Comment organiser un marché du monde sans rien oublier

Un marché du monde demande une préparation coordonnée : le lieu, les exposants, le parcours du public et la logistique doivent avancer dans le bon ordre. Commencez par sécuriser la date, les autorisations, l’assurance et les besoins techniques avant d’inviter les participants. Ensuite, construisez le plan des stands, le programme et les moyens de paiement. Les derniers jours servent surtout à confirmer les inscriptions, acheter les consommables et organiser l’installation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Demander les autorisations
3
Vérifier l’assurance
4
Réserver une prise électrique
5
Réserver les sanitaires
6
Réserver l’enlèvement des déchets
7
Inviter les exposants
2 personnes
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Confirmer les exposants
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Répartir le parcours et les stands
2 personnes
13
Commander les stands de marché
14
Réserver des tables et des chaises
15
Informer les exposants
2 personnes
16
Établir le programme et les horaires
2 personnes
17
Concevoir le plan
18
Créer des panneaux et des flèches d'orientation
2 personnes
19
Préparer les badges nominatifs
20
Préparer le fonctionnement de la caisse
2 personnes
21
Vérifier les moyens de paiement
22
Vérifier la liste des courses
23
Faire les courses
3 personnes
24
Refroidir les boissons
2 personnes
25
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
26
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
27
Contrôler le site
2 personnes
28
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
29
Installer les stands du marché
6 personnes
30
Installer les tables et les chaises
4 personnes
31
Sécuriser les câbles
2 personnes
32
Installer l'éclairage
3 personnes
33
Suspendre la décoration
3 personnes
34
Installer les flèches d'orientation
2 personnes
35
Installer le comptoir d'information
2 personnes
36
Accrocher les numéros de stand
2 personnes
37
Accueillir les exposants
3 personnes
38
Indiquer leur emplacement aux exposants
3 personnes
39
Présenter les produits sur les stands
6 personnes
40
Préparer les en-cas
4 personnes
41
Préparer le café et le thé
2 personnes
42
Préparer les boissons
2 personnes
43
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
44
Réapprovisionner les points sanitaires
2 personnes
45
Dégager le site pour l’ouverture
4 personnes

Événement

46
Accueillir les visiteurs
3 personnes
47
Tenir le comptoir d'information
2 personnes
48
Soutenir les exposants
2 personnes
49
Servir des amuse-bouches
3 personnes
50
Servir le café et le thé
2 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
53
Vider les poubelles
2 personnes
54
Vérifier les toilettes
2 personnes
55
Garder les tables propres
2 personnes
56
Vérifier les flèches d’itinéraire
57
Vérifier l'éclairage
2 personnes
58
Compter le stock
2 personnes
59
Dernier tour parmi les stands
2 personnes
60
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes

Suivi

61
Faire démonter les stands
4 personnes
62
Emballer les restes
2 personnes
63
Éteindre l’équipement
2 personnes
64
Retirer la décoration
3 personnes
65
Démonter les stands du marché
6 personnes
66
Rassembler les tables et les chaises
4 personnes
67
Rassembler les déchets
4 personnes
68
Nettoyer le site
4 personnes
69
Faire la vaisselle
3 personnes
70
Inventorier le matériel
2 personnes
71
Rendre les articles empruntés
2 personnes
72
Évacuer les déchets
2 personnes
73
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 20
Tables pliantesqté 12
Tables de bièreqté 8
Chaises pliantesqté 50
Tentes de réceptionqté 6
Tables hautesqté 8
Portants à vêtementsqté 10
Poteaux de délimitationqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Tasses à caféqté 80
Sous-tassesqté 80
Assiettesqté 150
Petits bolsqté 80
Couvertsqté 150
Cuillères de serviceqté 10

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Lampes rechargeablesqté 12
Tiroirs-caissesqté 4
Terminaux de paiementqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pincesqté 8
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 4
Plateaux de serviceqté 20
Thermosqté 8
Bacs de stockageqté 20

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Drapeaux du mondeqté 20
Nappesqté 24
Compositions floralesqté 12
Panneaux de bienvenueqté 3
Badges nominatifsqté 80

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 10
Projecteurs de chantier LEDqté 6
Pilesqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 12
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Sets de balaiqté 4
Balais à mainqté 6
Pompes désinfectantesqté 8
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le lieu et les contraintes techniques. Réservez dès que possible l’électricité, les sanitaires et l’enlèvement des déchets, puis vérifiez que l’assurance couvre bien l’événement.
Invitez les exposants avant de dessiner le parcours définitif. Demandez au moment de l’inscription leurs besoins alimentaires, électriques et d’installation afin d’éviter les changements de dernière minute.
Préparez un plan lisible avec les stands, les tables, les chaises, les tentes et les flèches d’orientation. Prévoyez aussi une circulation assez large pour les visiteurs et les livraisons.
Fixez des horaires précis pour l’arrivée des exposants, l’ouverture au public et le démontage. Envoyez le plan, le programme et les consignes à chaque exposant au moins 7 jours avant le marché.
Traitez séparément les stocks et l’encaissement. Refroidissez les boissons avant l’ouverture, installez les produits non périssables à l’avance et testez les terminaux de paiement ainsi que la caisse avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché du monde ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps d’obtenir les autorisations, de confirmer les exposants, de réserver le mobilier et de finaliser le plan.
Quand faut-il inviter les exposants ?: Lancez les invitations environ 8 semaines avant l’événement. Fixez une date limite d’inscription 4 à 5 semaines avant afin de pouvoir confirmer les participants et répartir les stands.
Quand préparer le plan des stands ?: Faites une première version dès que les inscriptions commencent, puis verrouillez le plan 10 à 14 jours avant le marché. Après cette date, ne modifiez que les changements liés à la sécurité ou à une contrainte technique.
Que faut-il vérifier la veille d’un marché du monde ?: La veille, vérifiez les paiements, les boissons à refroidir, les stocks non périssables, les rallonges, les multiprises et la signalétique. Gardez au moins 2 heures le jour de l’installation pour régler les derniers problèmes.

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