So organisierst du eine Computerbörse

Bei einer Computerbörse entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen ruhigen Veranstaltungstag. Kläre zuerst Datum, Ort und Raumaufteilung, bevor du Anbieter einlädst oder Werbung startest. Danach folgen Teilnahmebedingungen, Anmeldungen, Standvergabe und Besucherinformationen. Plane außerdem früh genug Strom, WLAN, Präsentationstechnik und den Transport der Tische ein. Die folgenden Hinweise zeigen dir, wo bei einer Computerbörse häufig Zeit verloren geht und welche Fristen sich bewährt haben.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2
Messeaufteilung festlegen
2 Personen
3
Tischplan und Laufwege ausarbeiten
2 Personen
4
Teilnahmebedingungen erstellen
5
Anmeldeformular öffnen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Messe auf Social Media bewerben
8
Poster verteilen
2 Personen
9
Anbieter kontaktieren
2 Personen
10
Anmeldungen bearbeiten
11
Teilnehmerdaten prüfen
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Standplätze zuweisen
2 Personen
14
Standbetreiber informieren
15
Anmeldungen schließen
16
Besucherinformationen versenden
17
Reservierungen vornehmen
18
Genehmigungen prüfen
19
Versicherungsdaten prüfen
20
Einkaufsliste zusammenstellen
2 Personen
21
Einkaufen gehen
2 Personen
22
Geräte testen
2 Personen
23
Druckmaterial vorbereiten
24
Aussteller anrufen
25
Wettervorhersage prüfen
26
Material sammeln
3 Personen
27
Kühlboxen füllen
2 Personen
28
Location öffnen
2 Personen
29
Lade- und Entladezone freimachen
3 Personen
30
Tische aufstellen
4 Personen
31
Stühle aufstellen
3 Personen
32
Stände nummerieren
2 Personen
33
Aussteller empfangen
3 Personen
34
Standbetreiber registrieren
2 Personen
35
Aussteller zu den Ständen begleiten
2 Personen
36
Technik an den Ständen anschließen
3 Personen
37
Beamer und Leinwand aufstellen
2 Personen
38
WLAN-Infos aufhängen
39
Beschilderung aufhängen
2 Personen
40
Informationsstand einrichten
2 Personen
41
Kasse und Kartenlesegerät testen
2 Personen
42
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
43
Getränke kalt stellen
2 Personen
44
Snacks bereitstellen
2 Personen
45
Toiletten kontrollieren
46
Sicherheitsrunden durchführen
2 Personen
47
Briefing für das Team am Empfang geben
2 Personen

Event

48
Türen öffnen
2 Personen
49
Besucher registrieren
3 Personen
50
Eintrittsgelder kassieren
2 Personen
51
Besucher informieren
2 Personen
52
Programm verteilen
2 Personen
53
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
54
Verkehrsflüsse kontrollieren
2 Personen
55
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
56
Snacks servieren
2 Personen
57
Getränke nachfüllen
2 Personen
58
Mülleimer leeren
2 Personen
59
Toiletten zwischendurch kontrollieren
60
Demos betreuen
2 Personen
61
Fotos machen
62
Erste Hilfe verfügbar halten
63
Letzte Besucher informieren
2 Personen
64
Verkauf abschließen
2 Personen
65
Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

66
Standbetreiber auschecken
2 Personen
67
Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen
4 Personen
68
Geräte ausschalten
2 Personen
69
Kasse abschließen
2 Personen
70
Dekoration entfernen
2 Personen
71
Tische und Stühle einsammeln
4 Personen
72
Abfall sammeln
3 Personen
73
Geschirr abwaschen
2 Personen
74
Location reinigen
3 Personen
75
Toiletten reinigen
2 Personen
76
Fundsachen sammeln
77
Materialien einladen
4 Personen
78
Gemietete Materialien zurückgeben
2 Personen
79
Locationschlüssel zurückgeben
80
Teilnehmer verabschieden
81
Fotos mit Teilnehmenden teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 35
StühleAnz. 80
Informationsstand
HockerAnz. 8
KleiderständerAnz. 4
AbsperrpfostenAnz. 12

