Innovationsmesse organisieren: der richtige Ablauf

Bei einer Innovationsmesse hängt vieles voneinander ab: Erst wenn Datum und Location feststehen, kannst du Aussteller, Redner und Programm verbindlich planen. Arbeite vom groben Rahmen zu den Details und halte Anmeldungen, Standaufteilung und Technikbedarf laufend aktuell. In den letzten zwei Wochen geht es vor allem um Bestätigungen, Beschilderung, Namensschilder und einen Funktionstest der Präsentationstechnik. So bleiben am Veranstaltungstag weniger offene Punkte.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Location reservieren
2
Datum und Programm festlegen
2 Personen
3
Aussteller einladen
2 Personen
4
Redner einladen
5
Anmeldeformular erstellen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Ausstellerliste pflegen
10
Standaufteilung erstellen
2 Personen
11
Catering bestellen
12
Technikbedarf erfassen
2 Personen
13
Präsentationen sammeln
14
Namensschilder gestalten
15
Grundriss erstellen
16
Programm drucken
17
Beschilderung drucken
18
Aussteller bestätigen
2 Personen
19
Freiwillige einplanen
20
Armbänder sortieren
21
Einkaufen gehen
2 Personen
22
Materialien prüfen
2 Personen
23
Aussteller erinnern
24
Namenskarten sortieren
2 Personen
25
Snacks vorbereiten
3 Personen
26
Getränke kalt stellen
2 Personen
27
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
28
Standwände aufstellen
3 Personen
29
Ausstellerstände einrichten
6 Personen
30
Stromanschlüsse anschließen
2 Personen
31
Präsentationen testen
2 Personen
32
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
33
Cateringtisch einrichten
2 Personen
34
Beschilderung anbringen
2 Personen
35
Programm sichtbar aufhängen
36
Briefing für das Empfangsteam geben
3 Personen
37
Aussteller briefen
2 Personen

Event

38
Türen öffnen
2 Personen
39
Besucher registrieren
3 Personen
40
Namensschilder verteilen
2 Personen
41
Besucher orientieren
2 Personen
42
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
43
Aussteller unterstützen
2 Personen
44
Präsentationen starten
45
Mikrofon weitergeben
46
Snacks servieren
3 Personen
47
Getränke nachfüllen
2 Personen
48
Catering auffüllen
2 Personen
49
Mülleimer leeren
2 Personen
50
Toiletten kontrollieren
51
Netzwerkrunde betreuen
2 Personen
52
Fotomoment begleiten
53
Letzte Runde ankündigen
54
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
55
Aussteller den Abbau durchführen lassen
2 Personen

Nachbereitung

56
Benutzte Gläser einsammeln
3 Personen
57
Geschirr abwaschen
2 Personen
58
Catering aufräumen
2 Personen
59
Standmaterial sammeln
4 Personen
60
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
61
Technik ausschalten
2 Personen
62
Abfall sammeln
3 Personen
63
Raum reinigen
3 Personen
64
Beschilderung entfernen
2 Personen
65
Materialien inventarisieren
2 Personen
66
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
67
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
68
Aussteller bedanken
69
Besucher-E-Mail versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 24
StühleAnz. 120
StehtischeAnz. 8
TischröckeAnz. 24
StandwändeAnz. 16
ProspektständerAnz. 12
BarhockerAnz. 16

Geschirr

Wiederverwendbare GläserAnz. 150
KaffeetassenAnz. 120
ServierplattenAnz. 120
DesserttellerAnz. 150
GabelnAnz. 150
KaffeelöffelAnz. 120
ServierschalenAnz. 20
ServierzangenAnz. 12

Ausstattung

BeamerAnz. 2
ProjektionsleinwändeAnz. 2
LaptopsAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 16
USB-LadegeräteAnz. 8
FunkmikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
PräsentationsklickerAnz. 2
PowerbanksAnz. 4

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichtständerAnz. 4

Dekoration

NamensschildhalterAnz. 30
StandschilderAnz. 16
Programmatische PosterAnz. 8
WegweiserAnz. 12
TischdekorationAnz. 24
PflanzenAnz. 12
KabelbinderAnz. 100
AbdeckbandAnz. 8
Doppelseitiges KlebebandAnz. 6
StifteAnz. 60
NotizblöckeAnz. 60
NamensschilderAnz. 150
LanyardsAnz. 150
KlemmbrettmappenAnz. 6
StifteAnz. 24
ScherenAnz. 8
TackerAnz. 4
KlammernAnz. 8
StiftehalterAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
EisbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 20
ServiertablettsAnz. 8
GetränkespenderAnz. 4
FlaschenöffnerAnz. 6

Reinigung

Staubsauger
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
BesensetsAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 10
AbfalltrennbehälterAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum, Programm und Location mindestens 12 Wochen vorher fest. Plane dabei nicht nur Ausstellungsflächen, sondern auch Raum für Bühne, Catering, Registrierung und Fluchtwege ein.
Versende die Einladungen an Aussteller und Redner etwa 10 bis 12 Wochen vor der Messe. Bitte bei der Anmeldung direkt um Präsentationsdateien, Technikbedarf und Ernährungswünsche, damit später keine Einzelabfragen fehlen.
Pflege die Ausstellerliste wöchentlich und erstelle die Standaufteilung spätestens 4 Wochen vor dem Termin. Bestätige jedem Aussteller Standnummer, Aufbauzeit, Tischbedarf und benötigte Anschlüsse schriftlich.
Sammle Präsentationen spätestens 7 Tage vorher und teste Beamer, Leinwände, Laptops, HDMI- und Verlängerungskabel gemeinsam. Ein Ersatzkabel sowie USB-Ladegeräte und Powerbanks verhindern, dass ein leerer Akku den Ablauf stoppt.
Drucke Programm, Beschilderung und Namensschilder in der letzten Woche und sortiere Armbänder sowie Namenskarten am Vortag. Plane für Registrierung und Orientierung mindestens 30 Minuten vor dem offiziellen Beginn mit besetzten Helferplätzen ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Innovationsmesse organisieren?: Beginne idealerweise 12 bis 16 Wochen vorher. Die Location, das Datum und das Grundprogramm sollten in den ersten zwei Wochen feststehen, damit Aussteller und Redner verbindlich eingeladen werden können.
Wann sollte man Aussteller für eine Innovationsmesse einladen?: Verschicke die Einladungen etwa 10 bis 12 Wochen vor der Messe. Setze eine Anmeldefrist von ungefähr 6 Wochen vorher und erinnere nicht bestätigte Aussteller spätestens 14 Tage vor dem Termin.
Wie viel Zeit braucht die Technikplanung bei einer Innovationsmesse?: Erfasse den Technikbedarf direkt mit der Anmeldung und schließe die Liste spätestens 4 Wochen vorher ab. Einen vollständigen Test mit Beamer, Mikrofonen, Laptops und Kabeln solltest du 1 bis 2 Tage vor der Messe durchführen.
Wann muss das Catering für eine Innovationsmesse bestellt werden?: Bestelle das Catering etwa 3 bis 4 Wochen vorher, sobald die Anmeldezahlen belastbar sind. Aktualisiere die Zahl der Gäste und erfassten Ernährungswünsche noch einmal 7 Tage vor der Veranstaltung.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.