Comment organiser un marché régional sans rien oublier

Un marché régional se prépare d’abord sur papier, puis sur le terrain. Commencez par fixer la date et le lieu, obtenir le permis nécessaire et vérifier l’assurance avant de contacter les exposants. Ensuite, structurez les inscriptions, le plan des stands, les besoins alimentaires et la logistique technique. Les oublis les plus fréquents concernent l’alimentation électrique, le froid, les déchets et les informations envoyées trop tard aux fournisseurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Demander le permis de marché
3
Vérifier l’assurance
4
Contacter les fournisseurs
2 personnes
5
Enregistrer les exposants du marché
2 personnes
6
Traiter les données des participants
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Publier la promotion en ligne
10
Distribuer la promotion locale
2 personnes
11
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
12
Dessiner le plan du marché
2 personnes
13
Attribuer les emplacements
14
Envoyer les informations aux fournisseurs
15
Faire la réservation des camions frigorifiques
16
Réserver la collecte des déchets
17
Planifier les bénévoles
2 personnes
18
Consigner le contact de premiers secours
19
Vérifier les prévisions météo
20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Récupérer les produits frais
2 personnes
23
Nettoyer le site
3 personnes
24
Préparer les caisses
2 personnes
25
Confirmer les exposants
26
Installer les tables et les tentes
4 personnes
27
Installer les câbles d'alimentation
2 personnes
28
Installer l’éclairage
2 personnes
29
Numéroter les stands du marché
2 personnes
30
Installer les panneaux et les flèches de direction
2 personnes
31
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
32
Mettre les boissons au frais
3 personnes
33
Mettre en place le point café
2 personnes
34
Préparer les en-cas
4 personnes
35
Préparer la vaisselle et la verrerie
2 personnes
36
Approvisionner les caisses en monnaie
2 personnes
37
Accueillir les fournisseurs
3 personnes
38
Acheminer les livraisons vers les stands
3 personnes
39
Faire monter les exposants
4 personnes
40
Vérifier les toilettes
41
Effectuer la ronde de sécurité
2 personnes

Événement

42
Tenir le stand d’information
2 personnes
43
Accueillir les visiteurs
3 personnes
44
Tenir les stands du marché
8 personnes
45
Servir le café et le thé
3 personnes
46
Servir des amuse-bouches
3 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Réapprovisionner les buffets
2 personnes
49
Vider les poubelles
2 personnes
50
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
51
Vérifier les stocks
52
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
53
Prélever régulièrement l’excédent des caisses
2 personnes
54
Recueillir les dernières commandes
4 personnes
55
Reconduire les visiteurs
3 personnes
56
Clôturer les ventes
4 personnes

Suivi

57
Stocker les produits frais en toute sécurité
2 personnes
58
Fermer les caisses
2 personnes
59
Faire démonter les stands
4 personnes
60
Rassembler la vaisselle
3 personnes
61
Trier les déchets
3 personnes
62
Nettoyer le site
4 personnes
63
Démonter les tentes et les tables
4 personnes
64
Retirer l’éclairage et les câbles
2 personnes
65
Inventorier le matériel
2 personnes
66
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
67
Nettoyer les glacières
2 personnes
68
Faire la vaisselle
3 personnes
69
Stocker les restes
2 personnes
70
Faire enlever les déchets

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 8
Stands de marchéqté 12
Tables pliantesqté 8
Tables de bièreqté 6
Chaises pliantesqté 40
Tabourets de barqté 12
Tables hautesqté 8
Nappesqté 20
Lests de tenteqté 32

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 120
Bols réutilisablesqté 80
Verres réutilisablesqté 160
Tasses à caféqté 80
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 20
Cuillères de serviceqté 16
Carafesqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Nappes de table en tissuqté 8
Compositions floralesqté 12
Panneaux en ardoiseqté 16
Porte-prixqté 40
Badges nominatifsqté 40

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Chariots à mainqté 3
Caissesqté 4
Terminaux de paiementqté 4
Batteries externesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Pinces de cuisineqté 8
Bacs de rangementqté 20
Pains de glaceqté 24
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Gants de cuisineqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 10
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 6
Piles de rechangeqté 24

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 6
Sets de serpillièreqté 3
Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4

Organisation

Cônesqté 12
Ruban de balisageqté 4
Panneaux d'informationqté 6
Brochures du programmeqté 300
Braceletsqté 300
Kits de clipboardqté 6
Stylosqté 24

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour obtenir le permis, vérifier l’assurance et confirmer les principaux fournisseurs.
Demandez aux exposants leurs besoins alimentaires et techniques dès l’inscription. Rassemblez ces informations au moins 3 semaines avant le marché pour organiser les emplacements, les prises et le matériel de froid.
Dessinez le plan du marché après avoir recensé les stands, et non avant. Gardez des passages suffisamment larges pour les visiteurs, les livraisons et les camions frigorifiques.
Envoyez aux exposants un dossier pratique 10 à 14 jours avant l’événement. Ajoutez l’horaire d’installation, leur emplacement, les accès, les points d’alimentation et les consignes concernant les déchets.
Vérifiez la météo 48 heures avant l’ouverture et contrôlez les équipements la veille. Les tentes doivent être lestées, les rallonges et multiprises protégées, et les produits frais récupérés au dernier moment possible.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché régional ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de demander le permis, vérifier l’assurance, recruter les exposants, réserver le froid et organiser la collecte des déchets.
Quand faut-il inscrire les exposants à un marché régional ?: Ouvrez les inscriptions au moins 6 semaines avant la date prévue et clôturez-les environ 3 semaines avant. Vous aurez ainsi le temps d’attribuer les emplacements et de traiter les besoins alimentaires ou électriques.
Quand envoyer les informations aux exposants ?: Envoyez un premier dossier complet 10 à 14 jours avant le marché, puis confirmez les derniers détails 48 heures avant. Mentionnez l’horaire d’arrivée, le plan, l’accès et les contacts utiles.
Que faut-il vérifier la veille d’un marché régional ?: Contrôlez les tentes, les lests, les tables, les prises, les réfrigérateurs et les bacs de maintien au chaud. Vérifiez aussi les prévisions météo, les courses, les produits frais et la présence des bénévoles.

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