Hotelhochzeit organisieren: die richtige Reihenfolge
Bei einer Hotelhochzeit laufen Trauung, Abendessen, Übernachtung und Feier an einem Ort zusammen. Genau das macht die Planung übersichtlich, verlangt aber frühe Absprachen mit dem Hotel. Beginne mit Gästeliste, Budget und verfügbaren Räumen, bevor du Einladungen verschickst oder Dienstleister buchst. Danach folgen Rückmeldungen, Sitzordnung, Menü, Musik und die Ausstattung für Empfang, Dinner und Zeremonie.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Gästeliste erstellen
2 Personen
- 2
Hotel und Saal reservieren
2 Personen
- 3
Zeremonienraum reservieren
- 4
Abendessen und Zimmer reservieren
2 Personen
- 5
Einladungen gestalten
2 Personen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Tischordnung erstellen
2 Personen
- 10
Zeremonieprogramm erstellen
2 Personen
- 11
Musik für die Zeremonie auswählen
2 Personen
- 12
Musik für die Feier auswählen
2 Personen
- 13
Fotograf buchen
- 14
Musiker oder DJ reservieren
- 15
Blumen und Deko bestellen
2 Personen
- 16
Torte bestellen
- 17
Transport für Gäste organisieren
2 Personen
- 18
Hotelzimmer für das Brautpaar organisieren
- 19
Geschenketisch festlegen
- 20
Gästebuch vorbereiten
- 21
Namensschilder erstellen
2 Personen
- 22
Menükarten erstellen
2 Personen
- 23
Programmhefte drucken
- 24
Geschenke und Umschläge vorbereiten
2 Personen
- 25
Anmeldungen finalisieren
- 26
Endgültige Teilnehmerzahlen durchgeben
- 27
Diätübersicht ausdrucken
- 28
Benötigte Materialien sammeln
3 Personen
- 29
Einkaufen gehen
2 Personen
- 30
Getränke kühlen
2 Personen
- 31
Blumen abholen
2 Personen
- 32
Torte abholen
2 Personen
- 33
Dekoration ins Hotel bringen
3 Personen
- 34
Zeremonieraum aufbauen
4 Personen
- 35
Tisch fürs Gästebuch einrichten
2 Personen
- 36
Geschenketisch einrichten
2 Personen
- 37
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 38
Tische aufstellen
4 Personen
- 39
Stühle aufstellen
4 Personen
- 40
Tischdekoration aufstellen
3 Personen
- 41
Namensschilder platzieren
2 Personen
- 42
Menükarten aufstellen
2 Personen
- 43
Buffet und Bar einrichten
3 Personen
- 44
Technik anschließen
2 Personen
- 45
Musik testen
2 Personen
- 46
Zeremonieprogramm bereitlegen
2 Personen
Event
- 47
Brautpaar empfangen
2 Personen
- 48
Gäste empfangen
4 Personen
- 49
Zeremonie begleiten
3 Personen
- 50
Gäste zur Rezeption begleiten
2 Personen
- 51
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
- 52
Snacks servieren
4 Personen
- 53
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 54
Gruppenfoto begleiten
2 Personen
- 55
Gäste zum Abendessen begleiten
2 Personen
- 56
Abendessen servieren
6 Personen
- 57
Geschirr abräumen
4 Personen
- 58
Torte anschneiden
2 Personen
- 59
Torte servieren
3 Personen
- 60
Eröffnungstanz betreuen
2 Personen
- 61
Partymusik bereitstellen
- 62
Späte Snacks servieren
3 Personen
- 63
Verabschiedung der Gäste begleiten
2 Personen
- 64
Gäste zu den Zimmern begleiten
2 Personen
Nachbereitung
- 65
Abfall sammeln
3 Personen
- 66
Dekoration abholen
3 Personen
- 67
Geschenke sicher verstauen
2 Personen
- 68
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 69
Saal reinigen
4 Personen
- 70
Geräte ausschalten
2 Personen
- 71
Geliehene Gegenstände überprüfen
2 Personen
- 72
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 73
Übrig gebliebene Einkäufe verteilen
2 Personen
- 74
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- EmpfangstischeAnz. 4
- AbendtischeAnz. 10
