Cómo organizar una feria de innovación sin perder el control
Una feria de innovación necesita dos planes coordinados: el programa de ponencias y la circulación por los puestos. Empieza reservando el lugar y fijando la fecha; después confirma expositores, ponentes e inscripciones antes de cerrar el montaje. Las presentaciones, el plano de puestos y las necesidades técnicas deben estar reunidos varios días antes. El día anterior, comprueba señalización, acreditaciones, cables, micrófonos y catering para no resolver problemas mientras llegan los asistentes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 3
Invitar a los expositores
2 personas
- 4
Invitar a los ponentes
- 5
Crear formulario de inscripción
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Gestionar inscripciones
2 personas
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Llevar la lista de expositores
- 10
Hacer el plano de puestos
2 personas
- 11
Pedir el catering
- 12
Inventariar las necesidades técnicas
2 personas
- 13
Recopilar las presentaciones
- 14
Diseñar las tarjetas de nombre
- 15
Diseñar el plano
- 16
Imprimir el programa
- 17
Imprimir la señalización
- 18
Confirmar expositores
2 personas
- 19
Programar voluntarios
- 20
Clasificar las pulseras
- 21
Hacer la compra
2 personas
- 22
Comprobar los materiales
2 personas
- 23
Recordar a los expositores
- 24
Clasificar las tarjetas con nombres
2 personas
- 25
Preparar aperitivos
3 personas
- 26
Enfriar las bebidas
2 personas
- 27
Montar mesas y sillas
4 personas
- 28
Instalar los paneles del stand
3 personas
- 29
Montar los stands de los expositores
6 personas
- 30
Conectar los puntos de electricidad
2 personas
- 31
Probar presentaciones
2 personas
- 32
Montar la mesa de registro
2 personas
- 33
Montar la mesa de catering
2 personas
- 34
Colgar señalización
2 personas
- 35
Colgar el programa a la vista
- 36
Dar briefing al equipo de recepción
3 personas
- 37
Dar briefing a los expositores
2 personas
Evento
- 38
Abrir las puertas
2 personas
- 39
Registrar a los visitantes
3 personas
- 40
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
- 41
Orientar a los visitantes
2 personas
- 42
Servir café y té
2 personas
- 43
Apoyar a los expositores
2 personas
- 44
Iniciar presentaciones
- 45
Pasar el micrófono
- 46
Servir aperitivos
3 personas
- 47
Rellenar las bebidas
2 personas
- 48
Reponer el catering
2 personas
- 49
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 50
Comprobar los baños
- 51
Coordinar la ronda de networking
2 personas
- 52
Coordinar el momento de fotos
- 53
Anunciar la última ronda
- 54
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
- 55
Permitir que los expositores desmonten
2 personas
Seguimiento
- 56
Recoger los vasos usados
3 personas
- 57
Lavar la vajilla
2 personas
- 58
Recoger el catering
2 personas
- 59
Reunir materiales del stand
4 personas
- 60
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 61
Apagar la técnica
2 personas
- 62
Recoger la basura
3 personas
- 63
Limpiar el espacio
3 personas
- 64
Retirar la señalización
2 personas
- 65
Inventariar materiales
2 personas
- 66
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 67
Guardar la catering sobrante
2 personas
- 68
Agradecer a los expositores
- 69
Enviar correo a los visitantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 24
- Sillascant. 120
- Mesas altascant. 8
- Faldones para mesascant. 24
- Paredes para standscant. 16
- Expositores para folletoscant. 12
- Taburetes de barcant. 16
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Tazas de cafécant. 120
- Bandejascant. 120
- Platos de postrecant. 150
- Tenedorescant. 150
- Cucharillas de cafécant. 120
- Bandejas de servircant. 20
- Pinzas de servircant. 12
Equipo
- Proyectorcant. 2
- Pantallas de proyeccióncant. 2
- Portátilescant. 2
- Cables HDMIcant. 4
- Enrollacablescant. 8
- Regletascant. 16
- Cargadores USBcant. 8
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Soportes para micrófonocant. 2
- Pulsadores de presentacióncant. 2
- Baterías externascant. 4
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Soportes de iluminacióncant. 4
Decoración
- Portanombrescant. 30
- Carteles de standcant. 16
- Pósteres del programacant. 8
- Paneles de señalizacióncant. 12
- Decoración de mesacant. 24
- Plantascant. 12
- Bridascant. 100
- Cinta de pintorcant. 8
- Cinta adhesiva de doble caracant. 6
- Bolígrafoscant. 60
- Bloc de notascant. 60
- Credencialescant. 150
- Lanyardscant. 150
- Carpetas portapapelescant. 6
- Rotuladorescant. 24
- Tijerascant. 8
- Grapadorascant. 4
- Grapascant. 8
- Portalápicescant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Termoscant. 8
- Neveras portátilescant. 6
- Contenedores para hielocant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 4
- Bandejas de servircant. 20
- Bandejas de serviciocant. 8
- Dispensadores de bebidascant. 4
- Abrebotellascant. 6
Limpieza
- Aspiradora
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Sets de escobacant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
- Papeleracant. 10
- Contenedores de separación de residuoscant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el lugar y el programa con al menos 8 semanas de margen. Así puedes invitar a expositores y ponentes con una fecha y horarios concretos, en lugar de confirmar disponibilidad a última hora.
- Pide a cada expositor sus necesidades técnicas y su presentación al menos 7 días antes. Haz una prueba de proyector, portátil, HDMI, micrófonos y regletas antes de abrir las puertas.
- Diseña el plano de puestos cuando tengas la lista de expositores confirmados. Deja pasillos suficientemente amplios y coloca la señalización de cada stand antes de que empiece el montaje.
- Cierra las inscripciones 48 horas antes y usa ese dato para pedir el catering. Recoge las preferencias dietéticas en el formulario y prepara las tarjetas de nombre con la lista final, no con una versión antigua.
- Asigna voluntarios por franjas horarias y dales tareas concretas: recepción, apoyo técnico y orientación. Clasifica pulseras y tarjetas de nombre antes del evento para que la acreditación no se convierta en una cola al inicio.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de innovación?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva primero el lugar y fija fecha y programa; deja las confirmaciones finales, el plano y el catering para la última semana.
- ¿Cuándo hay que confirmar a los expositores y ponentes?
- Haz una primera invitación con al menos 8 semanas de margen y pide confirmación definitiva 14 días antes. Solicita las presentaciones y necesidades técnicas como máximo 7 días antes del evento.
- ¿Cuándo se prepara el plano de los puestos?
- Prepáralo cuando la lista de expositores esté prácticamente cerrada, normalmente entre 10 y 14 días antes. Imprime el plano y la señalización después de revisar los nombres y la distribución.
- ¿Cuánto catering pedir para una feria de innovación?
- Calcula las raciones a partir de las inscripciones cerradas 48 horas antes y añade un margen del 10 %. Separa las opciones dietéticas recogidas en el formulario para evitar improvisaciones durante el servicio.
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