Eine regionale Marktveranstaltung Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Beantrage die Marktgenehmigung und prüfe den Versicherungsschutz möglichst 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Ohne diese Grundlagen solltest du keine verbindlichen Zusagen an Marktstandbetreiber verschicken.
• Zeichne die Marktaufteilung, bevor du Standplätze vergibst. Markiere Eingänge, Fluchtwege, Stromanschlüsse und mindestens eine ausreichend breite Zufahrt für Lieferfahrzeuge.
• Erfasse bei der Anmeldung nicht nur Namen und Kontaktdaten, sondern auch Ernährungswünsche und benötigte Anschlüsse. Schicke den Standbetreibern spätestens 7 Tage vorher ihre Aufbau- und Lieferinformationen.
• Plane Kühlwagen, Kühlschränke, Kühlboxen und Warmhaltebehälter nach der Menge der Kühl- und Warmwaren. Prüfe außerdem jedes Verlängerungskabel und jeden Stromanschluss am Vortag, nicht erst beim Aufbau.
• Teile Helfer in feste Zeitblöcke ein und hinterlege einen Erste-Hilfe-Kontakt. Kontrolliere die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und entscheide dann, ob Partyzelte, Zeltgewichte und zusätzliche Sitzmöglichkeiten angepasst werden müssen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine regionale Marktveranstaltung planen?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Genehmigungen, Versicherung, Kühlwagen und Standbetreiber brauchen oft deutlich mehr Vorlauf als Dekoration oder Geschirr.

Wie viele Marktstände braucht man für einen regionalen Markt?

Das hängt von der verfügbaren Fläche und den Anbietern ab; plane die Standplätze erst nach einer maßstabsgetreuen Geländeskizze. Lass zusätzlich mindestens 1 bis 2 Meter für Wege, Zugänge und Versorgung frei, statt die Fläche vollständig mit Ständen zu belegen.

Wann sollte man die Standbetreiber bestätigen?

Schicke die endgültige Bestätigung spätestens 7 Tage vor dem Markt. Darin sollten Standplatz, Aufbauzeit, Lieferzufahrt, Stromanschluss und eine Kontaktperson am Veranstaltungstag stehen.

Was muss man am Tag vor dem regionalen Markt prüfen?

Kontrolliere am Vortag die Wetterlage, Stromanschlüsse, Kühlung, Kassen, Beschilderung und die eingeteilten Helfer. Bestätige außerdem die Abholung der Abfälle und hole Kühlprodukte erst so spät ab, dass die Kühlkette bis zur Ausgabe eingehalten wird.