Checklist pour organiser un camp scolaire

Un camp scolaire se prépare bien avant le départ : il faut coordonner les inscriptions, les autorisations, le transport, les repas et le matériel de camping. Cette checklist rassemble 70 tâches et 51 fournitures pour suivre l’organisation dans le bon ordre. Commencez par la date, le lieu et le budget, puis avancez vers les groupes, l’itinéraire et les achats. Les dernières vérifications portent sur la météo, les données médicales, les bagages et la présence au départ.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu du camp
2 personnes
Réserver des emplacements de camping
Réserver le transport
Élaborer le programme et l’itinéraire
3 personnes
Établir le budget et les modalités de paiement
2 personnes
Inviter les parents
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Vérifier les données médicales
2 personnes
Vérifier les formulaires d’autorisation
2 personnes
Regrouper les contacts d’urgence
2 personnes
Constituer les groupes et répartir les tentes
3 personnes
Acheter les activités et les jeux
2 personnes
Planifier les repas et le menu
3 personnes
Établir la liste de courses
2 personnes
Vérifier le matériel de tente
2 personnes
Vérifier le matériel de cuisine
2 personnes
Réapprovisionner la trousse de premiers secours
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Réfrigérer et répartir les courses
3 personnes
Étiqueter le matériel
3 personnes
Charger les bagages et le matériel
4 personnes
Envoyer les informations de départ

Événement

Enregistrer la présence
2 personnes
Charger les bagages
4 personnes
Accompagner le trajet aller
5 personnes
Expliquer le site et les règles de sécurité
3 personnes
Monter les tentes
10 personnes
Répartir les bagages dans les tentes
4 personnes
Préparer les boissons de bienvenue
2 personnes
Préparer le repas du soir
4 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer le jeu du soir
5 personnes
Accompagner la toilette du soir et le brossage des dents
3 personnes
Répartir la surveillance de nuit
2 personnes
Effectuer une ronde du site
2 personnes
Préparer le petit déjeuner
4 personnes
Servir le petit-déjeuner
4 personnes
Nettoyer les tables et la cuisine
4 personnes
Encadrer l’activité du matin
5 personnes
Préparer les paniers-repas
4 personnes
Distribuer les paniers-repas
3 personnes
Accompagner le parcours de randonnée
5 personnes
Animer le jeu de l’après-midi
5 personnes
Distribuer des collations
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Préparer un repas chaud
5 personnes
Servir le repas chaud
5 personnes
Animer la soirée feu de camp
4 personnes
Distribuer les en-cas du soir
2 personnes
Vérifier les tentes et le terrain
2 personnes
Préparer le petit déjeuner
4 personnes
Servir le petit-déjeuner
4 personnes
Démonter les tentes
8 personnes
Débarrasser le site des déchets
6 personnes
Charger les bagages et le matériel
5 personnes
Effectuer le contrôle de départ
3 personnes
Accompagner le retour
5 personnes
Remettre les élèves aux parents
3 personnes

Suivi

Décharger le matériel
4 personnes
Faire sécher le matériel de tente
3 personnes
Laver la vaisselle et le matériel de cuisine
4 personnes
Nettoyer les glacières et les bacs
2 personnes
Collecter et jeter les déchets
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock non périssable restant
2 personnes
Traiter les notes de frais et les factures
2 personnes
Rendre les objets trouvés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 36
Tables de pique-niqueqté 6
Poubellesqté 6

Camping

Tentes pour 4 personnesqté 10
Matelas de couchageqté 35
Sacs de couchageqté 35
Coussinsqté 35
Bâches de solqté 10
Piquetsqté 80
Haubansqté 20
Marteaux en caoutchoucqté 4

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 40
Bols réutilisablesqté 40
Gobelets réutilisablesqté 40
Couverts réutilisablesqté 40
Thermosqté 4

Cuisine

Brûleurs à gazqté 4
Bouteilles de gazqté 4
Grandes marmitesqté 4
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Louchesqté 6
Verres doseursqté 3
Bidons d'eauqté 6

Équipement

Rallonges électriquesqté 3
Lampes de pocheqté 10
Batteries externesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4

Matériel de sport

Ballons de footballqté 4
Frisbeesqté 6
Cordes à sauterqté 6
Cônesqté 20
Corde de tir à la corde
Boussoleqté 6
Cartes de parcours imperméablesqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Siffletsqté 8
Gilets réfléchissantsqté 8
Extincteursqté 2

Décoration

Guirlande de fanionsqté 4

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 4
Seauxqté 4
Brosses à vaisselleqté 4
Serviettesqté 12

Administration

Étiquettes nominativesqté 40
Marqueursqté 12
Presse-papiersqté 6
Pochettes de documents imperméablesqté 10

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date et le lieu, puis réservez rapidement les emplacements de camping et le transport. Gardez une marge d’au moins 2 semaines pour traiter les inscriptions et relancer les familles qui n’ont pas encore répondu.
Regroupez les autorisations, les contacts d’urgence et les informations médicales dans un dossier unique. Vérifiez chaque formulaire au plus tard 7 jours avant le départ, plutôt que de découvrir un document manquant le matin du trajet.
Répartissez les élèves par groupes et attribuez les tentes avant de préparer les bagages. Pour chaque tente, contrôlez la tente pour 4 personnes, les matelas, les sacs de couchage, les bâches de sol, les piquets et les haubans.
Planifiez les repas avant de faire les courses, en tenant compte des besoins alimentaires recueillis auprès des parents. Réfrigérez ensuite les produits et répartissez-les dans les glacières, avec les bidons d’eau, les marmites et le matériel de cuisine.
Consultez les prévisions météo 48 heures avant le départ et adaptez le chargement. Étiquetez les caisses, vérifiez les lampes de poche, les batteries externes, la trousse de premiers secours et les rallonges avant d’envoyer les informations de départ aux familles.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un camp scolaire ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant le départ. Les premières étapes sont la date, le lieu, les emplacements de camping, le transport, le budget et le programme.
Quels documents faut-il demander pour un camp scolaire ?: Prévoyez une autorisation parentale pour chaque élève, les informations médicales et les contacts d’urgence. Fixez une date limite 2 semaines avant le départ, puis vérifiez les formulaires restants 7 jours avant.
Combien de temps avant un camp scolaire faut-il faire les courses ?: Faites les courses 1 à 2 jours avant le départ pour les produits frais. Réfrigérez-les dès votre retour et répartissez-les par repas dans les glacières afin de limiter les oublis au chargement.
Que vérifier la veille du départ en camp scolaire ?: Vérifiez la météo, les présences, les autorisations, les données médicales et les groupes. Chargez les bagages, les tentes, les sacs de couchage, le matériel de cuisine et l’éclairage après avoir étiqueté chaque caisse.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.