Eine Jobmesse Schritt für Schritt organisieren
Eine Jobmesse steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Zuerst legst du Termin und Programm fest, dann gewinnst du Arbeitgeber und öffnest die Anmeldung. Danach folgen Werbung, Standplanung und die Abstimmung mit der Location. In den letzten zwei Wochen geht es vor allem um vollständige Arbeitgeberprofile, geprüfte Stellenanzeigen, Namensschilder und Besucherlisten. Plane außerdem früh, wie Strom, Technik, Catering und die Orientierung vor Ort funktionieren.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Arbeitgeber kontaktieren
2 Personen
- 3
Teilnehmerregistrierung öffnen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Werbung in sozialen Medien posten
- 6
Flyer verteilen
2 Personen
- 7
Arbeitgeberanmeldungen bearbeiten
- 8
Kandidatenanmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Arbeitgeberprofile sammeln
2 Personen
- 11
Stellenanzeigen prüfen
2 Personen
- 12
Standaufteilung erstellen
2 Personen
- 13
Reservierung der Location bestätigen
- 14
Catering reservieren
- 15
Parkinformationen sammeln
- 16
Lageplan entwerfen
- 17
Namensschilder entwerfen
- 18
Beschilderung entwerfen
- 19
Programm finalisieren
2 Personen
- 20
Arbeitgeberbrief versenden
- 21
Besucherbestätigung versenden
- 22
Badges und Listen drucken
2 Personen
- 23
Bewerbungsordner zusammenstellen
3 Personen
- 24
Infopakete zusammenstellen
2 Personen
- 25
Cateringbestellung prüfen
- 26
Technik und Strom testen
2 Personen
- 27
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
Event
- 28
Location öffnen
2 Personen
- 29
Registrierungstresen aufbauen
2 Personen
- 30
Arbeitgeberstände aufbauen
6 Personen
- 31
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 32
Standnummern anbringen
2 Personen
- 33
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 34
Infopunkt einrichten
2 Personen
- 35
Präsentationsraum einrichten
3 Personen
- 36
Laptops und Drucker anschließen
2 Personen
- 37
WLAN-Informationen sichtbar machen
- 38
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 39
Kaffeestation vorbereiten
2 Personen
- 40
Snacks bereitstellen
3 Personen
- 41
Catering und Diätetiketten prüfen
2 Personen
- 42
Arbeitgeber empfangen
3 Personen
- 43
Standmaterial verteilen
2 Personen
- 44
Arbeitgeber-Briefing geben
2 Personen
- 45
Anmeldetresen besetzen
3 Personen
- 46
Besucher empfangen
4 Personen
- 47
Namensschilder ausgeben
3 Personen
- 48
Pläne verteilen
2 Personen
- 49
Infostand besetzen
2 Personen
- 50
Präsentationen betreuen
2 Personen
- 51
Mikrofon und Präsentationen bedienen
- 52
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 53
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 54
Snacks nachfüllen
2 Personen
- 55
Mülleimer leeren
2 Personen
- 56
Toiletten kontrollieren
- 57
Anmeldungen aktualisieren
- 58
Abendrunde an den Ständen machen
2 Personen
- 59
Letzte Besucher informieren
2 Personen
- 60
Arbeitgeber verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 61
Registrierungsstand abbauen
2 Personen
- 62
Material für Arbeitgeber sammeln
4 Personen
- 63
Präsentationsgeräte ausschalten
- 64
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 65
Abfall sammeln
3 Personen
- 66
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 67
Kaffeepunkt reinigen
2 Personen
- 68
Location reinigen
4 Personen
- 69
Materialien zurückbringen
3 Personen
- 70
Geliehene Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
- 71
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
- 72
Dankesnachricht an Arbeitgeber senden
- 73
Dankesnachricht an Besucher versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- MessetischeAnz. 24
- StühleAnz. 100
- BarhockerAnz. 12
