Organiser un pique-nique de sponsoring sans rien laisser au hasard

Un pique-nique de sponsoring réussit lorsque les invités, les partenaires et la logistique sont coordonnés dans le bon ordre. Commencez par cadrer la liste des participants, les inscriptions et le programme, puis vérifiez les autorisations et les réservations. Les besoins alimentaires, les logos des sponsors et l’itinéraire doivent être finalisés avant le jour J. Sur place, prévoyez du temps pour réceptionner les livraisons, installer les tentes et organiser le buffet avant l’arrivée des invités.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir la liste des invités
2 personnes
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Ouvrir le formulaire d’inscription
4
Inventorier le matériel de sponsoring
2 personnes
5
Définir le programme
2 personnes
6
Faire les réservations
7
Vérifier les autorisations
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Envoyer un rappel
11
Créer des badges nominatifs
2 personnes
12
Vérifier les logos des sponsors
13
Partager l’itinéraire et le parking
14
Vérifier la liste des courses
2 personnes
15
Faire les courses
3 personnes
16
Refroidir les boissons
2 personnes
17
Préparer les en-cas
4 personnes
18
Remplir les paniers de pique-nique
3 personnes
19
Rassembler le matériel
3 personnes
20
Vérifier les prévisions météo
21
Inspecter le lieu
2 personnes
22
Réception des livraisons
2 personnes
23
Balisage du site
2 personnes
24
Monter les tentes de réception
4 personnes
25
Installer les tables
3 personnes
26
Installer les chaises
3 personnes
27
Déplier les couvertures de pique-nique
2 personnes
28
Installer le buffet
4 personnes
29
Installer le bar à boissons
2 personnes
30
Mettre en place le point café
2 personnes
31
Installer la table d'inscription
2 personnes
32
Installer les banderoles des sponsors
2 personnes
33
Installer la décoration
3 personnes
34
Tester le son
2 personnes
35
Vérifier l'éclairage
2 personnes
36
Faire le briefing d’équipe
6 personnes

Événement

37
Tenir l’accueil
2 personnes
38
Accueillir les invités
3 personnes
39
Distribuer les badges
2 personnes
40
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
41
Présenter le programme
42
Assurer la présentation du sponsor
2 personnes
43
Servir des amuse-bouches
3 personnes
44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
45
Ouvrir le buffet
2 personnes
46
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
47
Servir les repas diététiques
2 personnes
48
Servir le café et le thé
2 personnes
49
Animer le moment de networking
2 personnes
50
Prendre des photos
51
Vider les poubelles
2 personnes
52
Vérifier les toilettes
53
Allumer l’éclairage
54
Distribuer les cadeaux d'adieu
2 personnes
55
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

56
Démonter le buffet
3 personnes
57
Rassembler la vaisselle
3 personnes
58
Trier les déchets
3 personnes
59
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
60
Démonter les tentes de fête
4 personnes
61
Retirer la décoration
2 personnes
62
Nettoyer le lieu
4 personnes
63
Rapporter le matériel
2 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Nettoyer les glacières
2 personnes
66
Vérifier la caution
67
Stocker les restes alimentaires
2 personnes
68
Retourner le matériel de sponsoring
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaisesqté 90
Tables de pique-niqueqté 4
Couvertures de pique-niqueqté 20
Tables de buffetqté 3
Table d'inscription
Poubellesqté 6
Portantsqté 2

Vaisselle

Assiettesqté 110
Petits bolsqté 90
Verresqté 150
Tasses à caféqté 80
Couteauxqté 110
Fourchettesqté 110
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12

Cuisine

Thermosqté 6
Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 6
Plateaux de serviceqté 18
Plats de service avec couvercleqté 10
Corbeilles à painqté 8
Glacièresqté 8
Bacs à glaceqté 3
Carafes d’eauqté 8
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4

Équipement

Haut-parleur portable
Micro sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 3

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 6

Décoration

Bannières sponsorsqté 6
Drapeaux de plageqté 4
Nappesqté 12
Guirlandes de fanionsqté 8
Compositions floralesqté 10
Panneaux de menuqté 4
Badges nominatifsqté 100
Stylosqté 20
Présentoirsqté 6
Sacs cadeauxqté 90

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 3
Pinces à déchetsqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Ouvrez les inscriptions avant d’envoyer le rappel final : prévoyez un délai d’au moins 7 jours pour recueillir les besoins alimentaires et ajuster les quantités de repas.
Traitez séparément les éléments des sponsors : vérifiez chaque logo, préparez le matériel de sponsoring et installez le balisage avant l’arrivée du premier invité.
Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance. Pour un service fluide, regroupez les glacières, les bacs à glace, les carafes d’eau et les verres près de l’espace repas.
Ne laissez pas l’installation au dernier moment : prévoyez au moins 2 heures sur place pour monter les tentes, installer les tables, les chaises, la table d’inscription et les poubelles.
Contrôlez la météo et inspectez le lieu la veille. Partagez l’itinéraire et le parking dans le rappel envoyé 24 à 48 heures avant le pique-nique, avec les éventuelles consignes d’accès.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un pique-nique de sponsoring ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant l’événement, avec un formulaire d’inscription. Fermez les inscriptions au moins 5 jours avant afin de confirmer les repas, les badges et les quantités à acheter.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un pique-nique de sponsoring ?: Comptez environ 2 heures pour installer les tentes, les tables, les chaises, la table d’inscription et le balisage. Ajoutez du temps si les livraisons arrivent séparément ou si le lieu nécessite un contrôle d’accès.
Quand vérifier les besoins alimentaires des invités ?: Demandez-les directement dans le formulaire d’inscription et relancez les personnes qui n’ont pas répondu 7 jours avant l’événement. Faites la vérification finale 3 à 5 jours avant les courses et la préparation des paniers.
Que faut-il vérifier la veille d’un pique-nique de sponsoring ?: Vérifiez les prévisions météo, les autorisations, l’état du lieu, les réservations et la réception des livraisons. Contrôlez aussi les logos des sponsors, l’itinéraire, le parking et la liste complète du matériel avant le départ.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.