Checklist pour organiser un marché d'été

Un marché d'été demande plus qu'une date et quelques stands. Il faut obtenir l'autorisation, réserver le lieu, inscrire les exposants et prévoir une organisation claire pour l'installation, les paiements et la météo. Cette checklist de 74 tâches vous accompagne de la préparation initiale au balisage du site. Utilisez-la pour savoir quoi régler en premier et éviter les oublis de dernière minute, notamment pour la monnaie, le froid et les équipements électriques.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Demander le permis de marché
Réserver le lieu
Contacter les fournisseurs
2 personnes
Enregistrer les exposants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le marché en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les stands
2 personnes
Informer les exposants
Confirmer les réservations
Vérifier les prévisions météo
Partager les informations météo
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer le matériel de location
2 personnes
Acheter des produits frais à conserver au froid
2 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Créer les panneaux d'information
2 personnes
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Vérifier les caisses
2 personnes
Préparer la monnaie
2 personnes

Événement

Réceptionner les supports de stand
3 personnes
Balisage du site
3 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Fixer les tentures de stand
3 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Installer les caisses
2 personnes
Tester les terminaux de paiement
2 personnes
Remplir les glacières
3 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Préparer le point café
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Briefer les tenanciers de stands
2 personnes
Annoncer l'ouverture
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Fournir les informations
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Distribuer les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Réapprovisionner les toilettes
Garder les tables propres
2 personnes
Préparer la clôture de caisse
2 personnes
Annoncer le dernier tour
Clôturer le départ des exposants
2 personnes
Fermer les caisses
2 personnes
Emballer les restes en toute sécurité
3 personnes

Suivi

Dégager les tables
4 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter l’éclairage
3 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Ramener le mobilier
3 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Ranger les restes
2 personnes
Sécuriser la caisse
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les objets empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 18
Chaises pliantesqté 80
Tables hautesqté 8
Draps de standqté 12
Nappesqté 18
Portants à vêtementsqté 8
Boîtes de rangementqté 12
Pieds de parasolqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Louchesqté 12
Pichets de serviceqté 8
Thermosqté 8

Équipement

Machines à caféqté 4
Bouilloiresqté 3
Terminaux de paiementqté 3
Caissesqté 3
Glacièresqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Batteries externes rechargeablesqté 4
Mégaphone à main

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Pieds de lampeqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 2
Compositions floralesqté 8
Panneaux en ardoiseqté 10
Panneaux indicateursqté 8
Panneaux d’informationqté 6
Décoration de tableqté 18
Badges nominatifsqté 40
Marqueursqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Pains de glaceqté 30
Lavabos pour les mainsqté 2
Carafes d’eauqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 6
Épongesqté 12
Chiffons de nettoyageqté 30
Gants en caoutchoucqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Pompes de désinfectionqté 6
Porte-papier toiletteqté 4
Porte-essuie-tout en papierqté 4

Catering

Courses

Sécurité

Plots de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 6
Passe-câblesqté 8
Sacs de sableqté 24
Lampes de pocheqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4

Administration

Formulaires d'inscriptionqté 100
Brochures du programmeqté 300
Plansqté 150
Étiquettes nominativesqté 100
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 8
Caisses pour espècesqté 3
Rouleaux de tickets de caisseqté 12
Braceletsqté 300

Transport

Chariots de transportqté 4
Diablesqté 2
Sangles d'arrimageqté 12
Bâchesqté 6

Conseils

Commencez au moins 8 à 12 semaines avant le marché : fixez la date et le lieu, demandez le permis nécessaire, puis confirmez les réservations avant de contacter les fournisseurs.
Prévoyez un délai de 2 à 3 semaines pour les exposants : recueillez leurs inscriptions et besoins alimentaires, répartissez les stands, puis envoyez les informations pratiques et les confirmations.
Vérifiez la météo 5 à 7 jours avant, puis de nouveau la veille. Partagez les consignes aux exposants et prévoyez les tentes, les pieds de parasol et un plan d'installation adapté au vent ou à la pluie.
Regroupez le matériel par zone avant le jour J : stands, tables, nappes, signalétique, caisses et équipements de paiement. Testez les terminaux, rallonges, multiprises et batteries externes avant le montage.
Achetez les produits frais à conserver au froid le plus tard possible, idéalement la veille ou le matin même. Préparez aussi la monnaie et vérifiez les glacières, thermos, machines à café et gobelets réutilisables avant l'ouverture.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché d'été ?: Commencez 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, d'obtenir le permis de marché, de contacter les fournisseurs et d'inscrire les exposants.
Combien de temps avant faut-il inscrire les exposants ?: Ouvrez les inscriptions environ 6 semaines avant et fixez une date limite 2 à 3 semaines avant le marché. Gardez ensuite au moins 7 jours pour répartir les stands et transmettre les informations pratiques.
Quand vérifier la météo pour un marché d'été ?: Faites une première vérification 5 à 7 jours avant, puis une dernière la veille. Communiquez rapidement tout changement aux exposants et contrôlez les tentes, les pieds de parasol et le balisage du site.
Quand acheter les produits frais pour un marché d'été ?: Achetez les produits frais la veille ou le matin même, selon leur durée de conservation. Gardez-les au froid dans des glacières jusqu'au service et vérifiez les quantités après le contrôle de la liste des courses.

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