Organiser un marché régional, étape par étape

Un marché régional se prépare d’abord sur papier : fixez la date, confirmez le lieu et vérifiez les autorisations avant de contacter les fournisseurs. Ensuite, construisez le plan des stands, recensez les besoins électriques et ouvrez les inscriptions. La communication doit toucher à la fois les exposants et les visiteurs, avec des informations pratiques envoyées avant le jour J. Les dernières heures servent surtout à contrôler la météo, la caisse, le matériel et la signalétique.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date du marché
2
Confirmer le lieu
3
Réserver les stands
4
Vérifier le permis
5
Vérifier l’assurance
6
Réserver l’alimentation électrique
7
Inviter les fournisseurs
2 personnes
8
Inviter les visiteurs
2 personnes
9
Publier la promotion en ligne
10
Distribuer les affiches
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Mettre à jour la liste des fournisseurs
14
Recenser les points d’alimentation électrique
2 personnes
15
Dessiner le plan du marché
2 personnes
16
Informer les fournisseurs
17
Envoyer les informations aux visiteurs
18
Vérifier les prévisions météo
19
Vérifier la liste des courses
20
Faire les courses
3 personnes
21
Rassembler le matériel
3 personnes
22
Changer l'argent liquide
23
Recharger l’équipement de caisse
24
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
25
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
26
Charger les tables et les stands
4 personnes
27
Dégager le lieu
4 personnes
28
Brancher l’électricité
2 personnes
29
Monter les tentes de réception
6 personnes
30
Monter les stands
6 personnes
31
Installer les tables
4 personnes
32
Installer les chaises
3 personnes
33
Poser les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
34
Installer l'éclairage
3 personnes
35
Installer la décoration
3 personnes
36
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
37
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
38
Aménager le stand d’information
2 personnes
39
Installer la caisse
2 personnes
40
Remplir les glacières
3 personnes
41
Mettre en place le point café
2 personnes
42
Préparer les en-cas
4 personnes
43
Préparer la vaisselle
2 personnes
44
Accueillir les fournisseurs
3 personnes
45
Indiquer les stands aux fournisseurs
2 personnes
46
Contrôler les produits
3 personnes
47
Afficher les listes de prix
3 personnes
48
Dernier contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

49
Accueillir les visiteurs
4 personnes
50
Tenir le stand d’information
2 personnes
51
Tenir la caisse
2 personnes
52
Soutenir les prestataires
2 personnes
53
Servir le café et le thé
3 personnes
54
Servir des amuse-bouches
3 personnes
55
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
56
Rassembler les déchets
2 personnes
57
Garder les tables propres
2 personnes
58
Récupérer la vaisselle
2 personnes
59
Vérifier les stocks
60
Réapprovisionner les fournitures sanitaires
61
Vérifier l'éclairage
62
Saluer les fournisseurs au départ
2 personnes
63
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes

Suivi

64
Clôturer la caisse
2 personnes
65
Vérifier le décompte des fournisseurs
2 personnes
66
Apporter les déchets au point de collecte
4 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Nettoyer le point café
2 personnes
69
Nettoyer les tables
3 personnes
70
Retirer la décoration
3 personnes
71
Démonter l’éclairage
3 personnes
72
Enrouler les câbles d’alimentation
2 personnes
73
Démonter les tentes de réception
6 personnes
74
Démonter les stands
6 personnes
75
Ramener le mobilier
4 personnes
76
Nettoyer le lieu
5 personnes
77
Trier les matériaux
3 personnes
78
Retourner les matériels de location
2 personnes
79
Conserver les objets trouvés
80
Partager les photos avec les fournisseurs
81
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 18
Tablesqté 12
Chaisesqté 60
Tables hautesqté 8
Nappesqté 20
Tables pliantesqté 4
Chariots de transportqté 3

Vaisselle

Assiettesqté 150
Petits bolsqté 80
Couvertsqté 150
Verresqté 180
Tasses à caféqté 80
Sous-tassesqté 80
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12
Terminaux de paiementqté 2
Caisses à monnaieqté 2
Mégaphones manuelsqté 2
Thermosqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 8
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 4
Pinces de cuisineqté 8
Pains de glaceqté 30
Plateaux en aluminiumqté 20
Boîtes de conservationqté 20

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Bannières en tissuqté 8
Panneaux de menuqté 20
Marqueurs craieqté 12
Badges nominatifsqté 80
Porte-badgesqté 60
Numéros de tableqté 20

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Balaisqté 4
Éléments pharesqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Éponges de nettoyageqté 12
Gants en caoutchoucqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, le lieu, le permis et l’assurance. Tant que ces quatre éléments ne sont pas confirmés, évitez de réserver définitivement les stands ou d’imprimer les affiches.
Dessinez le plan du marché avant d’inviter les fournisseurs. Prévoyez l’emplacement des tentes, des tables, des chaises et des points d’alimentation électrique, puis transmettez ce plan aux exposants.
Traitez les inscriptions au fil de l’eau et notez les besoins alimentaires dans une liste séparée. Une mise à jour régulière de la liste des fournisseurs évite les doublons et les oublis de dernière minute.
Ne limitez pas la promotion à une publication en ligne. Distribuez aussi les affiches et envoyez aux visiteurs les horaires, l’accès et les informations utiles quelques jours avant le marché.
La veille, vérifiez la météo, la liste des courses et tout le matériel. Rechargez les terminaux de paiement, préparez les badges et la signalétique, puis changez l’argent liquide avant l’arrivée des premiers visiteurs.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché régional ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour confirmer le lieu, vérifier le permis et l’assurance, réserver les stands, contacter les fournisseurs et lancer la communication. Gardez les derniers 3 à 5 jours pour les confirmations, les achats et la préparation du matériel.
Quand faut-il dessiner le plan des stands ?: Dessinez un premier plan dès que le lieu est confirmé, puis finalisez-le après le traitement des inscriptions. Envoyez la version définitive aux fournisseurs au moins 7 jours avant le marché afin qu’ils connaissent leur emplacement et leurs besoins électriques.
Quand vérifier l’électricité pour un marché régional ?: Recensez les points d’alimentation électrique pendant la conception du plan et réservez la puissance nécessaire avant l’installation. Faites un contrôle sur place la veille ou le matin même, avec les rallonges, multiprises et passe-câbles prévus.
Que préparer la veille d’un marché régional ?: Contrôlez les prévisions météo, les courses et les 53 éléments de matériel prévus dans le plan. Rechargez l’équipement de caisse, préparez les badges et les panneaux de direction, puis vérifiez la monnaie avant l’ouverture.

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