Organiser un marché de village sans rien laisser au dernier moment

Un marché de village se prépare d’abord sur papier, avant de réserver les stands ou d’envoyer les invitations. Commencez par fixer la date, les horaires et l’implantation du terrain, puis vérifiez les autorisations, l’assurance, l’électricité et les sanitaires. Les inscriptions des vendeurs viennent ensuite : elles déterminent le nombre de tables, de tentes, de prises et de bénévoles nécessaires. Terminez par un plan de montage détaillé, les achats et une vérification sur place quelques jours avant l’ouverture.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires du marché
2 personnes
2
Déterminer le site et l’agencement du terrain
3 personnes
3
Vérifier le permis et la déclaration
4
Vérifier l'assurance et la responsabilité civile
5
Vérifier les points d’alimentation sur place
2 personnes
6
Vérifier les installations sanitaires
2 personnes
7
Répartir les emplacements de vente
2 personnes
8
Créer le formulaire d’inscription pour les stands
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Contacter les vendeurs du marché
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Vérifier les coordonnées des vendeurs
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Faire les réservations de matériel
15
Envoyer les informations aux vendeurs
2 personnes
16
Établir le plan de salle pour les vendeurs
2 personnes
17
Recruter des bénévoles
2 personnes
18
Planifier les bénévoles
2 personnes
19
Vérifier la liste des courses
2 personnes
20
Faire les courses
3 personnes
21
Stocker les denrées non périssables
2 personnes
22
Stocker les produits frais au froid
2 personnes
23
Compter les stands et les tables
2 personnes
24
Préparer le matériel par zone
3 personnes
25
Préparer l’argent liquide
2 personnes
26
Vérifier les prévisions météo
27
Imprimer les contacts d’urgence
28
Monter les stands et les tentes
8 personnes
29
Installer les tables et les chaises
5 personnes
30
Poser les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
31
Installer l'éclairage
3 personnes
32
Aménager l’espace public sans scène
3 personnes
33
Accueil des vendeurs
4 personnes
34
Définir les emplacements de vente
4 personnes
35
Équiper les stands de badges nominatifs
3 personnes
36
Installer la signalisation
3 personnes
37
Aménager le stand d’information
2 personnes
38
Mettre en place le point café
3 personnes
39
Mettre les boissons au frais
2 personnes
40
Préparer les en-cas
4 personnes
41
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
42
Réapprovisionner les toilettes
2 personnes
43
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
44
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
45
Briefer brièvement les bénévoles
3 personnes

Événement

46
Tenir le stand d’information
2 personnes
47
Accueillir les visiteurs
3 personnes
48
Soutenir les vendeurs
2 personnes
49
Servir le café et le thé
3 personnes
50
Servir les amuse-bouches
3 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Contrôler les glacières
2 personnes
53
Vider les poubelles
2 personnes
54
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
55
Libérer les parcours du public
2 personnes
56
Enregistrer les objets trouvés
57
Réapprovisionner le comptoir de vente
2 personnes
58
Allumer l’éclairage du soir
2 personnes
59
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
60
Faire démonter les stands
5 personnes
61
Clôturer la caisse
2 personnes

Suivi

62
Stocker les aliments et les boissons en toute sécurité
3 personnes
63
Rassembler les déchets
5 personnes
64
Rassembler la vaisselle
4 personnes
65
Nettoyer le point café
3 personnes
66
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
67
Démonter les stands et les tentes
8 personnes
68
Retirer l’éclairage et les câbles
3 personnes
69
Balayer le site
5 personnes
70
Apporter les déchets au point de collecte
3 personnes
71
Laisser les toilettes propres
2 personnes
72
Nettoyer le matériel
4 personnes
73
Compter et vérifier le matériel
2 personnes
74
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
75
Ranger le stock restant
2 personnes
76
Conserver les objets trouvés
77
Informer les vendeurs du règlement
78
Préparer le site pour la remise
3 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 24
Tentes de réceptionqté 6
Tables pliantesqté 12
Tables de bièreqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 8
Tables de maquillageqté 2
Nappesqté 16
Parasolsqté 4

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Rallongesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 4
Multiprisesqté 8
Lampes de pocheqté 6
Terminaux de paiementqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Tasses à caféqté 150
Assiettesqté 150
Fourchettes à gâteauqté 150
Cuillères à caféqté 100
Cuillères de serviceqté 12
Planches de serviceqté 8
Pichets de serviceqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 8
Pincesqté 10
Thermosqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 4
Pains de glaceqté 24
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Sachets à sandwichqté 200

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 100
Décoration de tableqté 12
Badges nominatifsqté 30
Panneaux en ardoiseqté 10
Marqueurs craieqté 12
Panneaux d’affichageqté 4
Ruban adhésifqté 8
Attaches-câblesqté 200
Cordeqté 100
Cônesqté 20
Ruban de balisageqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balayette et pelleqté 4
Balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 6
Chiffons de nettoyageqté 30
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Gel hydroalcooliqueqté 6
Porte-papier toiletteqté 4
Trousse de premiers secours

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le terrain au moins 8 à 12 semaines à l’avance. Vérifiez avant toute invitation si une déclaration, un permis ou une assurance spécifique est nécessaire pour l’occupation du site.
Demandez aux exposants leurs besoins dès l’inscription : alimentation électrique, table, tente, emplacement et besoins alimentaires. Fixez une date limite de réponse, idéalement 3 semaines avant le marché.
Dessinez l’implantation avec les stands, les passages et les zones de service avant de compter le matériel. Gardez des circulations suffisamment larges pour les visiteurs et prévoyez un accès pratique pour l’installation.
Réservez le matériel après avoir confirmé le nombre de vendeurs, et non d’après une estimation. Comptez séparément les tables, chaises, tentes, rallonges, éclairages et équipements de préparation afin d’éviter les manques le matin même.
Préparez les denrées non périssables et le matériel par zone la veille, puis placez les produits frais au froid. Répartissez aussi les bénévoles par créneau et prévoyez la monnaie ainsi que les terminaux de paiement avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de village ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de vérifier les autorisations, recruter les exposants, réserver le matériel et établir le plan d’installation sans travailler dans l’urgence.
Quand faut-il contacter les vendeurs d’un marché de village ?: Contactez-les 6 à 8 semaines avant la date prévue. Fixez la clôture des inscriptions environ 3 semaines avant l’événement pour confirmer les emplacements et les besoins de chaque stand.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un marché de village ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil et l’orientation, puis 2 à 4 personnes pour le montage et le démontage selon le nombre de stands. Ajoutez une personne référente disponible pendant toute la durée du marché.
Quand préparer le matériel et les achats ?: Préparez le matériel par zone la veille et faites les achats non périssables 1 à 2 jours avant. Les produits frais doivent être stockés au froid jusqu’au jour du marché, avec un dernier contrôle des quantités le matin même.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.