Organiser un mariage à l’hôtel, étape par étape

Un mariage à l’hôtel se prépare en reliant plusieurs espaces et services : cérémonie, dîner, fête et chambres. Commence par fixer le nombre d’invités, puis réserve les lieux et les prestations avant de concevoir les invitations. Les réponses des invités servent ensuite à organiser les repas, les chambres, le transport et le plan de table. La dernière phase consiste à vérifier les horaires, le matériel et les documents nécessaires au jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir la liste des invités
2 personnes
2
Réserver l'hôtel et la salle
2 personnes
3
Réserver la salle de cérémonie
4
Réserver le dîner et les chambres
2 personnes
5
Concevoir les invitations
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Établir le plan de table
2 personnes
10
Établir le programme de la cérémonie
2 personnes
11
Sélectionner la musique pour la cérémonie
2 personnes
12
Sélectionner la musique pour la fête
2 personnes
13
Réserver le photographe
14
Réserver un musicien ou un DJ
15
Commander les fleurs et la décoration
2 personnes
16
Commander le gâteau
17
Organiser le transport des invités
2 personnes
18
Prévoir une chambre d'hôtel pour les mariés
19
Définir la table des cadeaux
20
Préparer le livre d’or
21
Créer des badges nominatifs
2 personnes
22
Créer les menus
2 personnes
23
Imprimer les livrets du programme
24
Préparer les cadeaux et enveloppes
2 personnes
25
Finaliser les inscriptions
26
Communiquer les chiffres définitifs
27
Imprimer l’aperçu du régime
28
Rassembler les fournitures
3 personnes
29
Faire les courses
2 personnes
30
Refroidir les boissons
2 personnes
31
Récupérer les fleurs
2 personnes
32
Aller chercher le gâteau
2 personnes
33
Apporter la décoration à l’hôtel
3 personnes
34
Installer la salle de cérémonie
4 personnes
35
Installer la table du livre d’or
2 personnes
36
Aménager la table des cadeaux
2 personnes
37
Suspendre la décoration
3 personnes
38
Installer les tables
4 personnes
39
Installer les chaises
4 personnes
40
Mettre en place la décoration de table
3 personnes
41
Placer les badges nominatifs
2 personnes
42
Mettre en place les cartes du menu
2 personnes
43
Aménager le buffet et le bar
3 personnes
44
Brancher la technique
2 personnes
45
Tester la musique
2 personnes
46
Préparer le programme de la cérémonie
2 personnes

Événement

47
Accueillir les mariés
2 personnes
48
Accueillir les invités
4 personnes
49
Animer la cérémonie
3 personnes
50
Guider les invités vers la réception
2 personnes
51
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
52
Servir des amuse-bouches
4 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Encadrer la photo de groupe
2 personnes
55
Accompagner les invités au dîner
2 personnes
56
Servir le dîner
6 personnes
57
Débarrasser la vaisselle
4 personnes
58
Couper le gâteau
2 personnes
59
Servir le gâteau
3 personnes
60
Encadrer la danse d’ouverture
2 personnes
61
Assurer la musique de fête
62
Servir les snacks de fin de soirée
3 personnes
63
Accompagner le départ des invités
2 personnes
64
Orienter les invités vers les chambres
2 personnes

Suivi

65
Rassembler les déchets
3 personnes
66
Récupérer la décoration
3 personnes
67
Stocker les cadeaux en sécurité
2 personnes
68
Faire la vaisselle
3 personnes
69
Nettoyer la salle
4 personnes
70
Éteindre l’équipement
2 personnes
71
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
72
Rendre les articles empruntés
2 personnes
73
Répartir les courses restantes
2 personnes
74
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de réceptionqté 4
Tables de dînerqté 10
Chaisesqté 90
Tables de buffetqté 3
Table des cadeaux
Table du livre d’or
Tabourets de barqté 6

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Tasses à caféqté 90
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 100
Verres à champagneqté 90
Cuillères à caféqté 90
Couteaux de tableqté 100
Fourchettes de tableqté 100
Fourchettes à dessertqté 100
Louchesqté 12

Cuisine

Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 10
Pinces de serviceqté 8
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Couteau à gâteau
Spatule à gâteau

Équipement

Glacièresqté 4
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Bain-marieqté 3
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ordinateur portable

Décoration

Chemins de tableqté 10
Serviettes en tissuqté 100
Cartes de menuqté 90
Badges nominatifsqté 90
Brochures du programmeqté 90
Compositions floralesqté 12
Bougiesqté 40
Bougeoirs en verreqté 20
Guirlandes lumineusesqté 6
Panneau d’accueil
Cadres photoqté 12
Coffret à alliance
Livre d’or
Stylosqté 6
Numéros de tableqté 10
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3

Catering

Courses

Conseils

Bloque d’abord l’hôtel, la salle de réception et la salle de cérémonie. Fais confirmer par écrit les horaires d’accès, l’installation, le dîner, la fête et les chambres avant d’envoyer les invitations.
Envoie les invitations seulement après avoir vérifié la capacité réelle de la salle et le nombre de chambres disponibles. Demande une date limite de réponse située au moins 6 à 8 semaines avant le mariage.
Regroupe les informations alimentaires et les besoins de transport dans un même suivi. Relance les invités sans réponse environ 10 jours avant la date limite afin de finaliser les repas et les trajets.
Prépare le plan de table après la clôture des inscriptions, pas à partir des réponses provisoires. Garde une marge pour les changements de dernière minute et transmets la version finale au repas au moins 7 jours avant.
Prévois une personne référente pour le matériel et les prestataires le jour J. Elle doit notamment vérifier les microphones, les machines à café, les verres, les tables, le livre d’or et la table des cadeaux avant l’arrivée des invités.

Questions fréquentes

Quand réserver un hôtel pour un mariage ?: Réserve l’hôtel, les salles et les chambres dès que la date et le nombre approximatif d’invités sont connus, idéalement 9 à 12 mois à l’avance. Cela laisse le temps de coordonner la cérémonie, le dîner, la musique et le transport.
Quand envoyer les invitations pour un mariage à l’hôtel ?: Envoie-les environ 4 à 6 mois avant le mariage, une fois les lieux, les horaires principaux et les possibilités d’hébergement confirmés. Fixe la date limite de réponse 6 à 8 semaines avant l’événement.
Quand faire le plan de table d’un mariage ?: Commence une première version 4 semaines avant, puis finalise-la après la clôture des inscriptions. Transmets le plan définitif à l’hôtel et au traiteur au moins 7 jours avant le dîner.
Combien de temps prévoir pour organiser un mariage à l’hôtel ?: Compte généralement 9 à 12 mois pour organiser sereinement un mariage à l’hôtel. Les 2 derniers mois servent surtout à confirmer les invités, les besoins alimentaires, les chambres, le transport, la décoration et le déroulement de la cérémonie.

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