Eine Bildungsmesse Schritt für Schritt organisieren

Eine Bildungsmesse wird übersichtlich, wenn du zuerst Termin, Zielgruppe und Aussteller klärst und danach die Anmeldungen öffnest. Plane früh genug für Standaufteilung, Besucherinformationen, Genehmigungen und Catering. In den letzten Tagen geht es vor allem um Drucksachen, Namensschilder, Technik und den Aufbau vor Ort. Dieser Ablauf zeigt, wo Verzögerungen entstehen und was du nicht bis zum Veranstaltungstag aufschieben solltest.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Messetermin und Zeiten veröffentlichen
2
Einladungen verschicken
2 Personen
3
Anmeldeformular öffnen
4
Aussteller einladen
2 Personen
5
Ausstellerregistrierungen bearbeiten
2 Personen
6
Besucheranmeldungen bearbeiten
2 Personen
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Standaufteilung festlegen
2 Personen
9
Standnummern zuweisen
10
Teilnehmerinformationen versenden
2 Personen
11
Parkinformationen versenden
12
Reservierungen bestätigen
13
Genehmigungen und Meldungen prüfen
14
Besucherplan erstellen
15
Programm und Öffnungszeiten drucken
2 Personen
16
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
17
Anwesenheitslisten vorbereiten
18
Ausstellerausweise vorbereiten
2 Personen
19
Catering-Mengen durchgeben
20
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
21
Einkaufen gehen
3 Personen
22
Drucksachen sortieren
2 Personen
23
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
24
Veranstaltungsort und Fluchtwege prüfen
2 Personen
25
Eingang und Empfangstresen kennzeichnen
2 Personen
26
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
27
Ausstellerstände nummerieren
3 Personen
28
Stromanschlüsse und Verlängerungskabel verlegen
3 Personen
29
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
30
Infopunkte einrichten
2 Personen
31
Pläne aufhängen
2 Personen
32
Richtungs- und Standschilder anbringen
3 Personen
33
Dekoration aufhängen
2 Personen
34
Kaffee- und Teestation vorbereiten
2 Personen
35
Getränke kalt stellen
2 Personen
36
Snacks bereitstellen
3 Personen
37
Ausweise und Programmhefte bereitlegen
2 Personen
38
Technik und Beleuchtung testen
2 Personen
39
Toiletten kontrollieren und auffüllen
2 Personen

Event

40
Aussteller empfangen
4 Personen
41
Aussteller zu den Ständen begleiten
3 Personen
42
Anmeldetresen besetzen
3 Personen
43
Besucher empfangen
4 Personen
44
Namensschilder ausgeben
2 Personen
45
Programm vorstellen
2 Personen
46
Besucherströme lenken
3 Personen
47
Infostand besetzen
2 Personen
48
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
49
Snacks servieren
3 Personen
50
Getränke nachfüllen
2 Personen
51
Buffet und Tische sauber halten
2 Personen
52
Mülleimer leeren
2 Personen
53
Toiletten zwischendurch kontrollieren
54
Aussteller unterstützen
2 Personen
55
Verlorene Gegenstände erfassen
56
Letzte Besucher informieren
2 Personen
57
Aussteller auschecken
3 Personen
58
Registrierungstresen schließen
2 Personen

Nachbereitung

59
Getränke und Speisen aufräumen
3 Personen
60
Abfall sammeln und trennen
4 Personen
61
Geschirr abwaschen
3 Personen
62
Tische und Stühle abbauen
5 Personen
63
Teller und Dekoration entfernen
3 Personen
64
Böden fegen und wischen
3 Personen
65
Toiletten reinigen
2 Personen
66
Geräte ausschalten und einpacken
2 Personen
67
Materialien ins Lager bringen
3 Personen
68
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
69
Übriges Catering aufräumen
2 Personen
70
Besucherdaten sicher archivieren
71
Fundsachen bearbeiten
72
Dankesnachricht an Aussteller senden
73
Dankesnachricht an Besucher senden
74
Rechnungen und Belege sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MesseständeAnz. 4
TischeAnz. 35
StühleAnz. 180
StehtischeAnz. 10
HockerAnz. 20
KleiderbügelAnz. 20
AbfallbehälterAnz. 12

Ausstattung

LaptopAnz. 2
TabletsAnz. 3
DruckerAnz. 2
Kassenschale
VerlängerungskabelAnz. 15
VerlängerungskabelAnz. 15
USB-LadegeräteAnz. 8
MobiltelefonAnz. 2
PowerbanksAnz. 4

