Zo organiseer je een campagnepicknick
Begin met de locatie, datum en regels voordat je mensen uitnodigt. Daarna leg je het programma vast, verzamel je aanmeldingen en dieetwensen en bereken je catering en materialen op basis van het verwachte aantal gasten. Plan de opbouw zo dat tenten, tafels, techniek en buffet vóór aankomst klaarstaan. Controleer de weersverwachting en route opnieuw op de dag zelf; juist daar loopt een campagnepicknick vaak vertraging op.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Locatie en datum bevestigen
- 2
Vergunningen en regels controleren
- 3
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 4
Aanmeldingen verwerken
- 5
Dieetwensen verzamelen
- 6
Programma en tijden vastleggen
2 personen
- 7
Sprekers en kandidaten benaderen
2 personen
- 8
Reserveringen maken
- 9
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
- 10
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 11
Promotiemateriaal drukken
- 12
Aanmeldingen en dieetwensen bijwerken
- 13
Materialen inventariseren
2 personen
- 14
Boodschappen doen
3 personen
- 15
Versproducten inkopen
2 personen
- 16
Dranken koelen
2 personen
- 17
Picknickpakketten voorbereiden
3 personen
- 18
Route en bewegwijzering controleren
2 personen
- 19
Weersverwachting controleren
- 20
Terrein controleren
2 personen
- 21
Materialen naar locatie brengen
4 personen
- 22
Partytenten opbouwen
4 personen
- 23
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 24
Buffet en drankpunt inrichten
3 personen
- 25
Versiering ophangen
3 personen
- 26
Geluid en microfoon testen
2 personen
- 27
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
- 28
Hapjes en salades klaarzetten
4 personen
- 29
Informatietafel inrichten
2 personen
Event
- 30
Bezoekers ontvangen
3 personen
- 31
Aanwezigheid registreren
2 personen
- 32
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
- 33
Hapjes serveren
3 personen
- 34
Campagnemateriaal uitdelen
2 personen
- 35
Dranken bijvullen
2 personen
- 36
Buffet aanvullen
3 personen
- 37
Koffie en thee serveren
2 personen
- 38
Afval en lege flessen verzamelen
2 personen
- 39
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 40
Eten en dranken opruimen
4 personen
- 41
Servies afwassen
3 personen
- 42
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
- 43
Partytenten afbreken
4 personen
- 44
Terrein schoonmaken
4 personen
- 45
Materialen terugbrengen
3 personen
- 46
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 47
Restanten veilig opbergen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 60
- Picknickkledenaantal 12
- Buffettafelsaantal 3
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 70
- Herbruikbare kommenaantal 40
- Herbruikbare glazenaantal 100
- Koffiekopjesaantal 50
- Besteksetsaantal 70
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 6
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
- Koelboxenaantal 6
- Thermoskannenaantal 4
- Kurkentrekkersaantal 3
Apparatuur
- Draagbare speakersaantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Microfoonstatievenaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 3
Verlichting
- Snoerverlichtingaantal 4
- LED-lantaarnsaantal 8
Decoratie
- Campagnevlaggenaantal 8
- Campagnebannersaantal 4
- Ballonnenaantal 100
- Ballonnenlintaantal 2
- Tafelkledenaantal 8
- Naamkaartjesaantal 70
- Pennenaantal 20
- Informatiebordenaantal 4
- Pijlbordenaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Bevestig de locatie en controleer vergunningen en terreinregels minimaal 4 weken vooraf. Vraag na of partytenten, speakers, microfoons en verlengsnoeren zijn toegestaan en waar je ze veilig mag plaatsen.
- Stuur uitnodigingen zodra datum en programma vaststaan en sluit de aanmeldingen uiterlijk 7 dagen voor de picknick. Gebruik de definitieve lijst voor dieetwensen, naamkaartjes, picknickpakketten en de hoeveelheid herbruikbaar servies.
- Werk met een apart drankpunt en buffet. Koel dranken vooraf in koelboxen, zet thermoskannen klaar voor koffie en thee en leg serveerschalen, serveertangen, snijplanken en keukenmessen vóór de opbouw op één plek.
- Plan de opbouw minstens 2 uur vóór de ontvangst. Zet eerst partytenten en tafels, daarna stoelen, picknickkleden, buffet en drankpunt; test vervolgens speakers, draadloze microfoons, microfoonstatieven en snoerverlichting.
- Maak een weer- en vertrekplan uiterlijk de avond ervoor. Controleer de route, bewegwijzering en het terrein, reserveer extra ruimte onder de partytenten en leg LED-lantaarns klaar als het programma na zonsondergang doorgaat.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een campagnepicknick organiseren?
- Begin 4 tot 6 weken vooraf met locatie, datum, vergunningen en uitnodigingen. Rond de aanmeldingen en dieetwensen 7 dagen vóór de picknick af, zodat je catering en materialen definitief kunt plannen.
- Wanneer moet je de catering voor een campagnepicknick bestellen?
- Bereken de hoeveelheden zodra de aanmeldingen sluiten, meestal 7 dagen vooraf. Koop versproducten zo laat mogelijk, bij voorkeur 1 dag voor het evenement, en koel dranken uiterlijk de ochtend van de picknick.
- Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een campagnepicknick?
- Reken op minimaal 2 uur met een volledig opbouwteam. Tenten, tafels en stoelen kosten de eerste 60 tot 90 minuten; houd daarna minstens 30 minuten over voor buffet, techniek, bewegwijzering en een laatste terreincontrole.
- Wat doe je bij slecht weer tijdens een campagnepicknick?
- Neem uiterlijk de avond ervoor een besluit op basis van de weersverwachting en controleer of de partytenten voldoende bescherming bieden. Zorg daarnaast voor een aangepast programma en houd minstens 30 minuten extra opbouwtijd aan voor het vastzetten en inrichten van de tenten.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Gebruik dit planGratis te starten — geen creditcard nodig.