Organiser un salon de l’informatique, étape par étape

Un salon de l’informatique se prépare d’abord comme un parcours visiteur, puis comme un dispositif technique. Commence par confirmer la date et le lieu, avant de fixer les conditions de participation et d’ouvrir les inscriptions. Le nombre d’exposants déterminera les emplacements, les tables, les branchements et la circulation. Dans les derniers jours, vérifie les autorisations, les assurances, les données d’inscription et chaque équipement sur place, plutôt que de découvrir un problème à l’ouverture.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Définir l'agencement du salon
2 personnes
3
Élaborer le plan de table et les parcours de circulation
2 personnes
4
Rédiger les conditions de participation
5
Ouvrir le formulaire d’inscription
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Promouvoir la foire sur les réseaux sociaux
8
Distribuer les affiches
2 personnes
9
Contacter les vendeurs
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
11
Vérifier les données des participants
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Attribuer les emplacements
2 personnes
14
Informer les exposants
15
Clore les inscriptions
16
Envoyer les informations aux visiteurs
17
Faire les réservations
18
Vérifier les autorisations
19
Vérifier les informations d'assurance
20
Établir la liste des courses
2 personnes
21
Faire les courses
2 personnes
22
Tester l'équipement
2 personnes
23
Préparer le matériel d’impression
24
Appeler les exposants
25
Vérifier les prévisions météo
26
Rassembler le matériel
3 personnes
27
Remplir les glacières
2 personnes
28
Ouvrir le lieu
2 personnes
29
Libérer la zone de chargement et de déchargement
3 personnes
30
Installer les tables
4 personnes
31
Installer les chaises
3 personnes
32
Numéroter les stands
2 personnes
33
Accueillir les exposants
3 personnes
34
Enregistrer les exposants
2 personnes
35
Guider les exposants vers leurs stands
2 personnes
36
Raccorder la technique aux stands
3 personnes
37
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
38
Afficher les informations Wi-Fi
39
Installer la signalisation
2 personnes
40
Installer le comptoir d'information
2 personnes
41
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
42
Mettre en place le point café
2 personnes
43
Mettre les boissons au frais
2 personnes
44
Préparer les en-cas
2 personnes
45
Vérifier les toilettes
46
Effectuer des rondes de sécurité
2 personnes
47
Faire le briefing de l'équipe du comptoir
2 personnes

Événement

48
Ouvrir les portes
2 personnes
49
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
50
Percevoir les droits d’entrée
2 personnes
51
Informer les visiteurs
2 personnes
52
Distribuer le programme
2 personnes
53
Soutenir les exposants
2 personnes
54
Contrôler les flux de circulation
2 personnes
55
Servir le café et le thé
2 personnes
56
Servir des amuse-bouches
2 personnes
57
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
58
Vider les poubelles
2 personnes
59
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
60
Accompagner les démonstrations
2 personnes
61
Prendre des photos
62
Maintenir les premiers secours disponibles
63
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
64
Clôturer les ventes
2 personnes
65
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

66
Faire le check-out des exposants
2 personnes
67
Faire démonter les stands
4 personnes
68
Éteindre l’équipement
2 personnes
69
Clôturer la caisse
2 personnes
70
Retirer la décoration
2 personnes
71
Rassembler les tables et les chaises
4 personnes
72
Rassembler les déchets
3 personnes
73
Faire la vaisselle
2 personnes
74
Nettoyer le lieu
3 personnes
75
Nettoyer les toilettes
2 personnes
76
Rassembler les objets trouvés
77
Charger le matériel
4 personnes
78
Rendre le matériel loué
2 personnes
79
Restituer les clés du lieu
80
Remercier les participants
81
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 35
Chaisesqté 80
Bureau d’information
Tabouretsqté 8
Portants à vêtementsqté 4
Poteaux de balisageqté 12

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Tablettesqté 2
Terminal de paiement
Tiroir-caisse
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 15
Câbles HDMIqté 4
Câbles réseauqté 10
Routeur wifi
Clés USBqté 10
Goulottes de câblesqté 10
Serre-câblesqté 100
Compteurs d'électricitéqté 2
Boîtes à outilsqté 2
Diablesqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 120
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Louchesqté 6
Thermosqté 4
Carafeqté 2

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Plateaux de serviceqté 10
plateauxqté 4

Décoration

Bannières du salonqté 4
Nappesqté 35
Panneaux de standqté 35
Brochures du programmeqté 250
Flèches de directionqté 20
Panneaux d'informationqté 8
Étiquettes nominativesqté 200
Pâte adhésiveqté 4
Marqueursqté 12
Stylosqté 30

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Câbles d'éclairageqté 4
Lampes de pocheqté 4

Nettoyage

Sets de balaiqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 3
Aspirateur
Gants de nettoyageqté 8
Poubellesqté 10
Conteneurs à déchetsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloque le plan de salle dès que les premières inscriptions sont connues. Prévois des passages suffisamment larges entre les tables et sépare le bureau d’information de la zone de projection ou de démonstration.
Ferme les inscriptions assez tôt pour attribuer les emplacements et envoyer les consignes aux exposants. Un délai de 7 jours laisse généralement le temps de corriger une adresse, un besoin alimentaire ou une demande technique oubliée.
Teste tout le matériel au moins 48 heures avant l’ouverture : ordinateurs, tablettes, terminal de paiement, vidéoprojecteur, écran, microphone, haut-parleurs, câbles réseau et routeur wifi. Vérifie aussi les rallonges, multiprises et goulottes de câbles sur le plan réel de la salle.
Ne compte pas uniquement sur les informations fournies au moment de l’inscription. Relis les coordonnées de chaque participant, confirme les besoins alimentaires et appelle les exposants qui n’ont pas validé leur emplacement ou leurs besoins électriques.
Prépare l’accueil avant l’arrivée des visiteurs : affichage, liste des exposants, matériel d’impression, monnaie ou tiroir-caisse si nécessaire. Consulte les prévisions météo la veille et adapte les indications d’accès ou l’installation extérieure si le lieu le demande.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon de l’informatique ?: Prévois au minimum 6 à 8 semaines pour confirmer le lieu, recruter les exposants, ouvrir les inscriptions et communiquer les informations pratiques. Ajoute une semaine de marge pour les autorisations, les assurances et les ajustements du plan de salle.
Quand faut-il fermer les inscriptions des exposants ?: Ferme-les idéalement 7 jours avant le salon. Ce délai permet d’attribuer les emplacements, d’envoyer le plan final et de vérifier les besoins en tables, chaises, branchements et matériel technique.
Quel matériel tester avant un salon de l’informatique ?: Teste chaque ordinateur portable, tablette, terminal de paiement, vidéoprojecteur, écran, microphone, haut-parleur et routeur wifi au moins 48 heures avant l’ouverture. Fais également un essai avec les câbles, rallonges, multiprises et connexions réellement prévus dans la salle.
Quand envoyer les informations aux visiteurs ?: Envoie les informations pratiques 3 à 5 jours avant l’événement, puis un rappel la veille si l’accès, les horaires ou le stationnement nécessitent des précisions. Indique clairement l’adresse, les heures d’ouverture et les modalités d’accueil.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.