Organiser un salon de l’emploi, étape par étape

Un salon de l’emploi se prépare d’abord autour des employeurs et du programme, puis autour des inscriptions et de la circulation des visiteurs. Fixez la date, confirmez le lieu et contactez les entreprises avant de lancer la promotion. Les dernières semaines servent à vérifier les profils, les offres, le plan des stands et les besoins alimentaires. Le jour J, l’accueil, les badges, l’orientation et le matériel technique doivent être prêts avant l’arrivée des premiers candidats.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Contacter les employeurs
2 personnes
3
Ouvrir l’enregistrement des participants
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
6
Distribuer les flyers
2 personnes
7
Traiter les inscriptions des employeurs
8
Traiter les inscriptions des candidats
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Rassembler les profils des employeurs
2 personnes
11
Vérifier les textes des offres d’emploi
2 personnes
12
Préparer le plan du stand
2 personnes
13
Confirmer la réservation du lieu
14
Réserver le catering
15
Collecter les informations de stationnement
16
Concevoir le plan
17
Concevoir les badges nominatifs
18
Concevoir la signalétique
19
Finaliser le programme
2 personnes
20
Envoyer la lettre aux employeurs
21
Envoyer la confirmation aux visiteurs
22
Imprimer les badges et les listes
2 personnes
23
Composer les dossiers de candidature
3 personnes
24
Composer les dossiers d’information
2 personnes
25
Vérifier la commande traiteur
26
Tester la technique et l’alimentation électrique
2 personnes
27
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes

Événement

28
Ouvrir le lieu
2 personnes
29
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
30
Monter les stands des employeurs
6 personnes
31
Installer les tables et les chaises
4 personnes
32
Placer les numéros des stands
2 personnes
33
Installer la signalétique
2 personnes
34
Aménager le point d’information
2 personnes
35
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
36
Brancher les ordinateurs portables et les imprimantes
2 personnes
37
Afficher les informations Wi-Fi
38
Mettre les boissons au frais
2 personnes
39
Préparer le point café
2 personnes
40
Préparer les en-cas
3 personnes
41
Vérifier le traiteur et les étiquettes alimentaires
2 personnes
42
Accueillir les employeurs
3 personnes
43
Distribuer le matériel de stand
2 personnes
44
Faire le briefing des employeurs
2 personnes
45
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
46
Accueillir les visiteurs
4 personnes
47
Distribuer les badges
3 personnes
48
Distribuer les plans
2 personnes
49
Tenir le point d'information
2 personnes
50
Animer les présentations
2 personnes
51
Gérer le micro et les présentations
52
Servir le café et le thé
2 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
55
Vider les poubelles
2 personnes
56
Vérifier les toilettes
57
Mettre à jour les inscriptions
58
Faire la tournée du soir des stands
2 personnes
59
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
60
Faire ses adieux aux employeurs
2 personnes

Suivi

61
Démonter le comptoir d'inscription
2 personnes
62
Rassembler le matériel des employeurs
4 personnes
63
Éteindre le matériel de présentation
64
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
65
Rassembler les déchets
3 personnes
66
Faire la vaisselle
2 personnes
67
Nettoyer le point café
2 personnes
68
Nettoyer le lieu
4 personnes
69
Rapporter le matériel
3 personnes
70
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
71
Ranger le stock restant
2 personnes
72
Envoyer un message de remerciement aux employeurs
73
Envoyer le message de remerciement aux visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de standqté 24
Chaisesqté 100
Tabourets de barqté 12
Comptoir d'inscriptionqté 2
Bureau d’information
Portants à vêtementsqté 4
Poubellesqté 8
Présentoirs à brochuresqté 12

Équipement

Ordinateurs portablesqté 4
Imprimantesqté 2
Écran de présentation
Projecteur
Écran de projection
Micro sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Multiprisesqté 12
Rallongesqté 12
Stations de rechargeqté 3
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Miroirs de vestiaireqté 2

Vaisselle

Tasses à café réutilisablesqté 100
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8

Cuisine

Tire-bouchonsqté 2
Saladiers de serviceqté 12
Pincesqté 8
Louchesqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 2

Décoration

Nappesqté 24
Panneaux de standqté 24
Porte-nomsqté 30
Guirlandes de fanionsqté 8
Compositions floralesqté 6
Mur photo

Inscription

Porte-nomsqté 250
Pinces à badgeqté 250
Bacs d'inscriptionqté 4
Chemises à pinceqté 12

Présentation

Chevaletsqté 4
Supports pour paperboardqté 4
Tableaux blancsqté 2
Marqueurs pour tableau blancqté 12
Pointeurs laserqté 2

Nettoyage

Aspirateur
Kit de lavageqté 2
Seaux de nettoyageqté 2
Balais à mainqté 3

Éclairage

Lampadairesqté 6
Lampes LEDqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, le programme et le lieu, puis contactez les employeurs avec une échéance claire pour leur réponse. Sans ce premier noyau d’entreprises, les invitations aux candidats restent trop vagues.
Ouvrez séparément les inscriptions des employeurs et des candidats. Demandez aux employeurs leur profil, leurs offres à publier et leurs besoins matériels avant de préparer le plan des stands.
Prévoyez la communication en deux temps : invitations ciblées, puis publication sur les réseaux sociaux et distribution des flyers. Relancez les inscrits quelques jours avant le salon avec les horaires, l’adresse et les informations de stationnement.
Finalisez le plan des stands avant d’imprimer les badges et les listes. Réservez un comptoir d’inscription et un bureau d’information à des endroits visibles, avec des présentoirs à brochures et une signalétique lisible depuis l’entrée.
Contrôlez la technique et le traiteur au moins 48 heures avant l’ouverture. Testez les ordinateurs, l’imprimante, le projecteur, le micro et les multiprises, puis vérifiez les quantités de tasses, verres, assiettes et couverts.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon de l’emploi ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines. Les premiers délais concernent la réservation du lieu et la confirmation des employeurs ; gardez les 2 dernières semaines pour les inscriptions, les impressions et les tests techniques.
Quand ouvrir les inscriptions pour un salon de l’emploi ?: Ouvrez les inscriptions des employeurs dès que la date, le programme et le lieu sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant. Lancez ensuite les inscriptions des candidats lorsque plusieurs employeurs et offres sont déjà annoncés.
Que faut-il envoyer aux participants avant le salon ?: Envoyez une confirmation 5 à 7 jours avant avec les horaires, l’adresse, le stationnement et les consignes d’accueil. Aux employeurs, ajoutez leur emplacement, le plan du stand et la liste du matériel prévu.
Quand imprimer les badges et les listes ?: Imprimez une première version 2 à 3 jours avant le salon, après la clôture ou la vérification des inscriptions. Gardez une liste vierge et quelques badges supplémentaires pour les modifications de dernière minute.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.