Organiser un marché du roi, étape par étape
Un marché du roi se prépare d’abord sur papier, puis sur le terrain. Commence par obtenir l’autorisation, choisir le lieu et vérifier l’assurance avant d’inviter les exposants. Ensuite, fixe les emplacements, organise la circulation et réserve les sanitaires ainsi que l’enlèvement des déchets. La dernière semaine sert à confirmer les inscriptions, contrôler la météo et transmettre un briefing clair. Le jour J, garde du temps pour l’installation, le chargement, les boissons et les imprévus.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Demander une autorisation
- 2
Fixer le lieu du marché
- 3
Vérifier l’assurance
- 4
Inviter les exposants
2 personnes
- 5
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 6
Répartir les emplacements
2 personnes
- 7
Confirmer les exposants
- 8
Recueillir les besoins alimentaires
- 9
Publier la répartition des stands
- 10
Confirmer les mesures de circulation
- 11
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
- 12
Réserver les sanitaires
- 13
Réserver l’enlèvement des déchets
- 14
Consigner le contact de premiers secours
- 15
Vérifier les prévisions météo
- 16
Envoyer le dernier briefing aux exposants
- 17
Vérifier la liste des courses
- 18
Faire les courses
2 personnes
- 19
Rassembler le matériel
2 personnes
- 20
Vérifier les stands et les tentes
2 personnes
- 21
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
- 22
Imprimer la liste du marché
- 23
Refroidir les boissons
2 personnes
- 24
Installer le point café et thé
2 personnes
- 25
Dégager la zone de chargement
2 personnes
- 26
Balayer le site
3 personnes
- 27
Installer les stands
4 personnes
- 28
Monter les tentes de réception
4 personnes
- 29
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 30
Brancher l’électricité
2 personnes
- 31
Installer l'éclairage
3 personnes
- 32
Suspendre la décoration
3 personnes
- 33
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
- 34
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
- 35
Confirmer les numéros des stands
2 personnes
- 36
Accueillir les exposants
3 personnes
- 37
Indiquer leur emplacement aux exposants
3 personnes
- 38
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Événement
- 39
Ouvrir le point d’information
2 personnes
- 40
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 41
Tenir le point d'information
2 personnes
- 42
Servir le café et le thé
2 personnes
- 43
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 44
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
- 45
Vider les poubelles
2 personnes
- 46
Vérifier les toilettes
2 personnes
- 47
Dégager les voies de circulation
2 personnes
- 48
Allumer l’éclairage
- 49
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
- 50
Finaliser les ventes aux visiteurs
2 personnes
Suivi
- 51
Dire au revoir aux exposants
3 personnes
- 52
Démonter les stands et les tentes
4 personnes
- 53
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 54
Retirer la décoration
3 personnes
- 55
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 56
Rassembler les déchets
4 personnes
- 57
Nettoyer le site
4 personnes
- 58
Faire la vaisselle
2 personnes
- 59
Rapporter le matériel
2 personnes
- 60
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 61
Ranger l’éclairage
2 personnes
- 62
Ranger le stock restant
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Stands de marchéqté 20
- Tentes de réceptionqté 4
- Tables pliantesqté 12
- Tables de bièreqté 6
- Chaises pliantesqté 30
- Tabourets de barqté 6
- Parois de standqté 20
- Poids de standqté 40
- Tables hautesqté 8
Équipement
- Glacièresqté 6
- Bouilloiresqté 3
- Machines à caféqté 3
- Rallongesqté 8
- Rallonges à enrouleurqté 4
- Multiprisesqté 8
- Terminaux de paiement mobilesqté 2
- Talkies-walkiesqté 6
- Mégaphone
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 8
- Lampes LEDqté 12
- Projecteurs de chantierqté 4
- Pieds de lampeqté 4
- Pilesqté 24
Décoration
- Drapeaux néerlandaisqté 12
- Fanions orangeqté 10
- Ballonsqté 100
- Pompe à ballonsqté 2
- Panneaux de numéro de standqté 20
- Panneaux d’informationqté 6
- Panneaux indicateursqté 10
- Attaches-câblesqté 200
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 250
- Tasses à caféqté 60
- Verresqté 60
- Assiettesqté 60
- Fourchettesqté 60
- Couteauxqté 60
- Cuillèresqté 60
Cuisine
- Carafesqté 6
- Thermosqté 6
- Plateaux de serviceqté 8
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de cuisineqté 4
- Petits bolsqté 12
- Pincesqté 8
Nettoyage
- Poubellesqté 12
- Sets de balaiqté 4
- Pinces à déchetsqté 4
- Seauxqté 6
- Épongesqté 12
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
- Brosses de toilettesqté 4
- Distributeurs de serviettesqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Lance les démarches administratives au moins 6 à 8 semaines avant le marché. L’autorisation, l’assurance et les mesures de circulation peuvent demander plusieurs échanges avec les responsables du lieu.
- Invite les exposants avant de dessiner le plan définitif. Demande leurs besoins alimentaires, électriques et d’installation, puis publie la répartition des stands au plus tard 7 jours avant l’événement.
- Prévois une zone de chargement dégagée et un ordre d’arrivée précis. Sans cette organisation, les stands, tentes et tables bloquent rapidement les accès au moment de l’installation.
- Contrôle le matériel 2 à 3 jours avant : poids pour les stands, rallonges, multiprises, terminaux de paiement et talkies-walkies sont souvent oubliés jusqu’au dernier moment.
- Envoie le dernier briefing aux exposants 48 heures avant l’ouverture. Indique l’heure d’arrivée, le numéro de stand, l’accès pour le déchargement, le contact de premiers secours et la conduite à tenir en cas de mauvais temps.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un marché du roi ?
- Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps d’obtenir l’autorisation, de vérifier l’assurance, de recruter les exposants et de réserver les sanitaires et la collecte des déchets.
- Quand faut-il confirmer les exposants d’un marché ?
- Confirme-les environ 2 semaines avant l’événement, puis envoie un dernier briefing 48 heures avant. La répartition des stands devrait être publiée au plus tard 7 jours avant le marché.
- Que faut-il prévoir pour l’installation le jour du marché ?
- Réserve au minimum 2 à 3 heures avant l’ouverture pour installer les stands, tentes, tables, panneaux et éclairages. Garde la zone de chargement libre jusqu’à ce que les exposants aient terminé leur déchargement.
- Combien de boissons prévoir pour un marché du roi ?
- Pour le premier service, compte 2 à 3 boissons par personne, puis ajuste selon la durée et la météo. Refroidis les boissons la veille et installe le point café et thé avant l’arrivée du public.
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