Organiser un marché du verre, étape par étape

Un marché du verre se prépare d’abord comme un petit site d’exposition, puis comme un service d’accueil. Commencez par obtenir les autorisations et réserver le lieu avant d’inviter les fournisseurs. Ensuite, ouvrez les inscriptions, répartissez les stands et dimensionnez les prises, toilettes, déchets et bénévoles. Les derniers jours servent surtout à confirmer les exposants, vérifier les stocks, préparer la monnaie, refroidir les boissons et sécuriser le plan d’installation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Demander les autorisations
2
Réserver le lieu du marché
3
Inviter les fournisseurs
2 personnes
4
Ouvrir l’enregistrement des participants
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Établir la répartition des stands
2 personnes
9
Confirmer les exposants
2 personnes
10
Réserver des prises électriques
11
Réserver l’enlèvement des déchets
12
Réserver les toilettes
13
Gérer les panneaux de signalisation
14
Établir le plan
2 personnes
15
Informer les exposants
2 personnes
16
Planifier les bénévoles
2 personnes
17
Vérifier les prévisions météo
18
Vérifier les stocks
2 personnes
19
Vérifier la liste des courses
2 personnes
20
Faire les courses
3 personnes
21
Vérifier les verres
2 personnes
22
Préparer la vaisselle
2 personnes
23
Préparer les caisses
2 personnes
24
Préparer la monnaie
2 personnes
25
Refroidir les boissons
2 personnes
26
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
27
Créer des badges nominatifs
28
Installer la protection contre les intempéries
2 personnes
29
Inspecter le site
2 personnes
30
Installer les barrières
3 personnes
31
Monter les stands
6 personnes
32
Installer les tables
4 personnes
33
Brancher l’électricité
2 personnes
34
Installer l'éclairage
3 personnes
35
Installer la décoration
3 personnes
36
Accueillir les exposants
3 personnes
37
Aménager les stands à verre
8 personnes
38
Installer le stand de restauration
3 personnes
39
Mettre en place le point café
2 personnes
40
Aménager le point d’information
2 personnes
41
Afficher les menus
2 personnes
42
Préparer les en-cas
3 personnes
43
Tester les caisses
2 personnes
44
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
45
Informer les exposants
3 personnes

Événement

46
Accueillir les visiteurs
3 personnes
47
Tenir le point d'information
2 personnes
48
Tenir la caisse
2 personnes
49
Soutenir les stands de verre
3 personnes
50
Servir le café et le thé
2 personnes
51
Servir des amuse-bouches
3 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Contrôler les glacières
2 personnes
54
Vider les poubelles
2 personnes
55
Garder les tables propres
2 personnes
56
Vérifier les toilettes
57
Vérifier l'éclairage
58
Annoncer la dernière vente
59
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

60
Clôturer les caisses
2 personnes
61
Faire démonter les stands
4 personnes
62
Démonter le stand de restauration
3 personnes
63
Faire la vaisselle
2 personnes
64
Rassembler les déchets
3 personnes
65
Nettoyer le site
4 personnes
66
Ramener le mobilier
4 personnes
67
Démonter l’éclairage
3 personnes
68
Retirer les barrières
3 personnes
69
Nettoyer le matériel
3 personnes
70
Rendre les articles empruntés
2 personnes
71
Ranger le stock restant
2 personnes
72
Contacter les fournisseurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 8
Stands de marchéqté 24
Tablesqté 18
Chaises pliantesqté 40
Tables de bièreqté 8
Portants à vêtementsqté 6
Tables hautesqté 8
Nappeqté 24

Vaisselle

Verres à boireqté 120
Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 60
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pincesqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Terminaux de paiementqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 4
Lampes de pocheqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Verres doseursqté 3
Carafesqté 6
Thermosqté 6
Caisses réfrigéréesqté 6
Tire-bouchonsqté 6
Gants de cuisineqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 100
Décoration en verreqté 20
Compositions floralesqté 8
Chemins de tableqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lampes LEDqté 20
Pilesqté 24

Catering

Distributeurs thermosqté 4
Distributeurs de boissonsqté 4
Vitrines réfrigéréesqté 2
Filtres à caféqté 6
Sucriersqté 4
Pichets à laitqté 4
Porte-serviettesqté 8
Caissesqté 3
Listes de prixqté 12
Badges nominatifsqté 40
Braceletsqté 600
Sacs en papierqté 600
Film à bullesqté 4
Boîtes cadeauxqté 300
Étiquettes de prixqté 1000
Reçusqté 4
Panneaux de pointesqté 6
Panneaux de menuqté 6
Panneaux d'informationqté 8
Panneaux d’orientationqté 12
Cônesqté 20
Barrières de fouleqté 12
Presse-papiersqté 6
Stylosqté 20
Courses

Nettoyage

Balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chariot de nettoyage
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Porte-essuie-tout en papierqté 4
Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Lingettes nettoyantesqté 12
Gants en caoutchoucqté 12
Nettoyants pour vitresqté 4

Conseils

Bloquez le lieu et les autorisations avant d’envoyer les invitations : prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour confirmer les contraintes d’accueil, d’électricité et de déchets.
Fermez les inscriptions plusieurs jours avant le marché, puis utilisez les besoins alimentaires et les contraintes des exposants pour établir un plan de stands définitif.
Réservez une prise électrique par équipement nécessaire et ajoutez des rallonges ou multiprises adaptées. Testez les machines à café, bouilloires et terminaux de paiement avant l’ouverture.
Préparez la caisse, la monnaie et les terminaux de paiement la veille. Gardez aussi une solution de secours si le réseau ou un appareil tombe en panne.
Vérifiez la météo 48 heures avant, puis adaptez les tentes, la signalisation, les lampes de poche et l’organisation des bénévoles. Un plan imprimé et une personne référente évitent les décisions improvisées.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché du verre ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de demander les autorisations, réserver le lieu, inviter les fournisseurs, ouvrir les inscriptions et confirmer les besoins techniques.
Quand faut-il confirmer les exposants d’un marché du verre ?: Confirmez-les au plus tard 7 jours avant l’événement. Vous pourrez alors finaliser la répartition des stands, le plan, les branchements électriques et les informations pratiques.
Quand préparer les boissons et la vaisselle ?: Contrôlez les verres, tasses, assiettes et couverts 2 à 3 jours avant, puis préparez la vaisselle et refroidissez les boissons la veille. Gardez une marge pour les pertes et la casse.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Prévoyez au minimum une personne pour l’accueil, une pour la coordination des exposants et une pour la logistique pendant les heures d’ouverture. Ajoutez une personne si le marché comporte plusieurs zones ou plus de 10 stands.

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