Organiser un marché du chocolat, étape par étape

Un marché du chocolat se prépare d’abord comme un événement de vente, puis comme une dégustation. Commencez par fixer le concept, les horaires et la capacité du lieu avant de recruter les stands. Les points qui prennent le plus de retard sont les autorisations, les besoins électriques, les allergènes et les livraisons. Ce guide vous aide à suivre le bon ordre, des premières réservations jusqu’à l’installation et à l’accueil des visiteurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le concept du marché et les horaires d’ouverture
2
Réserver le lieu et la date
3
Vérifier les autorisations et les déclarations
4
Recruter des stands de chocolat
2 personnes
5
Envoyer les conditions de participation
6
Traiter les inscriptions des vendeurs
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires et les allergènes
8
Préparer le plan du stand
2 personnes
9
Définir les points d’alimentation et les raccordements
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Publier l’événement en ligne
12
Distribuer les affiches et les flyers
2 personnes
13
Confirmer la liste des fournisseurs
14
Traiter les inscriptions des visiteurs
2 personnes
15
Configurer le mode de paiement pour les ventes personnelles
16
Composer le menu de dégustation
2 personnes
17
Rassembler les informations sur les allergènes
2 personnes
18
Imprimer le plan d’itinéraire et de sécurité
19
Coordonner les livraisons avec les vendeurs
20
Commander le matériel et les courses
21
Vérifier les prévisions météo
22
Renvoyer les informations aux vendeurs
23
Faire les courses
2 personnes
24
Portionner les produits de dégustation
3 personnes
25
Préparer les badges nominatifs et le plan
2 personnes
26
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes

Événement

27
Ouvrir le lieu
2 personnes
28
Accueillir les fournisseurs
3 personnes
29
Monter les tentes et les stands
5 personnes
30
Installer les tables et les chaises
4 personnes
31
Brancher l’alimentation et l’éclairage
2 personnes
32
Installer la décoration
2 personnes
33
Installer le comptoir d'information
2 personnes
34
Installer les tables de dégustation
3 personnes
35
Mettre les boissons au frais
2 personnes
36
Mettre en place le coin café et thé
2 personnes
37
Installer les étiquettes d’allergènes
2 personnes
38
Tester le système de sonorisation
39
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
40
Guider les vendeurs vers leurs stands
2 personnes
41
Accueillir les visiteurs
2 personnes
42
Servir les dégustations
3 personnes
43
Tenir le comptoir d'information
44
Servir les boissons
2 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
46
Réapprovisionner les plateaux de dégustation
2 personnes
47
Vérifier les tables et les zones de passage
48
Vider les poubelles
2 personnes
49
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
50
Faire le check-out des vendeurs
2 personnes
51
Clôturer la dégustation et le bar
3 personnes

Suivi

52
Ranger le chocolat et les boissons en lieu sûr
2 personnes
53
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
54
Démonter les tentes et les stands de marché
5 personnes
55
Nettoyer la vaisselle et le matériel
3 personnes
56
Nettoyer le lieu
4 personnes
57
Évacuer les déchets en tri sélectif
2 personnes
58
Débrancher l’alimentation et l’éclairage
2 personnes
59
Inventorier le matériel
2 personnes
60
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
61
Ranger les provisions restantes
62
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 10
Chaisesqté 40
Tabourets de barqté 6
Tables pliantesqté 4

Vaisselle

Verresqté 100
Tasses à caféqté 40
Assiettes à dessertqté 120
Couvertsqté 60
Cuillères de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 20
Planches de serviceqté 12
Verres doseursqté 4

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Système de sonorisation
Microphone
Caisse
Terminal de paiement
Thermosqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de cuisineqté 8
Bacs de rangementqté 12
Papier aluminiumqté 2

Décoration

Nappesqté 16
Guirlandesqté 8
Panneaux de menuqté 12
Panneaux allergènesqté 20
Badges nominatifsqté 40
Panneaux d'informationqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Poubellesqté 8
Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le lieu et la date au moins 3 mois à l’avance. Vérifiez immédiatement les autorisations nécessaires, les horaires de montage et le nombre de stands que l’espace peut réellement accueillir.
Envoyez les conditions de participation aux chocolatiers dès l’ouverture des inscriptions. Demandez avant la clôture leurs besoins électriques, leurs horaires de livraison et les informations sur les allergènes.
Dessinez le plan des stands avant de commander le matériel. Prévoyez les tables, les chaises, les points d’alimentation et les passages visiteurs, puis gardez une allée suffisamment large pour les livraisons et la sécurité.
Préparez le menu de dégustation et les portions au plus tard la veille. Identifiez chaque produit avec ses allergènes et prévoyez environ un verre, une assiette ou une cuillère par dégustation, plus 10 % de réserve.
Confirmez les fournisseurs et les vendeurs 7 jours avant l’ouverture. Renvoyez alors le plan, les horaires de livraison, les consignes de paiement et les badges afin d’éviter les changements de dernière minute.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché du chocolat ?: Prévoyez au minimum 3 mois pour réserver le lieu, obtenir les autorisations et recruter les stands. Gardez les 2 dernières semaines pour les confirmations, le plan d’installation, les achats et la préparation des dégustations.
Quand faut-il demander les informations sur les allergènes ?: Demandez-les lors de l’inscription des vendeurs, idéalement 6 à 8 semaines avant le marché. Relancez les stands 14 jours avant, puis vérifiez les informations reçues avant d’imprimer les supports visiteurs.
Quand confirmer les livraisons des stands de chocolat ?: Confirmez chaque créneau au moins 7 jours avant l’événement, avec l’heure d’arrivée, l’accès et l’emplacement du stand. Envoyez un dernier rappel 24 à 48 heures avant l’installation.
Combien prévoir de portions pour une dégustation ?: Calculez le nombre de visiteurs attendus multiplié par le nombre de dégustations prévues, puis ajoutez 10 à 15 % de réserve. Portionnez les produits la veille pour limiter les ruptures et garder une présentation régulière.

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