Organiser un pique-nique de campagne, étape par étape

Un pique-nique de campagne se prépare d’abord sur le papier : lieu, date, autorisations et déroulé doivent être fixés avant d’envoyer les invitations. Les inscriptions servent ensuite à calculer les repas, tenir compte des régimes alimentaires et dimensionner les tables, chaises et boissons. La dernière semaine est consacrée aux achats, aux réservations et à la vérification du matériel. Le jour même, prévoyez une équipe distincte pour le transport, le montage, le buffet et l’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer le lieu et la date
2
Vérifier les permis et les règles
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Consigner le programme et les horaires
2 personnes
7
Contacter les intervenants et les candidats
2 personnes
8
Faire les réservations
9
Calculer les quantités de catering
2 personnes
10
Vérifier la liste des courses
2 personnes
11
Imprimer le matériel promotionnel
12
Mettre à jour les inscriptions et les régimes alimentaires
13
Inventorier le matériel
2 personnes
14
Faire les courses
3 personnes
15
Acheter des produits frais
2 personnes
16
Refroidir les boissons
2 personnes
17
Préparer les paniers-repas
3 personnes
18
Vérifier le parcours et la signalisation
2 personnes
19
Vérifier les prévisions météo
20
Contrôler le site
2 personnes
21
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
22
Monter les tentes de réception
4 personnes
23
Installer les tables et les chaises
4 personnes
24
Installer le buffet et le point boissons
3 personnes
25
Suspendre la décoration
3 personnes
26
Tester le son et le micro
2 personnes
27
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
28
Préparer les amuse-bouches et les salades
4 personnes
29
Aménager le stand d’information
2 personnes

Événement

30
Accueillir les visiteurs
3 personnes
31
Enregistrer la présence
2 personnes
32
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
33
Servir des amuse-bouches
3 personnes
34
Distribuer le matériel de campagne
2 personnes
35
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
36
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
37
Servir le café et le thé
2 personnes
38
Rassembler les déchets et les bouteilles vides
2 personnes
39
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

40
Ranger la nourriture et les boissons
4 personnes
41
Faire la vaisselle
3 personnes
42
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
43
Démonter les tentes de fête
4 personnes
44
Nettoyer le site
4 personnes
45
Rapporter le matériel
3 personnes
46
Rendre les articles empruntés
2 personnes
47
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 60
Couvertures de pique-niqueqté 12
Tables de buffetqté 3

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 70
Bols réutilisablesqté 40
Verres réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 50
Couvertsqté 70
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Glacièresqté 6
Thermosqté 4
Tire-bouchonsqté 3

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 3

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lanternes LEDqté 8

Décoration

Drapeaux de campagneqté 8
Bannières de campagneqté 4
Ballonsqté 100
Ruban à ballonsqté 2
Nappesqté 8
Badges nominatifsqté 70
Stylosqté 20
Panneaux d'informationqté 4
Panneaux indicateursqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commencez 6 à 8 semaines avant la date en confirmant le lieu, les règles applicables et les éventuelles autorisations. Un pique-nique en extérieur peut nécessiter des restrictions spécifiques pour les tentes, le son ou l’affichage.
Fixez une date limite d’inscription au moins 10 jours avant l’événement. Vous pourrez alors mettre à jour les régimes alimentaires, calculer les quantités de catering et ajuster les réservations sans commander au dernier moment.
Gardez un déroulé avec des horaires précis : accueil, prises de parole, repas et rangement. Contactez les intervenants et les candidats au moins 2 semaines avant, puis reconfirmez leur présence la semaine de l’événement.
Faites l’inventaire du matériel 5 à 7 jours avant : tentes, tables pliantes, chaises, couvertures, vaisselle réutilisable, glacières, thermos et équipement audio. Testez aussi les microphones, les enceintes et les rallonges avant le transport.
Consultez les prévisions météo 48 heures avant, puis le matin même. Préparez l’installation des tentes, la signalisation et un point boissons accessible ; refroidissez les boissons et préparez les paniers-repas assez tôt pour éviter un buffet en retard.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un pique-nique de campagne ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant l’événement. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, vérifier les autorisations, envoyer les invitations et réserver les intervenants ou le matériel.
Quand arrêter les inscriptions pour un pique-nique de campagne ?: Fixez la clôture des inscriptions environ 10 jours avant la date. Il restera suffisamment de temps pour connaître les régimes alimentaires, calculer le catering et acheter les produits frais.
Combien de temps avant faut-il vérifier la météo ?: Faites une première vérification 48 heures avant, puis une dernière le matin de l’événement. À ce moment-là, confirmez le montage des tentes, le transport du matériel et l’organisation du buffet.
Que faut-il préparer la veille d’un pique-nique de campagne ?: La veille, refroidissez les boissons, préparez les paniers-repas et regroupez les tables, chaises, couvertures, vaisselle et éléments de signalisation. Gardez les produits frais au dernier moment et vérifiez que chaque intervenant connaît son horaire.

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