Ein Kampagnenpicknick Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Kampagnenpicknick entscheidet die Reihenfolge über einen reibungslosen Tag. Kläre zuerst Ort, Datum, Genehmigungen und das erwartete Publikum, bevor du Einladungen verschickst oder Verpflegung bestellst. Danach folgen Programm, Referenten, Anmeldungen und Mengenplanung. Am Veranstaltungstag brauchst du einen festen Aufbauplan für Zelte, Sitzplätze, Buffet, Getränke, Technik und Beschilderung – plus eine Wetterlösung, die nicht erst am Morgen improvisiert wird.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Ort und Datum bestätigen
- 2
Genehmigungen und Regeln kontrollieren
- 3
Einladungen verschicken
2 Personen
- 4
Anmeldungen bearbeiten
- 5
Ernährungswünsche erfassen
- 6
Programm und Zeiten festlegen
2 Personen
- 7
Referenten und Kandidaten ansprechen
2 Personen
- 8
Reservierungen vornehmen
- 9
Cateringmengen berechnen
2 Personen
- 10
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 11
Werbematerial drucken
- 12
Anmeldungen und Ernährungswünsche aktualisieren
- 13
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 14
Einkaufen gehen
3 Personen
- 15
Frische Produkte einkaufen
2 Personen
- 16
Getränke kühlen
2 Personen
- 17
Picknickpakete vorbereiten
3 Personen
- 18
Route und Beschilderung prüfen
2 Personen
- 19
Wettervorhersage prüfen
- 20
Gelände kontrollieren
2 Personen
- 21
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
- 22
Partyzelte aufbauen
4 Personen
- 23
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 24
Buffet und Getränkestation einrichten
3 Personen
- 25
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 26
Ton und Mikrofon testen
2 Personen
- 27
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
- 28
Snacks und Salate bereitstellen
4 Personen
- 29
Infotisch einrichten
2 Personen
Event
- 30
Besucher empfangen
3 Personen
- 31
Anwesenheit erfassen
2 Personen
- 32
Willkommensgetränke servieren
2 Personen
- 33
Snacks servieren
3 Personen
- 34
Kampagnenmaterial verteilen
2 Personen
- 35
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 36
Buffet auffüllen
3 Personen
- 37
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 38
Müll und leere Flaschen einsammeln
2 Personen
- 39
Die letzten Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 40
Essen und Getränke aufräumen
4 Personen
- 41
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 42
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 43
Partyzelte abbauen
4 Personen
- 44
Gelände reinigen
4 Personen
- 45
Materialien zurückbringen
3 Personen
- 46
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 47
Reste sicher verstauen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 2
- KlappischeAnz. 8
- KlappstühleAnz. 60
- PicknickdeckenAnz. 12
- BuffetischeAnz. 3
Geschirr
- Mehrweg-TellerAnz. 70
- Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 40
- Wiederverwendbare GläserAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 50
- BestecksetsAnz. 70
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 6
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- KühlboxenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 4
- KorkenzieherAnz. 3
Ausstattung
- Tragbare LautsprecherAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 3
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 4
- LED-LaternenAnz. 8
Dekoration
- KampagnenfahnenAnz. 8
- KampagnenbannerAnz. 4
- BallonsAnz. 100
- BallonbandAnz. 2
- TischdeckenAnz. 8
- NamensschilderAnz. 70
- StifteAnz. 20
- InfotafelnAnz. 4
- WegweiserAnz. 8
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Ort und Datum mindestens sechs Wochen vorher fest und prüfe, ob für Gelände, Zelte, Lautsprecher oder Versammlungen eine Genehmigung und bestimmte Regeln gelten.
- Verschicke die Einladungen erst, wenn Programm und Zeiten stehen. Bitte um eine verbindliche Anmeldung und erfasse Ernährungswünsche spätestens sieben Tage vor dem Picknick.
- Plane Speisen und Getränke nach den Anmeldungen, nicht nach einer groben Schätzung. Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und halte die Mengen für Sonderkost separat fest.
- Prüfe drei bis fünf Tage vorher Wettervorhersage, Route und Gelände. Kläre dabei, wo Partyzelte stehen, wie Materialien zum Veranstaltungsort kommen und ob Beschilderung sichtbar bleibt.
- Reserviere am Aufbauort feste Zuständigkeiten: Für Zelte, Tische und Stühle mindestens zwei Personen einplanen; Buffet, Getränkestation, Mikrofone und Lautsprecher sollten 60 bis 90 Minuten vor Beginn einsatzbereit sein.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Kampagnenpicknick planen?
- Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vorher mit Ort, Datum, Genehmigungen und Programm. Die endgültigen Anmeldezahlen und Ernährungswünsche solltest du spätestens sieben Tage vor dem Termin abschließen.
- Wie viele Getränke brauche ich für ein Kampagnenpicknick?
- Plane für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro Person und danach etwa ein Getränk pro Stunde. Bei warmem Wetter oder längeren Programmpunkten solltest du zusätzlich Wasserreserven einplanen.
- Wann soll ich die Picknickpakete vorbereiten?
- Bereite haltbare Bestandteile am Vortag vor und kaufe frische Produkte am Veranstaltungstag oder höchstens einen Tag vorher. Kühlboxen und Getränke sollten mindestens zwei Stunden vor Beginn bereitstehen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Kampagnenpicknicks?
- Plane mindestens 90 Minuten für Zelte, Tische, Stühle, Buffet, Getränkestation, Dekoration und Technik ein. Bei unbekanntem Gelände, komplizierter Beschilderung oder mehreren Funkmikrofonen sind zwei Stunden realistischer.
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