Ausstattung

LaptopsAnz. 3
TabletsAnz. 2
Kartenterminal
Kassenschale
Beamer
Projektionsleinwand
LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 15
HDMI-KabelAnz. 4
NetzwerkkabelAnz. 10
WLAN-Router
USB-SticksAnz. 10
KabelkanäleAnz. 10
KabelbinderAnz. 100
StromzählerAnz. 2
WerkzeugkofferAnz. 2
SackkarrenAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
GläserAnz. 120
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierlöffelAnz. 6
ThermoskannenAnz. 4
KaraffeAnz. 2

Küche

KaffeemaschineAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 2
BrotmesserAnz. 2
ServierschalenAnz. 10
TablettsAnz. 4

Dekoration

MessebannerAnz. 4
TischdeckenAnz. 35
StandbeschilderungAnz. 35
ProgrammhefteAnz. 250
WegweiserAnz. 20
InfotafelnAnz. 8
NamensaufkleberAnz. 200
KlebestiftAnz. 4
MarkerAnz. 12
StifteAnz. 30

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichtkabelAnz. 4
TaschenlampenAnz. 4

Reinigung

BesensetsAnz. 2
WischmopsAnz. 2
EimerAnz. 3
Staubsauger
ReinigungshandschuheAnz. 8
AbfallbehälterAnz. 10
AbfallcontainerAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Tischplan und Laufwege fest, bevor du Standplätze vergibst. Plane zwischen den Tischreihen ausreichend Platz für Besucher mit Taschen und für den Transport von Geräten ein.
Öffne das Anmeldeformular erst, wenn Teilnahmebedingungen, Standgrößen und Zahlungs- oder Reservierungsablauf geklärt sind. Schließe die Anmeldung spätestens 7 bis 10 Tage vor der Börse, damit du Daten prüfen und Plätze zuweisen kannst.
Teste Laptops, Tablets, Beamer, Mikrofon, Lautsprecher und Kartenterminal mindestens 2 Tage vorher. Prüfe dabei nicht nur die Geräte, sondern auch HDMI-, Netzwerk- und Verlängerungskabel sowie die WLAN-Verbindung.
Bereite die Standinformationen nach der Platzvergabe gesammelt vor. Schicke Standbetreibern spätestens 5 Tage vor dem Termin ihre Platznummer, Ankunftszeit, Aufbauhinweise und Informationen zu Strom und WLAN.
Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: Tische, Absperrpfosten, Kabelkanäle und Technik sollten mindestens 90 Minuten vor Beginn stehen. Lege Werkzeugkoffer, Kabelbinder und Sackkarre an einem festen Ort bereit, statt sie während des Aufbaus zu suchen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Computerbörse organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Raumaufteilung. Für die letzten 2 Wochen bleiben dann Anmeldungen, Standvergabe, Techniktests und Besucherinformationen.
Wann sollte man die Anmeldung für eine Computerbörse schließen?: Schließe die Anmeldung etwa 7 bis 10 Tage vor der Veranstaltung. So bleiben dir mehrere Werktage, um Teilnehmerdaten zu prüfen, Ernährungswünsche zu erfassen und Standplätze zuzuweisen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Computerbörse?: Plane mindestens 90 Minuten für Tische, Laufwege, Informationsstand, Stromversorgung und Technik ein. Bei vielen Ausstellern oder zusätzlichem Beamer- und Lautsprecheraufbau sind 2 bis 3 Stunden realistischer.
Wann muss die Technik für eine Computerbörse getestet werden?: Teste alle Geräte und Kabel spätestens 2 Tage vor dem Termin. Am Veranstaltungstag reicht dann eine kurze Funktionskontrolle von Strom, WLAN, Präsentation und Kartenterminal.

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