- RegistrierungsthekeAnz. 2
- Infostand
- KleiderständerAnz. 4
- AbfallbehälterAnz. 8
- ProspektständerAnz. 12
Ausstattung
- LaptopsAnz. 4
- DruckerAnz. 2
- Präsentationsbildschirm
- Projektor
- Projektionsleinwand
- Kabelloses MikrofonAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- SteckdosenleistenAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 12
- LadestationenAnz. 3
- KühlboxenAnz. 4
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- KartenterminalsAnz. 2
- UmkleidespiegelAnz. 2
Geschirr
- Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 100
- GläserAnz. 100
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServiertablettsAnz. 12
- AusgießkannenAnz. 8
Küche
- KorkenzieherAnz. 2
- ServierschalenAnz. 12
- ZangenAnz. 8
- ServierlöffelAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 4
- BrotmesserAnz. 2
Dekoration
- TischdeckenAnz. 24
- StandschilderAnz. 24
- NamensschildhalterAnz. 30
- WimpelkettenAnz. 8
- BlumenarrangementsAnz. 6
- Fotowand
Registrierung
- NamensschildhalterAnz. 250
- Badge-ClipsAnz. 250
- RegistrierungsboxenAnz. 4
- KlemmbrettmappenAnz. 12
Präsentation
- FlipchartsAnz. 4
- Flipchart-StänderAnz. 4
- WhiteboardsAnz. 2
- WhiteboardmarkerAnz. 12
- LaserpointerAnz. 2
Reinigung
- Staubsauger
- WischsetAnz. 2
- PutzeimerAnz. 2
- HandfegerAnz. 3
Beleuchtung
- StehlampenAnz. 6
- LED-LampenAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Termin und Programm fest, bevor du Arbeitgeber anschreibst. Öffne die Teilnehmerregistrierung erst, wenn Dauer, Zielgruppe und Ablauf feststehen, damit du später weniger Änderungen verschicken musst.
- Kontaktiere Arbeitgeber frühzeitig und sammle pro Unternehmen ein vollständiges Profil mit den angebotenen Stellen. Prüfe die Stellenanzeigen vor dem Druck, weil fehlende Angaben auf der Messe kaum noch korrigiert werden können.
- Erstelle den Standplan nach den Arbeitgeberanmeldungen und bestätige gleichzeitig die Reservierung der Location. Plane Registrierungstheke, Infostand, Messetische und Laufwege so, dass Besucher nicht an den Ständen vorbeigedrängt werden.
- Verschicke Arbeitgeberbrief und Besucherbestätigung spätestens in der Woche vor der Messe. Ergänze Parkinformationen, Lageplan und Hinweise zur Registrierung; diese Informationen werden häufig zu spät zusammengestellt.
- Bestelle das Catering erst nach der Erfassung der Ernährungswünsche und prüfe die Bestellung kurz vor dem Termin erneut. Kontrolliere außerdem Drucker, Laptops, Präsentationsbildschirm, Mikrofon, Lautsprecher, Steckdosenleisten und Verlängerungskabel am Vortag.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Jobmesse organisieren?
- Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. In diesem Zeitraum lassen sich Arbeitgeber gewinnen, die Registrierung öffnen, Werbung planen und die Location verbindlich bestätigen.
- Wann sollte man Arbeitgeber für eine Jobmesse kontaktieren?
- Schreibe Arbeitgeber spätestens 8 Wochen vorher an, besser direkt nach der Termin- und Programmfestlegung. Für die Standaufteilung und die Prüfung der Stellenanzeigen brauchst du ihre Rückmeldungen mehrere Wochen vor der Messe.
- Wann öffnet man die Anmeldung für eine Jobmesse?
- Öffne die Anmeldung, sobald Termin, Programm und grundlegende Informationen feststehen – meist 6 bis 8 Wochen vorher. So bleibt genug Zeit, Anmeldungen zu bearbeiten und Ernährungswünsche zu erfassen.
- Was muss man eine Woche vor der Jobmesse prüfen?
- Prüfe dann Cateringbestellung, Arbeitgeberprofile, Stellenanzeigen, Standplan, Parkinformationen und Lageplan. Drucke Badges, Listen, Bewerbungsordner und Infopakete spätestens am Vortag und teste die gesamte Technik.
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