Beleuchtung

LED-LichtleistenAnz. 12
LichtständerAnz. 6

Dekoration

HintergrundtücherAnz. 12
WimpelkettenAnz. 8
BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
PflanzenAnz. 12
TischdeckenAnz. 35
KlebestiftAnz. 10
Doppelseitiges KlebebandAnz. 8
ScherenAnz. 8
SchneidemesserAnz. 4
KlebebandrollenAnz. 12
SeilAnz. 4
StandnummernAnz. 40
WegweiserAnz. 20
PläneAnz. 30
ProgrammhefteAnz. 250
NamensschilderAnz. 250
BadgehalterAnz. 250
StifteAnz. 100
KlemmbretterAnz. 8
NotizblöckeAnz. 100
InformationsbroschürenAnz. 500
ProspektständerAnz. 40
PinnwändeAnz. 20

Geschirr

KaffeetassenAnz. 180
GläserAnz. 180
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
ServiertablettsAnz. 12
KannenAnz. 12
ThermoskannenAnz. 8
SchälchenAnz. 24

Küche

KaffeemaschinenAnz. 4
WasserkocherAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
MessbecherAnz. 3
KüchenwaagenAnz. 2
ServierschalenAnz. 20
SchüsselnAnz. 20
BrotkörbeAnz. 12
ZangenAnz. 12
SchneidemesserAnz. 6
SchneidebretterAnz. 6
ThermoboxenAnz. 6
KühlelementeAnz. 24

Catering

Einkäufe

Reinigung

BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 6
Handfeger und KehrblechAnz. 6
ReinigungshandschuheAnz. 12
TretmülleimerAnz. 8
MülltrennbehälterAnz. 6

Tipps

Veröffentliche Messetermin und Öffnungszeiten, bevor du Einladungen verschickst. Öffne das Anmeldeformular spätestens sechs bis acht Wochen vorher, damit Aussteller- und Besucherzahlen rechtzeitig vorliegen.
Bearbeite Ausstellerregistrierungen fortlaufend und lege die Standaufteilung erst fest, wenn die wichtigsten Zusagen eingegangen sind. Weise Standnummern anschließend eindeutig zu und sende jedem Aussteller die Informationen gesammelt.
Verschicke Parkhinweise, Reservierungsbestätigungen und Teilnehmerinformationen spätestens sieben Tage vor der Messe. So bleiben Rückfragen zu Anreise, Einlass und Standplätzen nicht am Veranstaltungsmorgen liegen.
Erstelle Besucherplan, Programm und Öffnungszeiten nicht erst beim Aufbau. Drucke Programm, Namensschilder, Anwesenheitslisten und Ausstellerausweise mindestens zwei bis drei Tage vorher und sortiere sie nach Ausgabeort.
Prüfe am Vortag Veranstaltungsort, Fluchtwege, Empfang und Stromanschlüsse. Packe Laptop, Tablets, Drucker, Ladegeräte, Verlängerungskabel, Klebeband und Scheren gemeinsam ein; diese Kleinteile fehlen beim Aufbau besonders häufig.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Bildungsmesse organisieren?: Beginne idealerweise acht bis zwölf Wochen vorher. In diesem Zeitraum lassen sich Aussteller einladen, Anmeldungen bearbeiten, Genehmigungen prüfen und Standplätze verbindlich planen.
Wann sollte man Aussteller zu einer Bildungsmesse einladen?: Lade Aussteller sechs bis acht Wochen vor dem Termin ein. Setze eine Anmeldefrist von etwa drei bis vier Wochen, damit Standaufteilung, Standnummern und Teilnehmerinformationen noch rechtzeitig fertig werden.
Wann müssen die Besucherinformationen verschickt werden?: Sende Anreise-, Park- und Einlassinformationen spätestens sieben Tage vor der Messe. Änderungen am Besucherplan oder Programm solltest du zusätzlich zwei bis drei Tage vorher mitteilen.
Wie plant man die Technik für eine Bildungsmesse?: Prüfe die benötigten Geräte spätestens eine Woche vorher und teste Laptop, Tablets und Drucker am Vortag. Rechne pro zentralem Empfang zusätzlich mit Ladegeräten, Powerbanks und mindestens einem passenden Verlängerungskabel.

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