Zo organiseer je een hotelbruiloft zonder losse eindjes
Begin met de gastenlijst en bepaal daarna hoeveel hotelkamers, dinerplaatsen en ruimte voor de ceremonie je nodig hebt. Reserveer hotel, zaal en ceremonieruimte voordat je leveranciers en drukwerk vastlegt. Werk vervolgens toe naar één definitieve gastenlijst met dieetwensen, tafelindeling en vervoersafspraken. De laatste weken gebruik je voor naamkaartjes, menukaarten, programmaboekjes en een duidelijke overdracht aan het hotel en de ceremoniemeester.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Gastenlijst opstellen
2 personen
- 2
Hotel en zaal reserveren
2 personen
- 3
Ceremonieruimte reserveren
- 4
Diner en kamers reserveren
2 personen
- 5
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
- 6
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 7
Aanmeldingen verwerken
- 8
Dieetwensen verzamelen
- 9
Tafelindeling maken
2 personen
- 10
Ceremonieprogramma opstellen
2 personen
- 11
Muziek voor ceremonie selecteren
2 personen
- 12
Muziek voor feest selecteren
2 personen
- 13
Fotograaf reserveren
- 14
Muzikant of dj reserveren
- 15
Bloemen en decoratie bestellen
2 personen
- 16
Taart bestellen
- 17
Vervoer voor gasten regelen
2 personen
- 18
Hotelkamer voor bruidspaar regelen
- 19
Cadeautafel bepalen
- 20
Gastenboek voorbereiden
- 21
Naamkaartjes maken
2 personen
- 22
Menukaarten maken
2 personen
- 23
Programmaboekjes printen
- 24
Cadeaus en enveloppen voorbereiden
2 personen
- 25
Aanmeldingen definitief maken
- 26
Definitieve aantallen doorgeven
- 27
Dieetoverzicht afdrukken
- 28
Benodigdheden verzamelen
3 personen
- 29
Boodschappen doen
2 personen
- 30
Dranken koelen
2 personen
- 31
Bloemen ophalen
2 personen
- 32
Taart ophalen
2 personen
- 33
Decoratie naar hotel brengen
3 personen
- 34
Ceremonieruimte opbouwen
4 personen
- 35
Gastenboektafel inrichten
2 personen
- 36
Cadeautafel inrichten
2 personen
- 37
Versiering ophangen
3 personen
- 38
Tafels opstellen
4 personen
- 39
Stoelen plaatsen
4 personen
- 40
Tafeldecoratie plaatsen
3 personen
- 41
Naamkaartjes plaatsen
2 personen
- 42
Menukaarten plaatsen
2 personen
- 43
Buffet en bar inrichten
3 personen
- 44
Techniek aansluiten
2 personen
- 45
Muziek testen
2 personen
- 46
Ceremonieprogramma klaarleggen
2 personen
Event
- 47
Bruidspaar ontvangen
2 personen
- 48
Gasten ontvangen
4 personen
- 49
Ceremonie begeleiden
3 personen
- 50
Gasten naar receptie begeleiden
2 personen
- 51
Welkomstdrank serveren
3 personen
- 52
Hapjes serveren
4 personen
- 53
Dranken bijvullen
2 personen
- 54
Groepsfoto begeleiden
2 personen
- 55
Gasten naar diner begeleiden
2 personen
- 56
Diner uitserveren
6 personen
- 57
Servies afruimen
4 personen
- 58
Taart aansnijden
2 personen
- 59
Taart serveren
3 personen
- 60
Openingsdans begeleiden
2 personen
- 61
Feestmuziek verzorgen
- 62
Late snacks serveren
3 personen
- 63
Afscheid van gasten begeleiden
2 personen
- 64
Gasten naar kamers verwijzen
2 personen
Nazorg
- 65
Afval verzamelen
3 personen
- 66
Decoratie afhalen
3 personen
- 67
Cadeaus veilig opslaan
2 personen
- 68
Servies afwassen
3 personen
- 69
Zaal schoonmaken
4 personen
- 70
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 71
Geleende spullen controleren
2 personen
- 72
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 73
Overgebleven boodschappen verdelen
2 personen
- 74
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Receptietafelsaantal 4
- Diner tafelsaantal 10
- Stoelenaantal 90
- Buffettafelsaantal 3
- Cadeautafel
- Gastenboektafel
- Barkrukkenaantal 6
