Zo organiseer je een computerbeurs
Begin met de datum, locatie en indeling voordat je verkopers uitnodigt. Een computerbeurs vraagt meer voorbereiding dan alleen tafels neerzetten: je moet standplaatsen, looproutes, stroom en internet vooraf uitwerken. Open daarna de inschrijving, controleer deelnemersgegevens en leg voorwaarden en betalingen duidelijk vast. In de laatste week test je laptops, pinapparaat, beamer, microfoon en bekabeling. Zo voorkom je dat standhouders op de dag zelf zonder aansluiting of informatie aankomen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie bevestigen
- 2
Beursindeling bepalen
2 personen
- 3
Tafelplan en looproutes uitwerken
2 personen
- 4
Deelnemersvoorwaarden opstellen
- 5
Inschrijfformulier openen
- 6
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 7
Beurs promoten op sociale media
- 8
Posters verspreiden
2 personen
- 9
Verkopers benaderen
2 personen
- 10
Aanmeldingen verwerken
- 11
Deelnemersgegevens controleren
- 12
Dieetwensen verzamelen
- 13
Standplaatsen toewijzen
2 personen
- 14
Standhouders informeren
- 15
Inschrijvingen sluiten
- 16
Bezoekersinformatie versturen
- 17
Reserveringen maken
- 18
Vergunningen controleren
- 19
Verzekeringsgegevens controleren
- 20
Boodschappenlijst samenstellen
2 personen
- 21
Boodschappen doen
2 personen
- 22
Apparatuur testen
2 personen
- 23
Printmateriaal voorbereiden
- 24
Standhouders bellen
- 25
Weersverwachting controleren
- 26
Materiaal verzamelen
3 personen
- 27
Koelboxen vullen
2 personen
- 28
Locatie openen
2 personen
- 29
Laad- en loszone vrijmaken
3 personen
- 30
Tafels opstellen
4 personen
- 31
Stoelen plaatsen
3 personen
- 32
Stands nummeren
2 personen
- 33
Standhouders ontvangen
3 personen
- 34
Standhouders registreren
2 personen
- 35
Standhouders naar stands begeleiden
2 personen
- 36
Techniek bij stands aansluiten
3 personen
- 37
Beamer en scherm plaatsen
2 personen
- 38
Wifi-informatie ophangen
- 39
bewegwijzering ophangen
2 personen
- 40
Informatiebalie inrichten
2 personen
- 41
Kassa en pinapparaat testen
2 personen
- 42
Koffiepunt inrichten
2 personen
- 43
Dranken koud zetten
2 personen
- 44
Hapjes klaarzetten
2 personen
- 45
Toiletten controleren
- 46
Veiligheidsrondes uitvoeren
2 personen
- 47
Briefing balieteam geven
2 personen
Event
- 48
Deuren openen
2 personen
- 49
Bezoekers registreren
3 personen
- 50
Entreegelden innen
2 personen
- 51
Bezoekers informeren
2 personen
- 52
Programma uitdelen
2 personen
- 53
Standhouders ondersteunen
2 personen
- 54
Verkeersstromen controleren
2 personen
- 55
Koffie en thee serveren
2 personen
- 56
Hapjes serveren
2 personen
- 57
Dranken bijvullen
2 personen
- 58
Afvalbakken legen
2 personen
- 59
Toiletten tussentijds controleren
- 60
Demo's begeleiden
2 personen
- 61
Foto's maken
- 62
Eerste hulp beschikbaar houden
- 63
Laatste bezoekers informeren
2 personen
- 64
Verkoop afsluiten
2 personen
- 65
Bezoekers uitgeleiden
2 personen
Nazorg
- 66
Standhouders uitchecken
2 personen
- 67
Standhouders laten afbouwen
4 personen
- 68
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 69
Kassa afsluiten
2 personen
- 70
Decoratie verwijderen
2 personen
- 71
Tafels en stoelen verzamelen
4 personen
- 72
Afval verzamelen
3 personen
- 73
Servies afwassen
2 personen
- 74
Locatie schoonmaken
3 personen
- 75
Toiletten schoonmaken
2 personen
- 76
Gevonden voorwerpen verzamelen
- 77
Materialen inladen
4 personen
- 78
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
- 79
Locatiesleutels retourneren
- 80
Deelnemers bedanken
- 81
Foto's met deelnemers delen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 35
- Stoelenaantal 80
- Informatiebalie
