vidéoprojecteurqté 2
- Écrans de projectionqté 2
- Ordinateurs portablesqté 2
- Câbles HDMIqté 4
- Rallonges électriquesqté 8
- Multiprisesqté 16
- Chargeurs USBqté 8
- Microphones sans filqté 2
- Pieds de microqté 2
- Cliques de présentationqté 2
- Batteries externesqté 4
Éclairage
- Lampes LEDqté 8
- Pieds d’éclairageqté 4
Décoration
- Porte-nomsqté 30
- Panneaux de standqté 16
- Affiches du programmeqté 8
- Panneaux de signalisationqté 12
- Décoration de tableqté 24
- Plantesqté 12
- Serre-câblesqté 100
- Ruban de masquageqté 8
- Ruban adhésif double faceqté 6
- Stylosqté 60
- Blocs-notesqté 60
- Badges nominatifsqté 150
- Lanyardsqté 150
- Chemises à pinceqté 6
- Marqueursqté 24
- Ciseauxqté 8
- Agrafeusesqté 4
- Agrafesqté 8
- Pots à stylosqté 12
Cuisine
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 3
- Thermosqté 8
- Glacièresqté 6
- Conteneurs à glaceqté 4
- Planches à découperqté 4
- Couteau de chefqté 4
- Plateaux de serviceqté 20
- Plateaux de serviceqté 8
- Distributeurs de boissonsqté 4
- Tire-bouchonsqté 6
Nettoyage
- Aspirateur
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Sets de balaiqté 2
- Gants de nettoyageqté 6
- Poubellesqté 10
- Bacs de tri des déchetsqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Bloquez le lieu et le programme avant d’envoyer les invitations. Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour laisser aux exposants et aux intervenants le temps de confirmer leur participation.
- Demandez les besoins alimentaires dès le formulaire d’inscription, pas quelques jours avant l’événement. Utilisez la liste des inscrits pour transmettre au traiteur un nombre actualisé et les régimes particuliers.
- Faites préciser les besoins techniques de chaque intervenant au moins 3 semaines à l’avance. Vérifiez ensuite les ordinateurs, câbles HDMI, rallonges, multiprises, vidéoprojecteur et microphones lors d’un test complet.
- Finalisez le plan des stands avant de commander le mobilier. Comptez les tables, chaises, tables hautes, panneaux et présentoirs par exposant, puis gardez un exemplaire imprimé pour l’installation.
- Préparez badges, bracelets, programme et signalétique avant la dernière semaine. Le jour J, triez les badges par ordre alphabétique et prévoyez une personne dédiée à l’accueil plutôt que de faire chercher chaque nom aux exposants.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un Salon de l’innovation ?
- Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Les 4 premières servent à réserver le lieu, fixer le programme et inviter exposants et intervenants ; les dernières sont consacrées aux inscriptions, au plan des stands et aux vérifications.
- Quand envoyer les invitations pour un Salon de l’innovation ?
- Envoyez-les 6 à 8 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription environ 10 jours avant l’événement afin de finaliser le catering, les badges et le plan d’accueil.
- Quand confirmer les besoins techniques des intervenants ?
- Demandez-les au plus tard 3 semaines avant le Salon. Faites un test avec les présentations, les ordinateurs, les écrans, le vidéoprojecteur, les câbles et les microphones 2 à 3 jours avant l’ouverture.
- Combien de temps avant faut-il préparer les stands ?
- Préparez le plan des stands au moins 3 semaines à l’avance et installez le mobilier la veille si le lieu le permet. Gardez 2 à 3 heures le jour J pour les ajustements, la signalétique et l’arrivée des exposants.
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