Zo organiseer je een chocolademarkt zonder last-minute stress
Een chocolademarkt organiseren begint niet met posters, maar met een helder marktconcept: bepaal openingstijden, aantal stands en de manier waarop bezoekers proeven en betalen. Reserveer daarna locatie en datum en controleer direct vergunningen, stroom en leveringen. Wervende communicatie werkt pas goed als verkopers, assortiment en plattegrond grotendeels vaststaan. Plan in de laatste week vooral controlewerk: allergeneninformatie, weersverwachting, proefporties en een tweede verzending van alle praktische informatie.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Marktconcept en openingstijden vastleggen
- 2
Locatie en datum reserveren
- 3
Vergunningen en meldingen controleren
- 4
Chocoladestands werven
2 personen
- 5
Deelnemersvoorwaarden versturen
- 6
Aanmeldingen van verkopers verwerken
2 personen
- 7
Dieetwensen en allergenen verzamelen
- 8
Standindeling maken
2 personen
- 9
Stroompunten en aansluitingen bepalen
- 10
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 11
Evenement online publiceren
- 12
Posters en flyers verspreiden
2 personen
- 13
Verkoperslijst bevestigen
- 14
Aanmeldingen bezoekers verwerken
2 personen
- 15
Betaalwijze voor eigen verkoop instellen
- 16
Proeverijmenu samenstellen
2 personen
- 17
Allergeneninformatie verzamelen
2 personen
- 18
Route- en veiligheidsplan printen
- 19
Leveringen met verkopers afstemmen
- 20
Materialen en boodschappen bestellen
- 21
Weersverwachting controleren
- 22
Verkopersinformatie opnieuw versturen
- 23
Boodschappen doen
2 personen
- 24
Proefproducten portioneren
3 personen
- 25
Naambadges en plattegrond voorbereiden
2 personen
- 26
Kassa en wisselgeld klaarzetten
2 personen
Event
- 27
Locatie openen
2 personen
- 28
Leveranciers ontvangen
3 personen
- 29
Tenten en marktkramen opbouwen
5 personen
- 30
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 31
Stroom en verlichting aansluiten
2 personen
- 32
Decoratie ophangen
2 personen
- 33
Informatiebalie inrichten
2 personen
- 34
Proeverijtafels inrichten
3 personen
- 35
Dranken koud zetten
2 personen
- 36
Koffie- en theepunt klaarzetten
2 personen
- 37
Allergenenbordjes plaatsen
2 personen
- 38
Geluidsinstallatie testen
- 39
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
- 40
Verkopers naar hun stands begeleiden
2 personen
- 41
Bezoekers verwelkomen
2 personen
- 42
Proeverijen serveren
3 personen
- 43
Informatiebalie bemannen
- 44
Dranken serveren
2 personen
- 45
Dranken bijvullen
- 46
Proeverijschalen bijvullen
2 personen
- 47
Tafels en looppaden controleren
- 48
Afvalbakken legen
2 personen
- 49
Laatste bezoekers informeren
2 personen
- 50
Verkopers uitchecken
2 personen
- 51
Proeverij en bar afsluiten
3 personen
Nazorg
- 52
Chocolade en dranken veilig opbergen
2 personen
- 53
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
- 54
Tenten en marktkramen afbreken
5 personen
- 55
Servies en apparatuur schoonmaken
3 personen
- 56
Locatie schoonmaken
4 personen
- 57
Afval gescheiden afvoeren
2 personen
- 58
Stroom en verlichting ontkoppelen
2 personen
- 59
Materialen inventariseren
2 personen
- 60
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 61
Overgebleven boodschappen opruimen
- 62
Gevonden voorwerpen registreren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 4
- Marktkramenaantal 12
- Tafelsaantal 10
- Stoelenaantal 40
- Barkrukkenaantal 6
- Klaptafelsaantal 4
Servies
- Glazenaantal 100
- Koffiekopjesaantal 40
- Dessertbordjesaantal 120
- Besteksetsaantal 60
- Serveerlepelsaantal 12
- Serveerschalenaantal 20
- Serveerplankenaantal 12
- Maatbekersaantal 4
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Geluidsinstallatie
- Microfoon
- Kassa
- Pinapparaat
- Thermoskannenaantal 4
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Keukentangenaantal 8
- Opslagbakkenaantal 12
- Aluminiumfolieaantal 2
Decoratie
- Tafelkledenaantal 16
- Slingersaantal 8
- Menubordenaantal 12
- Allergenenbordjesaantal 20
- Naambadgesaantal 40
- Informatiebordenaantal 6
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 8
- Ledlampenaantal 12
Schoonmaak
- Bezemsetsaantal 3
- Vloertrekkersaantal 2
- Emmersaantal 4
- Afvalbakkenaantal 8
- Handdesinfectiehoudersaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg minimaal 8 weken vooraf de locatie, datum en openingstijden vast. Controleer meteen hoeveel marktkramen en partytenten passen en waar bezoekers- en leveranciersroutes lopen.
- Geef verkopers een duidelijke aanmeldtermijn, bijvoorbeeld 6 weken voor de markt. Vraag daarbij direct naar dieetwensen, allergenen, stroombehoefte, levertijden en de gegevens voor de verkoperslijst.
- Maak de standindeling uiterlijk 2 weken vooraf. Zet koffie, proeverijen en verkooppunten niet allemaal op één plek; bepaal ook vooraf waar koelboxen, opslagbakken en afval tijdelijk komen te staan.
- Stuur allergeneninformatie en het proeverijmenu uiterlijk 7 dagen vooraf naar de organisatie en controleer of de informatie op de dag zelf bij elke stand beschikbaar is. Portioneren van proefproducten op de ochtend zelf voorkomt uitdrogen en verwisselen.
- Stuur verkopersinformatie opnieuw 2 tot 3 dagen vooraf met aankomsttijd, route, standnummer, stroompunten en betaalafspraken. Controleer de weersverwachting en test verlengkabels, stekkerdozen, kassa en pinapparaat vóór opening.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een chocolademarkt organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer in de eerste 2 weken de locatie en datum, controleer vergunningen en start daarna met het werven van chocoladestands.
- Hoeveel chocoladestands heb je nodig voor een chocolademarkt?
- Voor een compacte markt is 8 tot 12 stands een werkbaar uitgangspunt; het exacte aantal hangt af van de ruimte en openingstijd. Houd per stand voldoende loopruimte en een aparte route voor leveringen aan.
- Wanneer moet je allergeneninformatie voor een chocolademarkt verzamelen?
- Vraag allergeneninformatie op bij de aanmelding van elke verkoper en controleer de gegevens uiterlijk 7 dagen voor de markt. Plan daarna nog één controle, omdat recepten of proefproducten kunnen wijzigen.
- Wanneer verstuur je de laatste informatie aan verkopers?
- Stuur de definitieve informatie 2 tot 3 dagen vooraf opnieuw. Vermeld daarin minimaal standnummer, aankomsttijd, route, stroomaansluiting, verkoop- en betaalafspraken en het telefoonnummer van de organisatie.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!