Cómo organizar un mercado mundial sin perder detalles
Un mercado mundial se organiza mejor por fases: primero aseguras fecha, ubicación, permisos y servicios básicos; después confirmas expositores y diseñas el recorrido. Cuando el plano está cerrado, puedes encargar puestos, mesas, sillas, carpas y señalización con medidas concretas. En la última semana se comprueban los pagos, las acreditaciones, la comida, las bebidas y la electricidad. Este orden evita descubrir el día del mercado que falta un enchufe, un puesto o un responsable.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
- 2
Solicitar permisos
- 3
Comprobar el seguro
- 4
Reservar conexión eléctrica
- 5
Reservar instalaciones de aseo
- 6
Reservar recogida de residuos
- 7
Invitar a los expositores
2 personas
- 8
Enviar invitaciones
2 personas
- 9
Gestionar inscripciones
2 personas
- 10
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
- 11
Recoger preferencias dietéticas
- 12
Distribuir el recorrido y los stands
2 personas
- 13
Encargar puestos de mercado
- 14
Reservar mesas y sillas
- 15
Informar a los responsables de los stands
2 personas
- 16
Crear el programa y los horarios
2 personas
- 17
Diseñar el plano
- 18
Hacer carteles y flechas de ruta
2 personas
- 19
Preparar acreditaciones
- 20
Preparar el funcionamiento de caja
2 personas
- 21
Comprobar los métodos de pago
- 22
Comprobar la lista de la compra
- 23
Hacer la compra
3 personas
- 24
Enfriar bebidas
2 personas
- 25
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
- 26
Llevar materiales al lugar
4 personas
- 27
Inspeccionar el recinto
2 personas
- 28
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
- 29
Montar puestos de mercado
6 personas
- 30
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 31
Asegurar los cables
2 personas
- 32
Colgar la iluminación
3 personas
- 33
Colgar la decoración
3 personas
- 34
Colocar flechas de ruta
2 personas
- 35
Montar el mostrador de información
2 personas
- 36
Colgar los números de los puestos
2 personas
- 37
Recibir a los expositores
3 personas
- 38
Indicar a los expositores dónde ir
3 personas
- 39
Exponer productos en los puestos
6 personas
- 40
Preparar aperitivos
4 personas
- 41
Preparar café y té
2 personas
- 42
Preparar las bebidas
2 personas
- 43
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
- 44
Reponer los puntos sanitarios
2 personas
- 45
Despejar el recinto para la apertura
4 personas
Evento
- 46
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
- 47
Atender el mostrador de información
2 personas
- 48
Apoyar a los expositores
2 personas
- 49
Servir aperitivos
3 personas
- 50
Servir café y té
2 personas
- 51
Rellenar las bebidas
2 personas
- 52
Reponer el stock del buffet
2 personas
- 53
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 54
Comprobar los baños
2 personas
- 55
Mantener las mesas limpias
2 personas
- 56
Comprobar las flechas de ruta
- 57
Comprobar la iluminación
2 personas
- 58
Contar el inventario
2 personas
- 59
Última ronda por los stands
2 personas
- 60
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas
Seguimiento
- 61
Indicar a los expositores que desmonten
4 personas
- 62
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
- 63
Apagar el equipo
2 personas
- 64
Retirar la decoración
3 personas
- 65
Desmontar los puestos del mercado
6 personas
- 66
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 67
Recoger la basura
4 personas
- 68
Limpiar el recinto
4 personas
- 69
Lavar la vajilla
3 personas
- 70
Inventariar materiales
2 personas
- 71
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 72
Retirar los residuos
2 personas
- 73
Entregar la ubicación
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Puestos de mercadocant. 20
- Mesas plegablescant. 12
- Mesas de cervezacant. 8
- Sillas plegablescant. 50
- Carpas de fiestacant. 6
- Mesas altascant. 8
- Percheroscant. 10
- Postes de delimitacióncant. 12
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 300
- Tazas de cafécant. 80
- Platilloscant. 80
- Platoscant. 150
- Cuencoscant. 80
- Cubiertoscant. 150
- Cucharones de servircant. 10
Equipo
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Neveras portátilescant. 6
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Lámparas recargablescant. 12
- Bandejas de cajacant. 4
- Terminales de pagocant. 4
Cocina
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Pinzascant. 8
- Cuencos para mezclarcant. 6
- Jarras medidorascant. 4
- Bandejas de servircant. 20
- Termoscant. 8
- Cajas de almacenamientocant. 20
Decoración
- Guirnaldascant. 12
- Banderas del mundocant. 20
- Mantelescant. 24
- Arreglos floralescant. 12
- Carteles de bienvenidacant. 3
- Credencialescant. 80
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 10
- Focos LED de obracant. 6
- Bateríascant. 24
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Pinzas para residuoscant. 4
- Cuboscant. 6
- Fregonascant. 6
- Sets de escobacant. 4
- Escobas de manocant. 6
- Dispensadores de desinfectantecant. 8
- Escobillas de bañocant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra primero la fecha y el lugar, y tramita los permisos, el seguro, la conexión eléctrica, los aseos y la recogida de residuos antes de invitar a los expositores. Estos servicios suelen ser los más difíciles de conseguir a última hora.
- Invita a los expositores con un plazo claro de inscripción y pregunta desde el principio por sus necesidades de puesto y preferencias dietéticas. Con las respuestas puedes fijar los soportes, distribuir los stands y evitar cambios en el plano.
- Diseña el recorrido antes de encargar el mobiliario. Marca entradas, salidas, puestos, zonas de descanso y flechas; después calcula cuántos puestos de mercado, mesas, sillas, carpas y postes de delimitación necesitas.
- Prepara el funcionamiento de caja y los métodos de pago al menos 7 días antes. Comprueba los terminales, las bandejas de caja y la conexión disponible, y asigna a una persona responsable de resolver incidencias durante el mercado.
- Compra y prepara los productos no perecederos con antelación, pero enfría las bebidas el día anterior. Reserva tiempo para lavar y colocar vasos reutilizables, tazas, platos, cuencos y cubiertos, y para revisar cafeteras, teteras y bandejas de mantenimiento de calor.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado mundial?
- Empieza al menos 8 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, permisos, seguro y servicios. Deja cerrados los expositores, el plano y el mobiliario 3 semanas antes, y reserva la última semana para pagos, acreditaciones y compras.
- ¿Cuándo hay que confirmar a los expositores de un mercado mundial?
- Envía la invitación entre 6 y 8 semanas antes y fija un plazo de inscripción de 2 semanas. Confirma los soportes, necesidades y horarios de cada expositor como mínimo 3 semanas antes, cuando todavía puedes modificar el plano.
- ¿Cuándo se prepara la comida y la bebida para el mercado?
- Compra los productos no perecederos entre 3 y 5 días antes y revisa la lista de compra el día anterior. Enfría las bebidas el día anterior y prepara los alimentos, utensilios y equipos de servicio siguiendo los horarios del programa.
- ¿Cuándo hay que comprobar los pagos y la electricidad?
- Comprueba la conexión eléctrica y los alargadores al menos 7 días antes. Prueba cada terminal de pago y define el funcionamiento de caja 3 días antes, con una revisión final al abrir el mercado.
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