Organiser un marché régional sans rien laisser au dernier moment

Un marché régional se prépare d’abord sur papier, puis sur le terrain. Commencez par fixer la date et le lieu, vérifier les autorisations et dessiner l’implantation des stands. Ensuite, recrutez les exposants, recueillez leurs besoins et réservez le matériel, les branchements et les sanitaires. Les derniers jours servent surtout à confirmer les horaires, suivre la météo, préparer l’accueil et coordonner le montage.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Vérifier le permis et la déclaration
3
Créer le plan du marché
2 personnes
4
Vérifier les points d'alimentation et les branchements
2 personnes
5
Contacter les exposants
2 personnes
6
Créer le formulaire d'inscription pour les vendeurs
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Promouvoir le marché sur les réseaux sociaux
9
Accrocher les affiches
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Confirmer les fournisseurs
2 personnes
13
Faire les réservations pour le matériel
14
Organiser l’enlèvement des déchets
15
Vérifier les installations sanitaires
16
Finaliser l’affectation des vendeurs
2 personnes
17
Envoyer les instructions aux vendeurs
18
Vérifier les prévisions météo
19
Faire les courses
2 personnes
20
Mettre les boissons au frais
2 personnes
21
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
22
Décharger les stands de marché
4 personnes
23
Monter les tentes de réception
6 personnes
24
Installer les tables et les chaises
4 personnes
25
Poser les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
26
Installer l'éclairage
3 personnes
27
Installer les panneaux du marché
2 personnes
28
Installer la décoration
3 personnes
29
Installer les numéros de stand
2 personnes
30
Accueil des vendeurs
3 personnes
31
Guider les vendeurs vers les stands
3 personnes
32
Préparer le café et le thé
2 personnes
33
Préparer les en-cas
3 personnes
34
Aménager la caisse et le point de paiement
2 personnes
35
Installer les poubelles
2 personnes
36
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes

Événement

37
Accueillir les visiteurs
3 personnes
38
Tenir le point d'information
2 personnes
39
Servir le café et le thé
2 personnes
40
Servir des amuse-bouches
3 personnes
41
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
42
Réapprovisionner les glacières
2 personnes
43
Vider les poubelles
2 personnes
44
Garder les tables propres
2 personnes
45
Vérifier les toilettes
46
Soutenir les vendeurs
2 personnes
47
Vérifier les paiements et la caisse
2 personnes
48
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes
49
Faire le check-out des vendeurs
2 personnes

Suivi

50
Éteindre l’éclairage
2 personnes
51
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
52
Rassembler les déchets
4 personnes
53
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
54
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
55
Démonter les tentes de fête
6 personnes
56
Retirer la décoration
2 personnes
57
Nettoyer le lieu
4 personnes
58
Retirer les câbles électriques
2 personnes
59
Charger le matériel
4 personnes
60
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
61
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 18
Tablesqté 10
Chaises pliantesqté 30
Tables de bièreqté 8
Caisse et bureau d'informationqté 2
Portants à vêtementsqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 180
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Équipement

Glacièresqté 6
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Terminaux de paiementqté 2
Microphones mainqté 2
Enceintes mobilesqté 2
Chariots à mainqté 3
Passe-câblesqté 10
Poteaux de balisageqté 12
Trousses de premiers secoursqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Panneaux de marchéqté 8
Numéros des standsqté 18
Guirlandes de fanionsqté 12
Nappesqté 20
Panneaux en ardoiseqté 10
Panneaux indicateursqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Verres doseursqté 4
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Gants de cuisineqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Pinces à déchetsqté 4
Balaisqté 4
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant de contacter les exposants. Vérifiez le permis ou la déclaration nécessaire au moins 6 à 8 semaines à l’avance, car cette étape peut conditionner toute l’organisation.
Dessinez le plan du marché avant de confirmer les inscriptions. Prévoyez les emplacements des stands, des tentes, de la caisse, du bureau d’information, des sanitaires et des passages assez larges pour le déchargement.
Demandez à chaque vendeur ses besoins dès l’inscription : alimentation électrique, table, tente, accès véhicule et besoins alimentaires. Envoyez ensuite les consignes finales au moins 7 jours avant le marché.
Réservez tôt les tentes, stands, tables, chaises, machines à café et terminaux de paiement. Contrôlez les prises disponibles et sécurisez les rallonges et multiprises avant l’arrivée du public.
La veille, vérifiez la météo, mettez les boissons au frais et préparez la caisse avec la monnaie. Le jour J, commencez le déchargement et le montage suffisamment tôt pour tester l’électricité et installer la signalétique avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché régional ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de vérifier les autorisations, recruter les exposants, réserver le matériel et organiser les branchements.
Quand faut-il contacter les exposants pour un marché régional ?: Contactez-les 6 à 8 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription environ 3 semaines avant l’événement pour finaliser l’affectation des stands.
Que faut-il prévoir pour l’électricité sur un marché ?: Recensez les appareils de chaque exposant au moins 2 semaines à l’avance et vérifiez les points d’alimentation sur place. Prévoyez des rallonges et multiprises adaptées, puis posez les câbles de façon sécurisée avant l’ouverture.
À quelle heure commencer le montage d’un marché régional ?: Commencez généralement 3 à 4 heures avant l’arrivée du public. Il faut décharger les stands, monter les tentes, installer les tables et les chaises, tester les terminaux de paiement et mettre en place les panneaux indicateurs.

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