Sponsor-Picknick organisieren: der praktische Ablauf
Bei einer Sponsor-Picknick laufen Gästemanagement, Sponsorenpräsenz und Verpflegung parallel. Beginne mit Gästeliste, Anmeldeformular und Programm, bevor du Reservierungen und Genehmigungen festlegst. Danach planst du Mengen, Ernährungswünsche, Materialien und den Aufbau vor Ort. Die häufigsten Probleme entstehen durch verspätete Anmeldungen, fehlende Sponsorlogos und zu wenig Zeit für Kühlung, Lieferungen oder Zelte.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Gästeliste erstellen
2 Personen
- 2
Einladungen verschicken
2 Personen
- 3
Anmeldeformular öffnen
- 4
Sponsormaterialien inventarisieren
2 Personen
- 5
Programm festlegen
2 Personen
- 6
Reservierungen vornehmen
- 7
Genehmigungen prüfen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Erinnerung senden
- 11
Namensschilder erstellen
2 Personen
- 12
Sponsorlogos kontrollieren
- 13
Route und Parken teilen
- 14
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 15
Einkaufen gehen
3 Personen
- 16
Getränke kühlen
2 Personen
- 17
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 18
Picknickkörbe füllen
3 Personen
- 19
Materialien zusammenstellen
3 Personen
- 20
Wettervorhersage prüfen
- 21
Location inspizieren
2 Personen
- 22
Lieferungen entgegennehmen
2 Personen
- 23
Gelände absperren
2 Personen
- 24
Partyzelte aufbauen
4 Personen
- 25
Tische aufstellen
3 Personen
- 26
Stühle aufstellen
3 Personen
- 27
Picknickdecken auslegen
2 Personen
- 28
Buffet aufbauen
4 Personen
- 29
Getränkestation einrichten
2 Personen
- 30
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 31
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 32
Sponsorbanner aufstellen
2 Personen
- 33
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 34
Ton testen
2 Personen
- 35
Licht prüfen
2 Personen
- 36
Teambriefing durchführen
6 Personen
Event
- 37
Registrierung besetzen
2 Personen
- 38
Gäste begrüßen
3 Personen
- 39
Namensschilder verteilen
2 Personen
- 40
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
- 41
Programm vorstellen
- 42
Sponsorenvorstellung übernehmen
2 Personen
- 43
Snacks servieren
3 Personen
- 44
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 45
Buffet eröffnen
2 Personen
- 46
Buffet auffüllen
3 Personen
- 47
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
- 48
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 49
Networking begleiten
2 Personen
- 50
Fotos machen
- 51
Mülleimer leeren
2 Personen
- 52
Toiletten kontrollieren
- 53
Beleuchtung einschalten
- 54
Abschiedsgeschenke verteilen
2 Personen
- 55
Gäste verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 56
Buffet abbauen
3 Personen
- 57
Geschirr sammeln
3 Personen
- 58
Abfall trennen
3 Personen
- 59
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 60
Partyzelte abbauen
4 Personen
- 61
Dekoration entfernen
2 Personen
- 62
Location reinigen
4 Personen
- 63
Materialien zurückbringen
2 Personen
- 64
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 65
Kühlboxen reinigen
2 Personen
- 66
Pfand kontrollieren
- 67
Übrig gebliebenes Essen lagern
2 Personen
- 68
Sponsorenmaterialien zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 3
- TischeAnz. 10
- StühleAnz. 90
- PicknicktischeAnz. 4
- PicknickdeckenAnz. 20
- BuffetischeAnz. 3
- Registrierungstisch
- AbfallbehälterAnz. 6
- GarderobenständerAnz. 2
Geschirr
- TellerAnz. 110
- SchälchenAnz. 90
- GläserAnz. 150
- KaffeetassenAnz. 80
- MesserAnz. 110
- GabelnAnz. 110
- LöffelAnz. 100
- ServierlöffelAnz. 12
Küche
- ThermoskannenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 6
- KochmesserAnz. 6
- ServierschalenAnz. 18
- Servierplatten mit DeckelAnz. 10
- BrotkörbeAnz. 8
- KühlboxenAnz. 8
- KühlboxenAnz. 3
- WasserkannenAnz. 8
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- WarmhaltebehälterAnz. 4
Ausstattung
- Mobiler Lautsprecher
- Kabelloses MikrofonAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- PowerbanksAnz. 3
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 8
- LED-LampenAnz. 6
Dekoration
- SponsorenbannerAnz. 6
- BeachflagsAnz. 4
- TischdeckenAnz. 12
- WimpelkettenAnz. 8
- BlumenarrangementsAnz. 10
- MenükartenAnz. 4
- NamensschilderAnz. 100
- StifteAnz. 20
- PräsentationsständerAnz. 6
- GeschenktütenAnz. 90
Reinigung
- SpülbeckenAnz. 3
- MüllgreiferAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 8
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Öffne das Anmeldeformular früh genug und verschicke spätestens 7 Tage vor der Picknick eine Erinnerung. Erfasse dabei Ernährungswünsche und besondere Anforderungen direkt, statt sie am Registrierungstisch nachzufragen.
- Prüfe Sponsorlogos mindestens 3 Tage vor dem Termin auf Version, Größe und Platzierung. Lege die freigegebenen Dateien anschließend gemeinsam mit Namensschildern und anderem Sponsormaterial für den Aufbau bereit.
- Plane Getränke und Kühlung rückwärts vom Beginn der Veranstaltung: Getränke sollten mindestens 2 bis 3 Stunden vorher in Kühlboxen stehen. Stelle zusätzlich Wasserkannen bereit, damit nicht alles am Buffet nachgefüllt werden muss.
- Kontrolliere die Wettervorhersage 48 und nochmals 12 Stunden vorher. Entscheide dann, wo Partyzelte, Tische, Picknickdecken, Abfallbehälter und der Registrierungstisch stehen, damit Wege auch bei Regen funktionieren.
- Plane für den Aufbau mindestens 2 Stunden vor dem Eintreffen der Gäste ein. Nimm Lieferungen zuerst entgegen, inspiziere das Gelände, sichere den Bereich und stelle danach Tische, Stühle, Buffet und Technik auf.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Sponsor-Picknick organisieren?
- Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Gästeliste, Programm, Reservierungen und Genehmigungen. Die Einladungen sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig bearbeiten kannst.
- Wie viele Getränke braucht man für eine Sponsor-Picknick?
- Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa 1 Getränk pro Stunde. Plane zusätzlich Wasser ein und kühle die Getränke mindestens 2 bis 3 Stunden vor Beginn.
- Wann sollte man die Sponsorlogos kontrollieren?
- Kontrolliere alle Sponsorlogos spätestens 3 Tage vor der Veranstaltung. Am Veranstaltungstag selbst sollte nur noch die Platzierung geprüft werden, nicht mehr die Suche nach fehlenden Dateien oder Drucksachen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Sponsor-Picknick?
- Plane mindestens 2 Stunden für Zelte, Tische, Registrierung, Buffet, Abfallbehälter und Lautsprecher ein. Bei Lieferungen oder einer größeren Fläche sind 3 Stunden realistischer, damit die Geländeinspektion nicht entfällt.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!