Einen Schokoladenmarkt Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Konzept und Öffnungszeiten zuerst fest und reserviere den Ort möglichst mehrere Monate vor dem Termin. Prüfe direkt danach, welche Genehmigungen und Meldungen für Marktstände, Verkauf und Verkostungen nötig sind.
• Verschicke Teilnahmebedingungen mit einer festen Anmeldefrist, zum Beispiel 8 bis 10 Wochen vor dem Markt. Frage dabei nicht nur Standgröße und Sortiment ab, sondern auch Allergene, Kühlbedarf, Stromverbrauch und Lieferzeiten.
• Erstelle die Standaufteilung erst, wenn die Händlerliste weitgehend bestätigt ist. Plane Wege, Fluchtbereiche und Stromanschlüsse ein und verschicke Lageplan, Anfahrtsinformationen und Aufbauzeiten spätestens 7 Tage vorher erneut.
• Bereite das Verkostungsmenü mit kleinen, gleich großen Portionen vor und sammle die Allergeninformationen schriftlich. Gläser, Dessertteller, Servierbesteck, Aufbewahrungsboxen und Kühlboxen werden häufig erst kurz vor dem Aufbau vermisst.
• Kläre den Verkauf mindestens 2 Wochen vorher: eigene Kasse, Kartenterminal, Wechselgeld und Zuständigkeiten. Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vor Beginn und entscheide dann, ob Partyzelte, zusätzliche Tische oder ein geänderter Lieferweg nötig sind.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Schokoladenmarkt organisieren?

Beginne idealerweise 4 bis 6 Monate vorher mit Konzept, Termin und Ort. Händleransprache, Genehmigungen und Werbung sollten spätestens 8 bis 10 Wochen vor dem Markt laufen.

Wie viele Schokoladenstände braucht man für einen Markt?

Eine feste Zahl gibt es nicht, aber für einen überschaubaren Markt solltest du mindestens 8 bis 12 Händler einplanen. Bestätige die Verkäuferliste spätestens 2 Wochen vor dem Termin, damit du Standflächen und Strom endgültig verteilen kannst.

Was muss man bei einem Schokoladenmarkt wegen Allergenen beachten?

Fordere von jedem Händler eine schriftliche Allergen- und Zutatenliste an, idealerweise 4 bis 6 Wochen vor der Veranstaltung. Stelle die Angaben am jeweiligen Stand und zusätzlich in einem zentralen Verkostungsmenü bereit.

Wann sollte man die Lieferungen der Händler abstimmen?

Stimme Anlieferung, Aufbauzeit, Fahrzeugzufahrt und Kühlmöglichkeiten spätestens 10 Tage vorher einzeln mit den Händlern ab. Schicke die Zeiten 2 bis 3 Tage vor dem Markt noch einmal zusammen mit dem Lage- und Sicherheitsplan.

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