- Krukkenaantal 8
- Kledingrekkenaantal 4
- Afzetpalenaantal 12
Apparatuur
- Laptopsaantal 3
- Tabletsaantal 2
- Pinapparaat
- Kassalade
- Beamer
- Projectiescherm
- Speakersaantal 2
- Microfoon
- Verlengsnoerenaantal 12
- Stekkerdozenaantal 15
- HDMI-kabelsaantal 4
- Netwerkkabelsaantal 10
- Wifi-router
- USB-sticksaantal 10
- Kabelgotenaantal 10
- Kabelbindersaantal 100
- Stroommetersaantal 2
- Gereedschapskoffersaantal 2
- Steekwagensaantal 2
Servies
- Koffiekopjesaantal 80
- Glazenaantal 120
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Opscheplepelsaantal 6
- Thermoskannenaantal 4
- Schenkkanaantal 2
Keuken
- Koffiezetapparaataantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Snijplankenaantal 2
- Broodmessenaantal 2
- Serveerschalenaantal 10
- dienbladenaantal 4
Decoratie
- Beursbannersaantal 4
- Tafelkleeddenaantal 35
- Standbordjesaantal 35
- Programmafoldersaantal 250
- Routepijlenaantal 20
- Informatiebordenaantal 8
- Naamstickersaantal 200
- Kleefgumaantal 4
- Markeerstiftenaantal 12
- Pennenaantal 30
Verlichting
- LED-lampenaantal 8
- Lichtkabelsaantal 4
- Zaklampenaantal 4
Schoonmaak
- Bezemsetsaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Emmersaantal 3
- Stofzuiger
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
- Afvalbakkenaantal 10
- Afvalcontainersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Maak het tafelplan zodra de locatie vaststaat. Houd looproutes vrij en markeer plekken voor de informatiebalie, wachtrijen en eventuele afzetpalen; pas daarna wijs je standplaatsen toe.
- Vraag bij de inschrijving welke apparatuur standhouders meenemen en hoeveel tafelruimte ze nodig hebben. Sluit de inschrijvingen uiterlijk enkele dagen vóór de beurs, zodat je het plan nog kunt controleren.
- Plan stroom per zone in plaats van verlengsnoeren willekeurig uit te rollen. Test stekkerdozen, netwerkkabels, wifi-router, kabelgoten en stroommeters vooraf en zet kabels vast met kabelbinders.
- Stuur bezoekersinformatie niet pas op de ochtend zelf. Vermeld openingstijd, bereikbaarheid, reserveringen en betaalmogelijkheden minstens 2 dagen vooraf; standhouders krijgen hun definitieve plek en praktische instructies eerder.
- Reserveer in de laatste week tijd voor een volledige technische proef. Controleer naast laptops en tablets ook het pinapparaat, de kassalade, HDMI-kabels, beamer, projectiescherm, speakers en microfoon; leg USB-sticks en een gereedschapskoffer bij de informatiebalie.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een computerbeurs organiseren?
- Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en verkopers. Open de inschrijving daarna snel, zodat je ongeveer 2 weken vóór de beurs het tafelplan en de standplaatsen kunt vastleggen.
- Hoeveel tafels heb je nodig voor een computerbeurs?
- Dat hangt af van het aantal standhouders en hun gewenste ruimte. Vraag dit bij de inschrijving uit en maak het tafelplan uiterlijk 2 weken vooraf; houd daarnaast ruimte vrij voor een informatiebalie en brede looproutes.
- Wanneer moet je de apparatuur voor een computerbeurs testen?
- Test alle apparatuur uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf en herhaal de aansluitcontrole bij opbouw. Controleer vooral stroom, wifi, pinbetalingen, beeld en geluid; problemen met kabels of aansluitingen zijn dan nog op te lossen.
- Wanneer sluit je de inschrijvingen voor een computerbeurs?
- Sluit de inschrijvingen bij voorkeur 7 tot 14 dagen vóór de beurs. Je hebt dan tijd om deelnemersgegevens te controleren, standplaatsen toe te wijzen en iedere standhouder de definitieve informatie te sturen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!