Organiser un marché des artistes sans rien oublier

Un marché des artistes se prépare d’abord sur papier : date, lieu, autorisations et nombre d’exposants. Ensuite, il faut gérer les inscriptions, attribuer les stands et transmettre des consignes précises avant le jour J. La dernière semaine sert surtout à verrouiller le catering, les toilettes, l’électricité et la météo. Le jour même, prévoyez un déroulé séparé pour le déchargement, le montage et l’accueil du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Vérifier les autorisations
3
Inviter les artistes
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
2 personnes
5
Tenir à jour la liste des participants
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Créer le plan
2 personnes
8
Attribuer la répartition des stands
2 personnes
9
Envoyer la confirmation aux artistes
10
Inviter les visiteurs
2 personnes
11
Publier sur les réseaux sociaux
12
Distribuer les affiches
2 personnes
13
Réserver le catering
14
Vérifier les toilettes
15
Vérifier l'électricité
2 personnes
16
Vérifier les prévisions météo
17
Envoyer les dernières informations aux artistes
18
Faire les courses
2 personnes
19
Rassembler le matériel
2 personnes

Événement

20
Ouvrir le lieu
2 personnes
21
Balisage de la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
22
Installer les tables et les chaises
4 personnes
23
Monter les stands
4 personnes
24
Accrocher les numéros de stand
2 personnes
25
Répartir les points d'alimentation
2 personnes
26
Installer l'éclairage
3 personnes
27
Suspendre la décoration
3 personnes
28
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
29
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
30
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
31
Aménager l'espace traiteur
2 personnes
32
Refroidir les boissons
2 personnes
33
Préparer le café et le thé
2 personnes
34
Préparer les en-cas
2 personnes
35
Accueil des artistes
3 personnes
36
Orienter les artistes vers les stands
2 personnes
37
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes
38
Tenir le stand d’information
2 personnes
39
Accueillir les visiteurs
2 personnes
40
Présenter le programme
41
Servir le service traiteur
3 personnes
42
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
43
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
44
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
45
Vider les poubelles
2 personnes
46
Vérifier les toilettes
47
Dégager les voies de circulation
2 personnes
48
Vérifier l'éclairage
49
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
50
Enregistrer le départ des artistes
2 personnes
51
Faire emballer les œuvres en toute sécurité
2 personnes
52
Clôturer le catering
2 personnes
53
Faire sortir les visiteurs
2 personnes

Suivi

54
Démonter les stands
4 personnes
55
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
56
Retirer la décoration
2 personnes
57
Démonter l’éclairage
3 personnes
58
Rassembler les déchets
3 personnes
59
Faire la vaisselle
2 personnes
60
Nettoyer le lieu
3 personnes
61
Inventorier le matériel
2 personnes
62
Rendre les articles empruntés
2 personnes
63
Évacuer les déchets
2 personnes
64
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
65
Rassembler les factures des artistes
66
Envoyer un message de remerciement
67
Archiver les photos
68
Clôturer administrativement les autorisations

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 30
Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 12
Chaisesqté 40
Tables de bièreqté 6
Tables pliantesqté 4
Portants à vêtementsqté 6
Poteaux de balisageqté 12
Chariots de transportqté 4

Équipement

Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Rallonges à enrouleurqté 4
Perceuses-visseuses sans filqté 2
Boîtes à outilsqté 2
Glacièresqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Projecteurs de chantier LEDqté 6
Lampes à pilesqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Draps de standqté 30
Panneaux d'informationqté 6
Numéros des standsqté 30
Panneaux directionnelsqté 8
Porte-affichesqté 10

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8

Cuisine

Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pinces de serviceqté 8
Tapis rafraîchissantsqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Chariots de ménageqté 2
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par confirmer la date et le lieu, puis vérifiez les autorisations nécessaires avant d’inviter les artistes. Gardez une marge d’au moins deux semaines pour corriger un dossier incomplet.
Fixez une date limite d’inscription et tenez une seule liste à jour. Demandez dès l’inscription les besoins alimentaires, l’équipement électrique et le créneau d’arrivée de chaque artiste.
Attribuez les stands avant d’envoyer les confirmations. Numérotez chaque emplacement et joignez un plan indiquant les accès, les points d’alimentation et la zone de chargement.
Ne repoussez pas les vérifications pratiques à la veille : contrôlez les toilettes, l’électricité et les prévisions météo au plus tard 48 heures avant l’ouverture. Prévoyez aussi une solution pour protéger les stands en cas de mauvais temps.
Réservez le temps de montage séparément de l’accueil du public. Ouvrez le lieu assez tôt pour baliser le déchargement, installer les tables et les chaises, monter les stands et répartir les rallonges avant l’arrivée des visiteurs.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché des artistes ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour confirmer le lieu, obtenir les autorisations, recruter les artistes et organiser la communication. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, les achats et les contrôles techniques.
Quand faut-il attribuer les stands aux artistes ?: Attribuez les emplacements dès que les inscriptions sont stabilisées, idéalement 10 à 14 jours avant le marché. Envoyez ensuite à chaque artiste son numéro de stand, le plan et son horaire d’arrivée.
Que faut-il vérifier 48 heures avant un marché des artistes ?: Contrôlez les prévisions météo, les toilettes, l’électricité, le catering et la liste finale des participants. Vérifiez aussi que les tables, tentes, rallonges, multiprises et terminaux de paiement sont disponibles.
À quelle heure faut-il installer les stands ?: Prévoyez au minimum 2 à 3 heures avant l’ouverture au public pour le déchargement et le montage. Ajoutez du temps si les stands nécessitent des tables, des portants, de l’éclairage ou plusieurs points d’alimentation.

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