Cómo organizar una feria educativa sin perder el control

Una feria educativa empieza mucho antes de montar las mesas. Primero fija la fecha y el horario, abre las inscripciones y confirma cuántos expositores y visitantes esperas. Después organiza la distribución de los puestos, comunica la información práctica y prepara acreditaciones, mapas y listas de asistencia. La última semana sirve para cerrar cantidades, revisar permisos, comprobar el espacio y dejar listos los materiales de recepción.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Publicar la fecha y los horarios de la feria
2
Enviar invitaciones
2 personas
3
Abrir el formulario de inscripción
4
Invitar a los expositores
2 personas
5
Gestionar las inscripciones de expositores
2 personas
6
Gestionar las inscripciones de visitantes
2 personas
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Definir la distribución de los puestos
2 personas
9
Asignar números de stand
10
Enviar información a los participantes
2 personas
11
Enviar la información de aparcamiento
12
Confirmar las reservas
13
Comprobar permisos y notificaciones
14
Crear un mapa para los visitantes
15
Imprimir el programa y los horarios de apertura
2 personas
16
Preparar acreditaciones
2 personas
17
Preparar las listas de asistencia
18
Preparar acreditaciones para expositores
2 personas
19
Comunicar las cantidades de catering
20
Comprobar la lista de la compra
2 personas
21
Hacer la compra
3 personas
22
Clasificar los impresos
2 personas
23
Llevar materiales al lugar
3 personas
24
Comprobar la ubicación y las rutas de evacuación
2 personas
25
Marcar la entrada y el mostrador de recepción
2 personas
26
Colocar mesas y sillas
5 personas
27
Numerar los stands de los expositores
3 personas
28
Colocar puntos de electricidad y alargadores
3 personas
29
Montar el mostrador de registro
2 personas
30
Montar puntos de información
2 personas
31
Colgar planos
2 personas
32
Colocar los carteles de ruta y de puestos
3 personas
33
Colgar la decoración
2 personas
34
Montar el punto de café y té
2 personas
35
Enfriar las bebidas
2 personas
36
Preparar los aperitivos
3 personas
37
Dejar preparados los badges y los programas
2 personas
38
Probar la técnica y la iluminación
2 personas
39
Revisar y reponer los baños
2 personas

Evento

40
Recibir a los expositores
4 personas
41
Guiar a los expositores a sus stands
3 personas
42
Atender la mesa de registro
3 personas
43
Recibir a los visitantes
4 personas
44
Repartir acreditaciones
2 personas
45
Presentar el programa
2 personas
46
Guiar el flujo de visitantes
3 personas
47
Atender el punto de información
2 personas
48
Servir café y té
2 personas
49
Servir aperitivos
3 personas
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Mantener limpio el bufé y las mesas
2 personas
52
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
53
Comprobar los baños periódicamente
54
Apoyar a los expositores
2 personas
55
Registrar objetos perdidos
56
Informar a los últimos visitantes
2 personas
57
Registrar a los expositores
3 personas
58
Cerrar el mostrador de registro
2 personas

Seguimiento

59
Recoger bebidas y alimentos
3 personas
60
Recoger y separar la basura
4 personas
61
Lavar la vajilla
3 personas
62
Desmontar mesas y sillas
5 personas
63
Retirar platos y decoración
3 personas
64
Barrer y fregar los suelos
3 personas
65
Limpiar los baños
2 personas
66
Apagar y empaquetar el equipo
2 personas
67
Llevar los materiales al almacén
3 personas
68
Devolver el material prestado
2 personas
69
Recoger el catering sobrante
2 personas
70
Archivar de forma segura los datos de los visitantes
71
Gestionar objetos perdidos
72
Enviar mensaje de agradecimiento a los expositores
73
Enviar mensaje de agradecimiento a los visitantes
74
Recopilar facturas y recibos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mostradores de feriacant. 4
Mesascant. 35
Sillascant. 180
Mesas altascant. 10
Taburetescant. 20
Perchascant. 20
Papeleracant. 12

