Organiser un salon de l’enseignement, étape par étape

Un salon de l’enseignement se prépare d’abord avec un calendrier partagé, puis avec un suivi précis des exposants et des visiteurs. Commencez par fixer la date, les horaires et le formulaire d’inscription avant de confirmer les stands. Prévoyez ensuite l’aménagement, les badges, les plans, le stationnement et l’accueil. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, les autorisations, les rallonges et la signalétique d’entrée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Publier la date et les horaires de la foire
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Ouvrir le formulaire d’inscription
4
Inviter les exposants
2 personnes
5
Traiter les inscriptions des exposants
2 personnes
6
Traiter les inscriptions des visiteurs
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Définir l'aménagement des stands
2 personnes
9
Attribuer les numéros de stand
10
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
11
Envoyer les infos de parking
12
Confirmer les réservations
13
Vérifier les autorisations et les déclarations
14
Créer un plan pour les visiteurs
15
Imprimer le programme et les horaires d'ouverture
2 personnes
16
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
17
Préparer les listes de présence
18
Préparer les badges exposants
2 personnes
19
Communiquer les quantités au traiteur
20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Trier les imprimés
2 personnes
23
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
24
Vérifier le lieu et les issues de secours
2 personnes
25
Baliser l'entrée et le bureau d'accueil
2 personnes
26
Installer les tables et les chaises
5 personnes
27
Numéroter les stands des exposants
3 personnes
28
Installer les points de courant et les rallonges
3 personnes
29
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
30
Installer les points d'information
2 personnes
31
Afficher les plans
2 personnes
32
Installer les panneaux d’itinéraire et de stand
3 personnes
33
Installer la décoration
2 personnes
34
Mettre en place le coin café et thé
2 personnes
35
Mettre les boissons au frais
2 personnes
36
Préparer les en-cas
3 personnes
37
Préparer les badges et les livrets du programme
2 personnes
38
Tester la technique et l’éclairage
2 personnes
39
Vérifier et réapprovisionner les toilettes
2 personnes

Événement

40
Accueillir les exposants
4 personnes
41
Guider les exposants vers les stands
3 personnes
42
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
43
Accueillir les visiteurs
4 personnes
44
Distribuer les badges
2 personnes
45
Présenter le programme
2 personnes
46
Orienter les flux de visiteurs
3 personnes
47
Tenir le point d'information
2 personnes
48
Servir le café et le thé
2 personnes
49
Servir des amuse-bouches
3 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Garder le buffet et les tables propres
2 personnes
52
Vider les poubelles
2 personnes
53
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
54
Aider les exposants
2 personnes
55
Enregistrer les objets trouvés
56
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
57
Faire le départ des exposants
3 personnes
58
Fermer le comptoir d'inscription
2 personnes

Suivi

59
Ranger les boissons et les aliments
3 personnes
60
Collecter et trier les déchets
4 personnes
61
Faire la vaisselle
3 personnes
62
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
63
Retirer les panneaux et la décoration
3 personnes
64
Balayer et passer la serpillière
3 personnes
65
Nettoyer les toilettes
2 personnes
66
Éteindre et emballer le matériel
2 personnes
67
Apporter le matériel au stockage
3 personnes
68
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
69
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
70
Archiver en toute sécurité les données des visiteurs
71
Gérer les objets trouvés
72
Envoyer un message de remerciement aux exposants
73
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs
74
Rassembler les factures et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Comptoirs du salonqté 4
Tablesqté 35
Chaisesqté 180
Tables hautesqté 10
Tabouretsqté 20
Cintresqté 20
Poubellesqté 12

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 3
Imprimantesqté 2
Tiroir-caisse
Rallongesqté 15
Multiprisesqté 15
Chargeurs USBqté 8
Téléphone mobileqté 2
Batteries externesqté 4

Éclairage

Barres lumineuses LEDqté 12
Pieds d’éclairageqté 6

Décoration

Toiles de fondqté 12
Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Plantesqté 12
Nappesqté 35
Pâte adhésiveqté 10
Ruban adhésif double faceqté 8
Ciseauxqté 8
Couteaux de découpeqté 4
Rouleaux de ruban adhésifqté 12
Cordeqté 4
Numéros de standqté 40
Panneaux de directionqté 20
Plansqté 30
Brochures du programmeqté 250
Badges nominatifsqté 250
Porte-badgesqté 250
Stylosqté 100
Presse-papiersqté 8
Blocs-notesqté 100
Brochures d’informationqté 500
Bacs à prospectusqté 40
Panneaux d’affichageqté 20

Vaisselle

Tasses à caféqté 180
Verresqté 180
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 12
Thermosqté 8
Petits bolsqté 24

Cuisine

Machines à caféqté 4
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pince de serviceqté 8
Verres doseursqté 3
Balances de cuisineqté 2
Saladiers de serviceqté 20
Saladiersqté 20
Corbeilles à painqté 12
Pincesqté 12
Couteaux de découpeqté 6
Planches à découperqté 6
Thermoboxesqté 6
Pains de glaceqté 24

Catering

Courses

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Balayette et pelleqté 6
Gants de nettoyageqté 12
Poubelles à pédaleqté 8
Bacs de tri des déchetsqté 6

Conseils

Ouvrez les inscriptions des exposants au moins 6 à 8 semaines avant le salon. Demandez dès le formulaire le nom de l’établissement, le nombre de représentants, les besoins électriques et les contraintes alimentaires.
Finalisez le plan des stands 2 à 3 semaines avant l’événement. Attribuez un numéro à chaque exposant et envoyez-lui en même temps son emplacement, les horaires d’installation et les informations de parking.
Préparez séparément les documents d’accueil : listes de présence, badges visiteurs, badges exposants, programme et plan du salon. Imprimez une réserve d’au moins 10 % pour les inscriptions ou corrections de dernière minute.
Vérifiez le matériel technique avant l’acheminement sur place : ordinateurs, tablettes, imprimantes, rallonges, multiprises, chargeurs et batteries externes. Testez chaque imprimante et prévoyez plusieurs câbles de rechange.
Faites une visite du lieu la veille ou le matin même, avec le plan en main. Contrôlez les issues de secours, l’emplacement du bureau d’accueil, le balisage, les tables, les chaises, l’éclairage et les poubelles avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon de l’enseignement ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps d’inviter les exposants, d’ouvrir les inscriptions, de vérifier les autorisations et de confirmer l’aménagement.
Quand envoyer les informations aux exposants ?: Envoyez une première confirmation dès que l’inscription est validée, puis le plan définitif 2 à 3 semaines avant le salon. Renvoyez les horaires, l’accès, le parking et les consignes d’installation 5 à 7 jours avant.
Combien de badges et de documents faut-il imprimer ?: Imprimez un badge par exposant et prévoyez 10 % de badges ou de fiches supplémentaires. Pour les listes de présence et les programmes, ajoutez également une réserve de 10 % afin de couvrir les changements de dernière minute.
Quand confirmer les quantités au traiteur ?: Transmettez les quantités définitives 5 à 7 jours avant le salon, après avoir recueilli les inscriptions et les besoins alimentaires. Gardez une petite marge pour les personnes ajoutées après la clôture.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.