Checklist pour organiser un salon de l’industrie musicale

Un salon de l’industrie musicale réunit exposants, professionnels, démonstrations et visiteurs sur un même site. Pour éviter les oublis, avancez dans l’ordre : date et lieu, exposants, inscriptions, stands, programme, technique et accueil. Cette checklist couvre les 75 tâches du projet et les 86 fournitures nécessaires, des invitations jusqu’à l’acheminement du matériel. Les points souvent réglés trop tard sont les besoins alimentaires, les badges, le Wi-Fi, les câbles et les autorisations du lieu.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu du salon
2 personnes
Établir la liste des exposants
2 personnes
Inviter les exposants
2 personnes
Envoyer les invitations aux visiteurs
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Distribuer le matériel promotionnel
2 personnes
Traiter les inscriptions des exposants
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Préparer le plan du stand
2 personnes
Envoyer le briefing des exposants
2 personnes
Réserver le catering
Réserver le mobilier
Réserver le matériel technique et de démonstration
2 personnes
Vérifier les autorisations et le règlement intérieur
Réserver la sécurité et la surveillance
Publier le programme et les démos
2 personnes
Inviter la presse et les médias spécialisés
2 personnes
Vérifier les informations du badge
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Envoyer les informations d’itinéraire et de parking
Vérifier les stocks et les livraisons
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Vérifier le lieu et les issues de secours
2 personnes
Aménager le comptoir d’entrée
3 personnes
Délimiter l'espace du stand
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les stands des exposants
6 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Installer la décoration et les banderoles
3 personnes
Brancher le matériel de démonstration
4 personnes
Tester les micros et les enceintes
2 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les badges et le programme
2 personnes
Vérifier les toilettes et les points de déchets
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Effectuer les contrôles des stands
3 personnes
Faire le briefing d’équipe
6 personnes

Événement

Ouvrir les portes
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
Distribuer les badges
3 personnes
Assister les exposants
3 personnes
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
Assurer le support technique des démos
3 personnes
Annoncer les éléments du programme
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Garder le buffet et les tables propres
2 personnes
Vider les points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Accueillir la presse et les médias
2 personnes
Collecter les coordonnées des leads
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes
Fermer les portes
2 personnes

Suivi

Faire décharger les exposants
4 personnes
Éteindre le matériel de démonstration
3 personnes
Conditionner les restes du catering
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Retirer les bannières et la décoration
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer le sol et les sanitaires
3 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Évacuer les emballages vides
2 personnes
Remettre les objets trouvés
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes
Vérifier les factures et la caution

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de standqté 30
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 20
Bureaux d’inscriptionqté 3
Canapés de salonqté 6
Tables loungeqté 6
Portants à vêtementsqté 4
Poubellesqté 12

Équipement

Ordinateur portable pour l’enregistrementqté 3
Imprimantes de badgesqté 2
Lecteurs de codes-barresqté 3
Écransqté 8
Projecteursqté 3
Écrans de projectionqté 3
Haut-parleursqté 6
Microphonesqté 4
Tables de mixageqté 2
Boîtiers DIqté 6
Casques audioqté 12
Pupitres de musiqueqté 8
Multiprisesqté 30
Rallongesqté 24
Câbles HDMIqté 12
Câbles audioqté 20
Câbles USBqté 20
Goulottes de câblesqté 20
Serre-câblesqté 200
Cliques de présentationqté 4
Chargeurs mobilesqté 8
Répéteurs Wi-Fiqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 180
Verres à vinqté 100
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 20
Plats de service avec couvercleqté 8

Catering

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 8
Bacs à glaçonsqté 8
Nappes de buffetqté 12
Planches de serviceqté 12
Tire-bouchonsqté 6
Tire-bouchonsqté 4

Décoration

Bannières du salonqté 8
Panneaux arrière du standqté 20
Panneaux indicateursqté 16
Pupitres de programmeqté 8
Porte-nomsqté 40
Nappesqté 30
Plantesqté 20
Porte-badgesqté 1000
Lanyardsqté 1000

Éclairage

Projecteurs LEDqté 16
Éclairage d’ambianceqté 12
Lampes à batterieqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Conteneurs réfrigérésqté 4
Bacs alimentairesqté 12
Couverts de serviceqté 16

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Gants de nettoyageqté 12
Chiffons microfibresqté 30
Brosses de toilettesqté 4
Pinces à déchetsqté 3
Supports de sacs poubelleqté 12

Organisation

Presse-papiersqté 12
Stylosqté 100
Marqueurs permanentsqté 24
Blocs-notesqté 40
Rouleaux de ruban adhésifqté 12
Ruban adhésif double faceqté 8
Jeux de ciseauxqté 6
Agrafeusesqté 4
Agrafesqté 8
Pochettes pour badgesqté 1000
Braceletsqté 300
Cartes de contact d’urgenceqté 50

Courses

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu avant de confirmer les exposants : vérifiez les accès, les issues de secours, le règlement intérieur et la capacité d’accueil au même moment.
Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription des exposants et transmettez le nombre définitif au traiteur au moins 7 jours avant le salon.
Préparez le plan de chaque stand avant de réserver le mobilier et le matériel : prévoyez les tables, chaises, écrans, prises et passages de câbles nécessaires.
Testez l’enregistrement et les badges au moins 2 heures avant l’ouverture. Gardez un ordinateur, une imprimante de badges et un lecteur de codes-barres opérationnels à l’accueil.
Programmez la livraison et l’installation technique la veille lorsque c’est possible. Contrôlez les microphones, haut-parleurs, projecteurs, câbles, rallonges et répéteurs Wi-Fi avant l’arrivée des visiteurs.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un salon de l’industrie musicale ?: Commencez au moins 12 semaines avant la date prévue. Les exposants, le lieu, le catering, la sécurité et le matériel technique doivent être confirmés avant d’ouvrir largement les inscriptions.
Quand envoyer les invitations aux exposants et aux visiteurs ?: Invitez les exposants environ 10 à 12 semaines à l’avance, puis envoyez les invitations visiteurs 6 à 8 semaines avant le salon. Une relance 10 à 14 jours avant l’événement permet de compléter les inscriptions.
Quand préparer les badges nominatifs ?: Vérifiez les informations des badges 5 à 7 jours avant l’ouverture et imprimez les badges la veille ou le matin même. Prévoyez au moins 2 heures pour installer et tester le comptoir d’entrée.
Quel matériel technique prévoir pour un salon musical ?: Prévoyez les écrans, projecteurs, haut-parleurs, microphones, tables de mixage, boîtiers DI et casques selon les démonstrations. Ajoutez au minimum 10 % de câbles, rallonges et multiprises de réserve pour gérer les changements de stand.

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