Cómo organizar una feria de empleo sin perder el control

Una feria de empleo se organiza en dos líneas paralelas: atraer a empleadores y gestionar a los candidatos. Empieza fijando la fecha y el programa, confirma el recinto y deja cerrados pronto los perfiles de las empresas y las vacantes. Después abre los registros, promociona el evento y prepara la distribución de puestos, la señalización y las acreditaciones. La última semana sirve para confirmar asistentes, revisar el catering y comprobar que la recepción y los equipos funcionan.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Contactar a los empleadores
2 personas
3
Abrir el registro de participantes
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Publicar promoción en redes sociales
6
Repartir flyers
2 personas
7
Procesar las inscripciones de empleadores
8
Procesar las solicitudes de candidatos
2 personas
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Recopilar perfiles de empleadores
2 personas
11
Revisar los textos de вакансantes
2 personas
12
Hacer el plano de puestos
2 personas
13
Confirmar la reserva del recinto
14
Reservar el catering
15
Recopilar información de aparcamiento
16
Diseñar el plano
17
Diseñar tarjetas de nombre
18
Diseñar la señalización
19
Definir el programa final
2 personas
20
Enviar la carta al empleador
21
Enviar la confirmación a los visitantes
22
Imprimir acreditaciones y listas
2 personas
23
Preparar carpetas de vacantes
3 personas
24
Preparar los paquetes informativos
2 personas
25
Revisar el pedido de catering
26
Probar la técnica y la electricidad
2 personas
27
Llevar materiales al lugar
3 personas

Evento

28
Abrir la ubicación
2 personas
29
Montar el mostrador de registro
2 personas
30
Montar los stands de empleadores
6 personas
31
Colocar mesas y sillas
4 personas
32
Colocar números de stand
2 personas
33
Colgar señalización
2 personas
34
Montar el punto de información
2 personas
35
Preparar el espacio de presentación
3 personas
36
Conectar portátiles e impresoras
2 personas
37
Mostrar la información de wifi
38
Enfriar las bebidas
2 personas
39
Preparar el rincón del café
2 personas
40
Preparar los aperitivos
3 personas
41
Comprobar catering y etiquetas de dieta
2 personas
42
Recibir a los empleadores
3 personas
43
Repartir el material del stand
2 personas
44
Dar la briefing para empleadores
2 personas
45
Atender la mesa de registro
3 personas
46
Recibir a los visitantes
4 personas
47
Repartir acreditaciones
3 personas
48
Repartir planos
2 personas
49
Atender el punto de información
2 personas
50
Coordinar presentaciones
2 personas
51
Manejar el micrófono y las presentaciones
52
Servir café y té
2 personas
53
Rellenar las bebidas
2 personas
54
Reponer aperitivos
2 personas
55
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
56
Comprobar los baños
57
Actualizar inscripciones
58
Hacer la ronda nocturna por los stands
2 personas
59
Informar a los últimos visitantes
2 personas
60
Despedir a los empleadores
2 personas

Seguimiento

61
Desmontar el mostrador de registro
2 personas
62
Recopilar material para empleadores
4 personas
63
Apagar el equipo de presentación
64
Desmontar mesas y sillas
4 personas
65
Recoger la basura
3 personas
66
Lavar la vajilla
2 personas
67
Limpiar el rincón del café
2 personas
68
Limpiar el lugar
4 personas
69
Devolver los materiales
3 personas
70
Devolver el equipo prestado
2 personas
71
Guardar el stock sobrante
2 personas
72
Enviar mensaje de agradecimiento a los empleadores
73
Enviar mensaje de agradecimiento a los visitantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de feriacant. 24
Sillascant. 100
Taburetes de barcant. 12
Mostrador de registrocant. 2
Mostrador de información
Percheroscant. 4
Papeleracant. 8
Portafolletoscant. 12

Equipo

Portátilescant. 4
Impresorascant. 2
Pantalla de presentación
Proyector
Pantalla de proyección
Micrófono inalámbricocant. 2
Altavocescant. 2
Regletascant. 12
Cables alargadorescant. 12
Estaciones de cargacant. 3
Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Terminales de pagocant. 2
Espejos de los vestuarioscant. 2

Vajilla

Tazas de café reutilizablescant. 100
Vasoscant. 100
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de serviciocant. 12
Jarras para servircant. 8

Cocina

Sacacorchoscant. 2
Cuencos de serviciocant. 12
Pinzascant. 8
Cucharonescant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 2

Decoración

Mantelescant. 24
Carteles de standcant. 24
Portanombrescant. 30
Guirnaldascant. 8
Arreglos floralescant. 6
Photowall

Registro

Portatarjetas de nombrecant. 250
Ganchos para acreditacionescant. 250
Cajas de registrocant. 4
Carpetas portapapelescant. 12

Presentación

Pizarras de hojascant. 4
Atriles de rotafoliocant. 4
Pizarras blancascant. 2
Rotuladores para pizarra blancacant. 12
Punteros lásercant. 2

Limpieza

Aspiradora
Juego de fregonacant. 2
Cubos de limpiezacant. 2
Escobas de manocant. 3

Iluminación

Lámparas de piecant. 6
Lámparas LEDcant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero la fecha, el programa y el recinto; intenta tenerlos confirmados al menos 6 semanas antes. Sin esos datos no podrás enviar invitaciones completas ni diseñar el plano de puestos.
Contacta a los empleadores antes de abrir el registro de candidatos y fija una fecha límite para recibir sus perfiles y vacantes. Deja entre 10 y 14 días para revisar textos, corregir duplicados y preparar las carpetas.
No esperes a las inscripciones para pensar en la circulación. Diseña el plano con mesas, sillas, registro, información y zonas de espera; reserva también espacio para portafolletos, papeleras y cables sin bloquear los pasillos.
Envía la confirmación a los visitantes con el horario, el acceso y la información de aparcamiento entre 5 y 7 días antes. Aprovecha ese mensaje para recoger preferencias dietéticas y reducir cambios de última hora en el catering.
Prepara acreditaciones, listas, paquetes informativos y material de los puestos como mínimo 2 días antes. Haz una prueba de portátiles, impresoras, pantalla, proyector, micrófono, altavoces y estaciones de carga antes de que llegue el público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de empleo?: Reserva al menos 6 semanas para una feria con varios empleadores. Ese plazo permite confirmar el recinto, captar empresas, abrir inscripciones, revisar vacantes y preparar la señalización y las acreditaciones.
¿Cuándo debo abrir las inscripciones para una feria de empleo?: Abre primero el registro de empleadores y, cuando tengas un programa inicial, el de candidatos. Mantén las inscripciones abiertas entre 3 y 4 semanas y fija una fecha de cierre 5 días antes del evento.
¿Cuándo se debe enviar la confirmación a los asistentes?: Envía la confirmación definitiva entre 5 y 7 días antes. Incluye horario, ubicación, aparcamiento, instrucciones de registro y cualquier dato necesario para que el visitante sepa cómo encontrar su zona.
¿Qué hay que comprobar el día anterior a una feria de empleo?: El día anterior revisa las listas, acreditaciones, carpetas de vacantes, paquetes informativos y el pedido de catering. Prueba también todos los equipos y confirma que mesas, sillas, mostradores, señalización y tomas eléctricas están colocados según el plano.

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