Cómo organizar un mercado local sin perder el control

Un mercado local se organiza en una secuencia concreta: primero aseguras fecha, lugar, permisos y servicios; después confirmas a los puestos y atraes visitantes. La distribución, la electricidad y la información para proveedores suelen causar problemas si se dejan para la última semana. Este plan reúne 81 tareas y 53 materiales para pasar de la primera reserva al montaje, la atención al público y el cierre del mercado.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha del mercado
2
Confirmar el lugar
3
Reservar puestos
4
Comprobar el permiso
5
Comprobar el seguro
6
Reservar el suministro eléctrico
7
Invitar a los proveedores
2 personas
8
Invitar a los visitantes
2 personas
9
Publicar la promoción en línea
10
Distribuir carteles
2 personas
11
Gestionar inscripciones
2 personas
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Actualizar la lista de proveedores
14
Inventariar los puntos de corriente
2 personas
15
Dibujar la distribución del mercado
2 personas
16
Informar a los proveedores
17
Enviar información a los visitantes
18
Comprobar el pronóstico del tiempo
19
Comprobar la lista de la compra
20
Hacer la compra
3 personas
21
Reunir los materiales
3 personas
22
Cambiar efectivo
23
Cargar el equipo de caja
24
Preparar acreditaciones
2 personas
25
Preparar señales de ruta
2 personas
26
Cargar mesas y puestos
4 personas
27
Despejar el lugar
4 personas
28
Conectar la corriente
2 personas
29
Montar las carpas
6 personas
30
Montar los puestos
6 personas
31
Montar mesas
4 personas
32
Colocar las sillas
3 personas
33
Tender los cables de alimentación de forma segura
2 personas
34
Colgar la iluminación
3 personas
35
Colgar la decoración
3 personas
36
Colocar señales de ruta
2 personas
37
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
38
Montar la mesa de información
2 personas
39
Preparar la caja
2 personas
40
Llenar las neveras portátiles
3 personas
41
Montar el punto de café
2 personas
42
Preparar aperitivos
4 personas
43
Preparar la vajilla
2 personas
44
Recibir a los proveedores
3 personas
45
Indicar a los proveedores sus puestos
2 personas
46
Comprobar los productos
3 personas
47
Colocar las listas de precios
3 personas
48
Última revisión de seguridad
2 personas

Evento

49
Recibir a los visitantes
4 personas
50
Atender la mesa de información
2 personas
51
Atender la caja
2 personas
52
Apoyar a los proveedores
2 personas
53
Servir café y té
3 personas
54
Servir aperitivos
3 personas
55
Rellenar las bebidas
2 personas
56
Recoger la basura
2 personas
57
Mantener las mesas limpias
2 personas
58
Recoger la vajilla
2 personas
59
Comprobar el inventario
60
Reponer el material sanitario
61
Comprobar la iluminación
62
Despedir a los proveedores
2 personas
63
Acompañar a los últimos visitantes
3 personas

Seguimiento

64
Cerrar la caja
2 personas
65
Comprobar la liquidación de proveedores
2 personas
66
Llevar los residuos al punto de recogida
4 personas
67
Lavar la vajilla
3 personas
68
Limpiar el rincón del café
2 personas
69
Limpiar las mesas
3 personas
70
Retirar la decoración
3 personas
71
Desmontar la iluminación
3 personas
72
Enrollar los cables eléctricos
2 personas
73
Desmontar las carpas de fiesta
6 personas
74
Desmontar los puestos
6 personas
75
Devolver el mobiliario
4 personas
76
Limpiar el lugar
5 personas
77
Clasificar los materiales
3 personas
78
Devolver el material alquilado
2 personas
79
Guardar los objetos perdidos
80
Compartir fotos con los proveedores
81
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 18
Mesascant. 12
Sillascant. 60
Mesas altascant. 8
Manteles individualescant. 20
Mesas plegablescant. 4
Carros de transportecant. 3

Vajilla

Platoscant. 150
Cuencoscant. 80
Cubiertoscant. 150
Vasoscant. 180
Tazas de cafécant. 80
Platilloscant. 80
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 12

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 12
Datáfonoscant. 2
Cajas de caudalescant. 2
Megáfonos de manocant. 2
Termoscant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 8
Cuchillos de chefcant. 6
Cuencos para mezclarcant. 8
Jarras medidorascant. 4
Pinzas de cocinacant. 8
Acumuladores de fríocant. 30
Bandejas de aluminiocant. 20
Recipientes herméticoscant. 20

Decoración

Guirnaldascant. 12
Banners de telacant. 8
Carteles del menúcant. 20
Rotuladores de tizacant. 12
Credencialescant. 80
Portabadgescant. 60
Números de mesacant. 20

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Linternas a pilascant. 8

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores de basuracant. 4
Escobascant. 4
Puntos de atraccióncant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Esponjas de limpiezacant. 12
Guantes de gomacant. 12

Catering

Compras

Consejos

Empieza entre 6 y 8 semanas antes con la fecha, el lugar, los permisos y el seguro. Sin esas confirmaciones no conviene invitar definitivamente a proveedores ni imprimir carteles.
Cierra las inscripciones al menos 10 días antes y actualiza una única lista de proveedores. Recoge también las preferencias dietéticas para anticipar necesidades de comida y servicio.
Dibuja la distribución antes de alquilar o mover el mobiliario: cuenta puestos, mesas, sillas y puntos de corriente. Reserva cables alargadores, regletas y alfombrillas para cables según esa distribución, no a ojo.
Envía a cada proveedor la información de llegada, carga y descarga, ubicación y horario como mínimo 3 días antes. Prepara también las señales de ruta y las acreditaciones para que el montaje no dependa de explicaciones improvisadas.
Haz la compra y reúne los materiales entre 24 y 48 horas antes. Cambia el efectivo, carga los datáfonos y las cajas, revisa neveras, termos y máquinas de café, y comprueba el pronóstico del tiempo antes de decidir el montaje de las carpas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado local?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva primero el lugar, comprueba permisos y seguro, y deja cerradas las inscripciones de proveedores unos 10 días antes del mercado.
¿Cuándo hay que confirmar los puestos del mercado?: Confirma los puestos al menos 10 días antes y envía la distribución definitiva 3 días antes. Así puedes detectar a tiempo necesidades de electricidad, mesas, sillas o refrigeración.
¿Qué hay que preparar el día anterior a un mercado local?: Entre 24 y 48 horas antes reúne el material, haz la compra, cambia el efectivo y carga datáfonos y cajas. También conviene revisar el pronóstico y separar las acreditaciones, señales y materiales de montaje.
¿Cómo organizar la electricidad de los puestos de un mercado?: Haz un inventario de los puntos de corriente al dibujar la distribución y confirma qué puestos necesitan conexión. Reserva los alargadores, regletas y alfombrillas antes del montaje, y comprueba cada conexión al menos 2 horas antes de abrir.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.