- StühleAnz. 90
- BuffetischeAnz. 3
- Geschenketisch
- Gästebuch-Tisch
- BarhockerAnz. 6
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 100
- DesserttellerAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 90
- WassergläserAnz. 100
- WeingläserAnz. 100
- ChampagnergläserAnz. 90
- KaffeelöffelAnz. 90
- TafelmesserAnz. 100
- TischgabelnAnz. 100
- DessertgabelnAnz. 100
- ServierlöffelAnz. 12
Küche
- ServierschalenAnz. 12
- ServierplattenAnz. 10
- ServierzangenAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- Tortenmesser
- Kuchenspatel
Ausstattung
- KühlboxenAnz. 4
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- Bain-MarieAnz. 3
- FunkmikrofoneAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Laptop
Dekoration
- TischläuferAnz. 10
- StoffserviettenAnz. 100
- SpeisekartenAnz. 90
- NamensschilderAnz. 90
- ProgrammhefteAnz. 90
- BlumenarrangementsAnz. 12
- KerzenAnz. 40
- Gläserne KerzenhalterAnz. 20
- LichterkettenAnz. 6
- Willkommensschild
- FotorahmenAnz. 12
- Ringbox
- Gästebuch
- StifteAnz. 6
- TischnummernAnz. 10
- BallonsAnz. 100
- BallonbandAnz. 2
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 12
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere Hotel, Saal und Zeremonienraum möglichst 12 bis 18 Monate vorher. Kläre dabei nicht nur den Hochzeitstermin, sondern auch Aufbauzeiten, Sperrstunde, Zimmerkontingent und den Ablauf am nächsten Morgen.
- Verschicke die Einladungen etwa 5 bis 6 Monate vor der Hochzeit und setze eine Rückmeldefrist von 8 bis 10 Wochen. Frage dabei ausdrücklich nach Ernährungswünschen, Übernachtung und notwendigem Transport.
- Finalisiere die Gästeliste spätestens 4 Wochen vor dem Termin. Erst dann lassen sich Tischordnung, Namensschilder, Menükarten, Programmhefte und die benötigte Zahl an Tellern, Gläsern und Besteck zuverlässig festlegen.
- Plane die Zeremonie und die Feier als zwei getrennte Abläufe. Lege für beide Musik, Mikrofon, Sitzplätze und Verantwortliche fest und bestimme, wer Geschenketisch, Gästebuch und Umschläge während des Tages betreut.
- Bestätige Torte, Blumen, Fotograf, Musiker oder DJ und Transport 2 bis 3 Wochen vorher schriftlich. Lass dir außerdem vom Hotel bestätigen, wann Empfangstische, Abendtische, Buffet, Kaffeemaschinen und Kühlung bereitstehen.
Häufige Fragen
- Wann sollte man eine Hotelhochzeit organisieren?
- Beginne idealerweise 12 bis 18 Monate vorher mit Termin, Hotel und Räumen. Sechs Monate vor der Hochzeit sollten Einladungen, wichtige Dienstleister und das Zimmerkontingent feststehen.
- Wie viele Hotelzimmer braucht man für eine Hochzeit?
- Plane zunächst ein Zimmer pro übernachtendem Haushalt oder Paar und ergänze 10 bis 15 Prozent Reserve. Frage die Gäste spätestens mit der Einladung nach ihrem Übernachtungsbedarf und bestätige die Zahl 6 bis 8 Wochen vorher.
- Wann muss die Sitzordnung für die Hotelhochzeit fertig sein?
- Erstelle einen ersten Entwurf etwa 6 Wochen vorher und finalisiere ihn 3 bis 4 Wochen vor der Feier. Zu diesem Zeitpunkt sollten Rückmeldungen, Ernährungswünsche und die endgültige Tischanzahl vorliegen.
- Was wird bei einer Hotelhochzeit häufig vergessen?
- Oft fehlen ein klarer Übergang zwischen Zeremonie und Empfang, ein Verantwortlicher für Geschenke und Gästebuch sowie ausreichend Zeit für den Aufbau. Prüfe diese Punkte spätestens 2 Wochen vorher und kläre, wer am Hochzeitstag Entscheidungen trifft.
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