Servies
- Dinerbordenaantal 100
- Dessertbordenaantal 100
- Koffiekopjesaantal 90
- Waterglazenaantal 100
- Wijnglazenaantal 100
- Champagneglazenaantal 90
- Koffielepelsaantal 90
- Tafelmessenaantal 100
- Tafelvorkenaantal 100
- Dessertvorkjesaantal 100
- Opscheplepelsaantal 12
Keuken
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerschotelsaantal 10
- Serveertangenaantal 8
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Taartmes
- Taartspatel
Apparatuur
- Koelboxenaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 2
- Bain-marieaantal 3
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Mengpaneel
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Laptop
Decoratie
- Tafellopersaantal 10
- Stoffen servettenaantal 100
- Menukaartenaantal 90
- Naamkaartjesaantal 90
- Programmaboekjesaantal 90
- Bloemstukkenaantal 12
- Kaarsenaantal 40
- Glazen kandelaarsaantal 20
- Lichtslingersaantal 6
- Welkomstbord
- Fotolijstjesaantal 12
- Ringdoosje
- Gastenboek
- Pennenaantal 6
- Tafelnummersaantal 10
- Ballonnenaantal 100
- Ballonlintaantal 2
Verlichting
- Ledlampenaantal 12
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Stoffer en blikaantal 2
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Reserveer hotel, diner en ceremonieruimte als één geheel zodra je ongeveer weet hoeveel gasten blijven slapen. Controleer ook hoeveel kamers voor het bruidspaar en gasten beschikbaar zijn en wanneer inchecken mogelijk is.
- Stuur uitnodigingen pas nadat de locatie, het programma op hoofdlijnen en de uiterste aanmelddatum vaststaan. Plan die deadline minstens 6 weken vóór de bruiloft, zodat dieetwensen, kamers en vervoer nog verwerkt kunnen worden.
- Maak de tafelindeling pas definitief nadat de aanmeldingen zijn gesloten. Houd naast de gastenlijst ook een aparte lijst bij met dieetwensen en geef die uiterlijk 1 week vooraf door aan het hotel en de cateraar.
- Plan ceremonie, diner en feest in één tijdlijn met concrete overdrachtsmomenten. Leg vast wie de draadloze microfoons, muziek, gastenboektafel, cadeautafel en programmaboekjes controleert voordat de gasten arriveren.
- Tel servies en glaswerk per eet- en drinkmoment, niet alleen per gast. Voorzie bijvoorbeeld naast dinerborden ook dessertborden, koffiekopjes, water-, wijn- en champagneglazen en controleer wie de aantallen levert of afwast.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een hotelbruiloft organiseren?
- Begin idealiter 12 tot 18 maanden vooraf met de gastenlijst en het reserveren van hotel, zaal en ceremonieruimte. Leveranciers zoals fotograaf, dj of muzikant en taart kun je daarna zo snel mogelijk vastleggen.
- Wanneer moet je de uitnodigingen voor een hotelbruiloft versturen?
- Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 maanden vooraf. Zet een uiterste aanmelddatum die minstens 6 weken vóór de bruiloft ligt, zodat je kamers, dinerplaatsen, dieetwensen en vervoer definitief kunt maken.
- Wanneer maak je de tafelindeling voor een hotelbruiloft?
- Maak een eerste indeling zodra de gastenlijst bijna compleet is, maar zet haar pas definitief na de aanmelddatum. Geef de definitieve indeling en dieetwensen uiterlijk 1 week vooraf door aan het hotel.
- Wat moet je de week voor een hotelbruiloft controleren?
- Controleer 7 dagen vooraf het aantal gasten, kamers, vervoer, dieetwensen, muziek, bloemen, taart en het ceremonieprogramma. Loop ook de aantallen naamkaartjes, menukaarten, programmaboekjes, cadeauenveloppen en het benodigde servies na.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!