Equipo

Portátilcant. 2
Tabletscant. 3
Impresorascant. 2
Cajón de la caja registradora
Cables alargadorescant. 15
Regletascant. 15
Cargadores USBcant. 8
Teléfono móvilcant. 2
Baterías externascant. 4

Iluminación

Barras de luz LEDcant. 12
Soportes de iluminacióncant. 6

Decoración

Telones de fondocant. 12
Guirnaldascant. 8
Globoscant. 100
Bomba para globoscant. 2
Plantascant. 12
Mantelescant. 35
Masilla adhesivacant. 10
Cinta adhesiva de doble caracant. 8
Tijerascant. 8
Cuchillos de cortecant. 4
Rollos de cinta adhesivacant. 12
Cuerdacant. 4
Números de standcant. 40
Señales de rutacant. 20
Planoscant. 30
Programascant. 250
Credencialescant. 250
Portabadgescant. 250
Bolígrafoscant. 100
Portapapelescant. 8
Bloc de notascant. 100
Folletos informativoscant. 500
Expositores para folletoscant. 40
Tableros de corchocant. 20

Vajilla

Tazas de cafécant. 180
Vasoscant. 180
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Bandejas de serviciocant. 12
Jarrascant. 12
Termoscant. 8
Cuencoscant. 24

Cocina

Máquinas de cafécant. 4
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Pinzas para servircant. 8
Jarras medidorascant. 3
Básculas de cocinacant. 2
Cuencos de serviciocant. 20
Bandejascant. 20
Cestas de pancant. 12
Pinzascant. 12
Cuchillos de cortecant. 6
Tablas de cortarcant. 6
Cajas térmicascant. 6
Acumuladores de fríocant. 24

Catering

Compras

Limpieza

Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Recogedor y escobacant. 6
Guantes de limpiezacant. 12
Cubos de pedalcant. 8
Contenedores de separación de residuoscant. 6

Consejos

Cierra las inscripciones de expositores antes de asignar los puestos. Con los nombres y necesidades confirmados, numera cada stand y envía a cada participante su ubicación, horarios, aparcamiento y normas de montaje.
Calcula el catering a partir de las inscripciones, no de una estimación general. Recoge las preferencias dietéticas durante el registro y comunica las cantidades definitivas al proveedor varios días antes de la feria.
Prepara la recepción como un punto de trabajo, no solo como una mesa. Deja juntas las acreditaciones, las listas de asistencia, el programa impreso, un portátil o tablet y cargadores; así puedes resolver registros pendientes sin bloquear la entrada.
Haz una visita técnica antes del día del evento. Comprueba la ubicación de los puestos, las rutas de evacuación, la entrada, la recepción y las tomas de corriente; lleva alargadores, regletas y baterías externas solo donde estén permitidos y sean necesarios.
Agrupa los materiales por zona y etiquétalos antes de transportarlos. Separa lo que va a recepción, stands, señalización y decoración, y reserva tiempo para marcar la entrada y montar los mostradores antes de que lleguen los expositores.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria educativa?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes si participan varios expositores. Reserva las últimas 2 semanas para cerrar inscripciones, confirmar permisos, enviar la información práctica y preparar impresos y acreditaciones.
¿Cuándo debo abrir las inscripciones para una feria educativa?: Ábrelas cuando tengas confirmados la fecha, los horarios y la información básica del lugar, normalmente entre 4 y 6 semanas antes. Cierra el registro de visitantes al menos 5 días antes para calcular asistencia y catering.
¿Cuándo se asignan los números de los stands?: Asígnalos después de cerrar las inscripciones de expositores y revisar sus necesidades, idealmente 10-14 días antes. Envía el número, el mapa y las instrucciones de llegada como mínimo una semana antes de la feria.
¿Qué hay que preparar el día anterior a una feria educativa?: Deja clasificados los impresos, las acreditaciones, las listas de asistencia y el programa; carga tablets, portátil y baterías externas. Comprueba también la compra, el catering, los cables y la señalización entre 24 y 48 horas antes.

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